WK-6006-34/2006 Kraków, 2006-07

REGIONALNA IZBA OBRACHUNKOWA
W KRAKOWIE
ul. Kraszewskiego 36
30-110 Kraków
e-mail: [email protected]
tel/fax (0-12) 427-32-61
(0-12) 427-38-19
(0-12) 422-59-73
WK-6006-34/2006
Kraków, 2006-07-13
Pan
Jacek Zając
Wójt Gminy
Stryszawa
Regionalna Izba Obrachunkowa w Krakowie działając na podstawie przepisów
ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst
jednolity Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 z późn. zm.) przeprowadziła kompleksową
kontrolę gospodarki finansowej Gminy Stryszawa ze szczególnym uwzględnieniem
działalności w 2005 r. i w 2006 r. do dnia kontroli.
Ustalenia kontroli zawarte w dwustronnie podpisanym protokole kontroli z dnia
13 czerwca 2006 r. wykazały nieprawidłowości w gospodarce finansowej, do których
w szczególności zaliczyć należy:
 nieprzestrzeganie przepisów ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości
(Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 z późn. zm.) polegające na:

przyjęciu przez Wójta Gminy w załączniku nr 2 do Zarządzenia nr 8A/W/2005
z dnia 1 sierpnia 2005 r. planu kont dla jednostek oświatowych. Powyższe
działanie narusza kompetencje kierowników tych jednostek budżetowych, co jest
niezgodne z art. 10 ust. 2 ww. ustawy,

niedopełnieniu przez Wójta Gminy obowiązku ustalenia w formie pisemnej
wszystkich zasad rachunkowości określonych w art. 10 ust. 1 ww. ustawy.
W załączniku nr 1 do Zarządzenia nr 8A/W/2005 z dnia 1 sierpnia 2005 r.
przyjęto jedynie zakładowy plan kont, ustalający wykaz kont księgi głównej i
zasady klasyfikacji zdarzeń,
 prowadzenie ksiąg rachunkowych z naruszeniem przepisów ustawy z dnia
29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 z późn.
zm.), rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie
szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa,
jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów
publicznych (Dz. U. Nr 153, poz. 1752 z późn. zm.) oraz zakładowego planu kont
wprowadzonego Zarządzeniem nr 8A/W/2005 Wójta Gminy z dnia 1 sierpnia
2005 r. poprzez:

ewidencjonowanie w 2005 r. na koncie 201 rozrachunków z pracownikami
z tytułu podróży służbowych, niezgodnie z zasadami funkcjonowania kont
określonych w ww. rozporządzeniu oraz w Zarządzeniu nr 8A/W/2005 Wójta
Gminy z dnia 1 sierpnia 2005 r. w sprawie ustalenia zakładowego planu kont,

wykazanie w sporządzonym na dzień 31.12.2005 r. zestawieniu obrotów i sald
per-salda kont księgowych: 221 – Należności z tytułu dochodów budżetowych i
224 – Rozrachunki budżetu, co stanowi o nieprzestrzeganiu przepisów ww.
rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r.,

wprowadzanie do ksiąg rachunkowych zapisów księgowych w oparciu o dowody
źródłowe - polecenia wyjazdu służbowego, w których dokonywano poprawek
z wykorzystaniem korektora, tj. w sposób niezgodny z art. 22 ust. 1 i 3 ustawy
o rachunkowości,
 niewłaściwe rozliczanie finansowe realizacji zadań z zakresu: bhp, kadr
pracowników UG i pracowników interwencyjnych oraz obsługi kasowej Urzędu
Gminy, powierzonych Zespołowi Ekonomiczno-Administracyjnemu Oświaty
w Stryszawie. Stosowanie dwustronnych rozliczeń pomiędzy ww. jednostkami
organizacyjnymi Gminy Stryszawa nie znajduje uzasadnienia w przepisach art. 18
ówcześnie obowiązującej oraz art. 20 obecnie obowiązującej ustawy o finansach
publicznych.
Zawarte w dniu 01.01.2004 r. porozumienie pomiędzy Urzędem Gminy a ww.
ZEAO przewidywało zobowiązanie Urzędu Gminy do ponoszenia kosztów
powyższych. zadań. Powierzenie jednostce organizacyjnej zadań do realizacji
powinno być unormowane w Statucie jednostki przyjmującej zadania, natomiast
koszty realizacji tych zadań winny być uwzględnione w planie finansowym tej
jednostki.
Wykonywanie zadań jednostki budżetowej na rzecz innej jednostki budżetowej
nie ma charakteru rozliczeń wzajemnych i nie pociąga za sobą powstania
dochodów, co wynika z przepisów art. 4 ustawy z dnia 13 listopada 2003 r.
o dochodach jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 203, poz. 1966).
Ponadto, uznawaniu dochodów w ewidencji nie towarzyszył faktyczny przepływ
środków finansowych, co świadczy o nierzetelnym ich ujmowaniu,
2
 nieprawidłowości w zakresie gospodarki kasowej określonej Zarządzeniem Nr 1/99
Wójta Gminy z dnia 19 stycznia 1999 r., w tym między innymi:
 przypadki braku: podpisu osoby odbierającej od kasjera raport wraz
z załącznikami, pieczęci Urzędu na raportach kasowych dotyczących wydatków,
niezgodnie z zapisami §7 pkt 3 instrukcji kasowej, stanowiącej załącznik nr 2 do
ww. zarządzenia,
 zaniechanie wykazywania w raportach kasowych informacji o ilości dowodów
KP i KW, co stanowi o nieprzestrzeganiu §7 pkt 3 instrukcji kasowej,
 pominięcie w §7 instrukcji kasowej, gdzie wymieniono stosowane w urzędzie
druki ścisłego zarachowania, kwitariuszy K-103, K-104 oraz świadectw miejsca
pochodzenia zwierząt ewidencjonowanych w księdze druków ścisłego
zarachowania,
 nieprzestrzeganie przez Wójta Gminy Stryszawa art. 18 ust. 2 pkt 9 ppkt a ustawy
z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym poprzez zawarcie na czas
nieokreślony trzech umów najmu bez stosownych uchwał Rady Gminy w tym
zakresie. Powyższe dotyczyło najmu lokali użytkowych w budynkach:
 apteki w Stryszawie 277 „b” (umowa z dnia 03.02.2003 r.),
 w Hucisku 110 (umowa z dnia 10.01.2001 r.),
 Przychodni Zdrowia w Lachowicach (umowa z dnia 23.12.2003 r.),
 dopuszczenie do dokonania wydatków w kwotach wyższych niż określone
w zatwierdzonym planie finansowym jednostki, niezgodnie z przepisami art. 28
ust. 1 ówcześnie obowiązującej ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach
publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2003 r. Nr 15 poz. 148 z późn. zm.).
Powyższa nieprawidłowość wystąpiła m. in. w następujących dniach:
 24.11.2005 r. - 6.928,38 zł. w dz. 750 rozdz. 75023 §4300,
 27.11.2005 r. - 4.104,09 zł. w dz. 756 rozdz. 75647 §4300,
 30.11.2005 r. - 4.665,03 zł. w dz. 754 rozdz. 75412 §4210,
 niedopełnienie obowiązku wynikającego z art. 46 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca
1990 r. o samorządzie gminnym, składania przez Skarbnika Gminy lub osobę przez
niego upoważnioną kontrasygnaty na umowach powodujących powstanie
zobowiązań pieniężnych. Powyższa nieprawidłowość dotyczyła aneksów do umów
zawieranych z pracownikami na korzystanie z samochodu niebędącego własnością
pracodawcy do celów służbowych,
 przypadki wypłacania ryczałtów za używanie samochodu prywatnego do celów
służbowych na podstawie oświadczeń pracowników sporządzonych niezgodnie
z § 4 ust. 1 i ust. 2 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r.
w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów
3
używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli
i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. Nr 27, poz. 271).
Niektóre oświadczenia nie zawierały danych dotyczących pojazdu (pojemność
silnika, marka, numer rejestracyjny), ilości dni nieobecności pracownika w miejscu
pracy w danym miesiącu, a także ilości dni, w których pracownik nie dysponował
pojazdem do celów służbowych. Dwóch pracowników wykazało w oświadczeniach
za kwiecień 2005 r. mniejszą liczbę dni nieobecności niż wynikało to z listy
obecności za ten miesiąc,
 zawarcie w dniu 28.03.2006 r. umowy z wykonawcą wybranym w trybie przetargu
nieograniczonego na wykonywanie robót ziemnych koparką na terenie Gminy
Stryszawa w 2006 r. bez określenia maksymalnej wartości nominalnej wyrażonej
w złotych zobowiązania finansowego wynikającego z tej umowy. Powyższe
stanowi o nieprzestrzeganiu art. 85 ust. 1 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r.
o finansach publicznych w związku z art. 139 ust. 1 przepisów ustawy z dnia
19 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. Nr 19, poz. 177 z późn.
zm.),
 niezachowanie siedmiodniowego terminu określonego art. 94 ust.1 ustawy Prawo
zamówień publicznych (Dz. U. Nr 19, poz. 177 z późn. zm.) przy zawarciu umowy
na dostawę prefabrykatów betonowych dla Gminy Stryszawa. Zawiadomienia
o wyborze oferty przekazano oferentom w dniu 12.04.2005 r., a umowę
z wykonawcą podpisano już w dniu 15.04.2005 r.
Odpowiedzialność za powstanie nieprawidłowości ponoszą Wójt Gminy oraz
Skarbnik Gminy.
Przedstawiając powyższe ustalenia Regionalna Izba Obrachunkowa
w Krakowie prosi o podjęcie skutecznych działań zmierzających do usunięcia
ujawnionych nieprawidłowości poprzez realizację następujących wniosków
pokontrolnych:
1. Ustalanie przez Wójta Gminy regulacji wewnętrznych w ramach przewidzianych
dla niego kompetencji oraz zobowiązanie kierowników jednostek budżetowych do
opracowania przez nich własnych instrukcji w zakresie rachunkowości, zgodnie
z przepisami określonymi w art. 10 ustawy o rachunkowości.
2. Dokonywanie zapisów w ewidencji księgowej Urzędu na podstawie dowodów
spełniających wymogi ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U.
z 2002 r. Nr 76, poz. 694 z późn. zm.) na właściwych kontach, przewidzianych
w zakładowym planie kont, zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra
Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości
oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu
terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr
153, poz. 1752 z późn. zm.).
4
3. Zorganizowanie obsługi kadrowej i kasowej Urzędu Gminy zgodnie
z obowiązującymi zasadami funkcjonowania jednostek budżetowych, określonych
przepisami ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U.
Nr 249, poz. 2104). Zaniechanie stosowania wzajemnych rozliczeń pomiędzy
jednostkami budżetowymi z tytułu wykonywanych zadań. Jednostki budżetowe tej
samej gminy działają w ramach tego samego budżetu i wszystkie ich zadania
muszą znajdować odzwierciedlenie w planach finansowych wydatków tych
jednostek. Powyższe wyklucza przekazywanie środków finansowych pomiędzy
jednostkami budżetowymi.
4. Prowadzenie gospodarki kasowej zgodnie z instrukcją kasową określoną
Zarządzeniem Nr 1/99 Wójta Gminy z dnia 19 stycznia 1999 r.
5. Zawieranie umów najmu lokali gminnych na okres przekraczający trzy lata,
wyłącznie za zgodą Rady Gminy, do czego zobowiązuje art. 18, ust. 2 pkt 9 ppkt a
ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. Nr 142, poz. 1591
z późn. zm.).
6. Dokonywanie wydatków budżetowych w wysokości nieprzekraczającej planu
wydatków w danej podziałce klasyfikacji budżetowej, celem zapewnienia realizacji
przepisów określonych w art. 35 ust. 1 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r.
o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104).
7. Składanie kontrasygnaty przez Skarbnika Gminy lub osobę przez niego
upoważnioną na dokumentach powodujących powstanie zobowiązań pieniężnych,
zgodnie z art. 46 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym
(Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz.1591 z późn. zm.).
8. Przestrzeganie rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r.
w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów
używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli
i motorowerów nie będących własnością pracodawcy (Dz. U. Nr 27, poz. 271)
poprzez wypłacanie ryczałtów samochodowych dla osób użytkujących samochody
prywatne do celów służbowych na podstawie prawidłowo sporządzonych i
zweryfikowanych oświadczeń pracowników.
9. Określanie maksymalnej wartości nominalnej, wyrażonej w złotych zobowiązania
wynikającego z umów zawieranych z wykonawcami wybranymi w wyniku
postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, stosownie do wymogów
art. 85 ust. 1 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U.
Nr 249 poz. 2104 z późn. zm.) w związku z art. 139 ust. 1 przepisów ustawy z dnia
19 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych.
10. Zawieranie umów zgodnie z art. 94 ust. 1 ustawy z dnia 19 stycznia 2004 r. Prawo
zamówień publicznych (Dz. U. Nr 19, poz. 177 z późn. zm.), tj. w terminie
nie krótszym niż 7 dni od dnia przekazania zawiadomienia o wyborze oferty.
5
11. Usunięcie innych uchybień wykazanych w protokole kontroli, a nie ujętych
w niniejszym piśmie.
Do wyżej wymienionych wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym
przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby - w terminie do 14 dni
od daty otrzymania wystąpienia - stosownie do art. 9 ust. 3 i ust. 4 ustawy o
regionalnych izbach obrachunkowych.
O sposobie wykorzystania wyników kontroli i realizacji niniejszego
wystąpienia należy powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Krakowie w terminie 30 dni od dnia doręczenia wystąpienia pokontrolnego.
Otrzymują:
1. adresat
2. a/a
Do wiadomości:
Przewodniczący
Rady Gminy
w Stryszawie
6