Wytyczne Instytucji Zarządzającej RPO WP z dnia 27 lipca 2010

Załącznik do Uchwały Nr 301 / 6024 /10
Zarządu Województwa Podkarpackiego
w Rzeszowie
z dnia 27 lipca 2010r.
Wytyczne
przez
Instytucji
Zarządzającej
Beneficjentów
dofinansowanych
w
RPO
wyodrębnionej
ramach
WP
w
ewidencji
Regionalnego
sprawie
prowadzenia
księgowej
Programu
projektów
Operacyjnego
Województwa Podkarpackiego na lata 2007-2013.
I. Uwagi ogólne
1.
Wszyscy
beneficjenci,
niezależnie
od
formy
prowadzonej
księgowości,
zobowiązani są do prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej projektów
dofinansowanych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa
Podkarpackiego na lata 2007-2013.
2. Sposób prowadzenia ewidencji księgowej przez beneficjentów RPO WP
2007-2013 powinien umożliwiać wyodrębnienie zdarzeń gospodarczych związanych
z otrzymaniem dotacji oraz z wydatkowaniem pochodzących z niej środków,
sporządzanie sprawozdań, przeprowadzenie kontroli wykorzystania tych środków,
uzyskanie informacji o ewentualnym, wygenerowanym przez dany projekt dochodzie
(w
rozumieniu
art.
55
Rozporządzenia
Rady
(WE)
nr
1083/2006)
oraz
o kwalifikowalności podatku VAT.
3. Beneficjent jest zobowiązany do otwarcia odrębnego rachunku bankowego,
na którym będą dokonywane operacje związane z projektem.
4. Obowiązek prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej i wyodrębnionego
rachunku bankowego dla projektu powstaje najpóźniej z dniem podpisania
umowy/porozumienia o dofinansowanie lub podjęcia uchwały ZWP w sprawie decyzji
o realizacji projektu własnego.
W przypadku projektów systemowych realizowanych w ramach VIII osi priorytetowej
Pomoc techniczna tryb i terminy zakładania rachunków bankowych dla projektów
reguluje IW IZ RPO.
5. Wszyscy beneficjenci, bez względu na formę opodatkowania zobowiązani
są do odrębnego ewidencjonowania środków trwałych oraz wartości niematerialnych
i prawnych zakupionych w ramach projektu (zakup, amortyzacja, umorzenie).
6. Jeżeli dofinansowaniem objęte jest wynagrodzenie pracowników zatrudnionych
przy realizacji projektu, beneficjent powinien prowadzić dla nich odrębne listy
obecności, zakresy czynności, listy płac, a w przypadku gdy pracownicy zatrudnieni
są na część etatu także karty czasu pracy.
7.
Zasady
kwalifikowania
wydatków
tylko
częściowo
odnoszących
się
do współfinansowanych operacji oraz określonych rodzajów wydatków, które mogą
być uznane za kwalifikowalne jedynie do pewnych limitów lub w proporcji
do
poniesionych
kosztów,
zostały
określone
w
Szczegółowym
opisie
priorytetów Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podkarpackiego
na lata 2007-2013 oraz w Podręczniku kwalifikowania wydatków w ramach
Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podkarpackiego na lata
2007-2013.
7.1 Do ewidencji księgowej wydatków określonych w punkcie 7 zastosowanie mają
zapisy przedmiotowych Wytycznych.
8. Na beneficjencie spoczywa obowiązek udowodnienia, że wymogi określone
w w/w Wytycznych zostały zachowane.
II. Beneficjenci prowadzący księgi rachunkowe i sporządzający sprawozdania
finansowe zgodnie z ustawą o rachunkowości (pełna księgowość).
1.Beneficjent
wyodrębnia
w
swoich
dotychczas
prowadzonych
księgach
rachunkowych dodatkowe konta księgowe przeznaczone do ewidencjonowania
transakcji związanych z otrzymaną dotacją oraz uwzględnia zmiany w swojej polityce
rachunkowości. Może tego dokonać poprzez:
a.
wprowadzenie
dodatkowych
kont
syntetycznych,
analitycznych
i pozabilansowych, pozwalających na wyodrębnienie operacji związanych
z
danym
projektem
w
układzie
umożliwiającym
spełnienie
wymagań
w zakresie sprawozdawczości, monitoringu i kontroli; wyodrębnienie obowiązuje
dla wszystkich zespołów kont, na których dokonywano ewidencji operacji
związanych z projektem, tak aby możliwe było:
-wyodrębnienie ewidencji środków pieniężnych,
-wyodrębnienie ewidencji rozrachunków,
-wyodrębnienie ewidencji kosztów,
-wyodrębnienie ewidencji przychodów,
-wyodrębnienie ewidencji środków trwałych oraz ich umorzenia, lub
b. wprowadzenie odpowiedniego kodu księgowego (operacyjnego) dla wszystkich
transakcji związanych z projektem, gdzie wyodrębniony kod księgowy oznacza
odpowiedni symbol, numer, wyróżnik stosowany przy rejestracji, ewidencji lub
oznaczeniu dokumentu, który umożliwia sporządzenie zestawień w określonym
przedziale czasowym, ujmujących wszystkie operacje związane z projektem.
2. Na kierowniku jednostki jako podmiocie odpowiedzialnym za wykonywanie
obowiązków beneficjenta w zakresie rachunkowości, ciąży obowiązek ustalenia
i opisania szczegółowych zasad dotyczących ewidencji i rozliczania środków
otrzymanych w ramach RPO WP.
3. Każdy beneficjent realizujący projekty w ramach RPO WP dostosowuje swój
wykaz kont do specyficznych warunków prowadzonej działalności, uwzględniając
sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych. Również oznaczanie kont księgowych
oraz ich numeracja leży w gestii beneficjenta.
III. Beneficjenci prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów.
1. Beneficjent wykorzystuje do celów ewidencji księgowej narzędzia księgowe, które
zobowiązany jest stosować na podstawie obowiązujących przepisów tj. podatkową
księgę przychodów i rozchodów.
2. W dokumencie wymienionym w ust. 1, w kolumnie Uwagi lub Adnotacje,
dokonywać należy dodatkowego, odpowiedniego oznaczenia (symbol, numer,
wyróżnik) operacji realizowanej w ramach projektu. Wybór oznaczenia, jego rodzaj i
formę pozostawia się w gestii beneficjenta ( np. numer umowy / kolejny numer
porządkowy).
IV.
Beneficjenci
niezobowiązani
na
podstawie
aktualnych
przepisów
do prowadzenia ewidencji księgowej.
1. Beneficjenci zobowiązani są do prowadzenia zestawienia zawierającego wykaz
dokumentów dotyczących operacji związanych z realizacją projektu, według wzoru
stanowiącego Załącznik nr 1 do niniejszych Wytycznych.
V. Uwagi końcowe.
1. W przypadku beneficjentów
kwalifikowanych
jeszcze
przed
ponoszących wydatki zaliczane do kosztów
datą
podpisania
umowy/porozumienia
o dofinansowanie, wydania decyzji o dofinansowaniu lub podjęcia uchwały ZWP
w sprawie decyzji o realizacji projektu własnego – dokumenty księgowe dotyczące
operacji dokonanych przed ww. datą mogą zostać przedstawione w formie
zestawienia, którego wzór został określony w załączniku nr 1 do niniejszych
Wytycznych.
Załącznik nr 1 do Wytycznych Instytucji Zarządzającej RPO WP w sprawie prowadzenia przez Beneficjentów wyodrębnionej ewidencji księgowej
projektów dofinansowanych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podkarpackiego na lata 2007-2013.
Nazwa i adres beneficjenta
Nazwa projektu
Nr umowy
Zestawienie wszystkich dokumentów księgowych dotyczących realizowanego projektu
1
Lp.
2
3
Rodzaj
i numer
dokum.
Numer
księgowy lub
ewiden.
4
Data wystawienia
dokumentu
5
Nazwa wystawcy
dokumentu
6
NIP wystawcy
dokumentu
7
8
Sposób zapłaty (Ggotówka, Pprzelew, K-karta*)
Data dokonania
zapłaty
9
Opis zdarzenia
gospodar.
1.
2.
3.
4.
5.
Suma strony
Przeniesienie z poprzedniej strony
Razem=(Suma strony)+(Przeniesienie z poprzedniej strony)
*karta płatnicza do rachunku bankowego wyodrębnionego dla projektu
10
Kwota dokumentu
brutto
11
Kwota
dokumentu
netto
12
Kwota
wydatków
kwalifikow.
13
W tym VAT