Zarządzanie projektami - PMPP - Project Management – Paweł Pietras

Zarządzanie projektami
WPROWADZENIE
dr inż. Paweł Pietras
1
Jakie cechy łączą te przykłady?
2
Udział projektów w gospodarce
światowej
100%
90%
80%
70%
60%
50%
40%
30%
20%
10%
0%
80
90
00
10
20
30
lata
projekty inwestycyjne
projekty inne
produkcja
3
Przyczyny kreowania projektów
w biznesie
globalizacja gospodarki i związane z nią
zmiany w funkcjonowaniu firm
zwiększenie ilości informacji
konieczność elastycznego reagowania
na zmiany rynkowe
rozwój nowoczesnych technologii
4
Dyskusja
Cel: Jakie projekty są w naszej
organizacji/firmie?
5
Cechy projektów
ważność cechy
Celowość, czyli wynik określonej strategii
Ograniczoność, czyli istnienie ograniczenia
czasowego realizacji przedsięwzięcia
Jednokrotność, czyli realizacja
niepowtarzalnego przedsięwzięcia
Odrębność, czyli brak powiązań z normalną,
rutynową działalnością firmy
Odrębność strukturalna, czyli wydzielenie
przedsięwzięcia jako osobnej struktury
w firmie
6
Cechy projektów
Zbiór działań podejmowanych dla zrealizowania
uzyskania konkretnego, wymiernego rezultatu –
produktu projektu
Produkt ten, sam w sobie, nie jest projektem.
Jednak to produkt definiuje wymiar
techniczny, czasowy i finansowy projektu
Złe zdefiniowanie celu projektu, czyli jego
produktu, może być jednym z czynników
niepowodzenia projektu
7
Definicja projektu
Tymczasowe przedsięwzięcie mające
na celu stworzenie unikalnego produktu
lub usługi, gdzie tymczasowość
oznacza, że przedsięwzięcie ma ściśle
oznaczony początek i koniec,
a unikalność, że produkt lub usługa
w wyraźny sposób jest inna niż
wszystkie podobne produkty lub usługi.
8
Definicja projektu
Tymczasowe przedsięwzięcie podejmowane w
celu wytworzenia unikalnego produktu, usługi
lub rezultatu (PMBoK)
Projekt to unikatowy zestaw
skoordynowanych działań organiczony
czasem i kosztami, mający na celu uzyskanie
zbioru określonych uprzednio produktów,
zachowując przy tym normy jakości i
wymagania (NBC)
9
Definicja projektu
Projekt to środowisko zarządzania stworzone
w celu dostarczenia jednego lub większej
liczby produktów biznesowych stosownie do
specyficznych wymagań biznesu (Prince2)
10
Klasyfikacja projektów
Ze względu na przeznaczenie:
zewnętrzne
wewnętrzne
Ze względu na naturę:
techniczne
administracyjne
finansowe
handlowe
11
Klasyfikacja projektów
Ze względu na oczekiwania:
kompleksowe (np. badania i realizacja)
niekompleksowe (np. tylko badania)
Ze względu na wielkość:
duże (np. budowa tunelu pod kanałem La
Manche)
małe (np. informatyzacja biura)
12
Klasyfikacja projektów
Ze względu na obszar zastosowań:
naprawy
nowe produkty
informatyka
R&D
Ze względu na rentowność:
zwiększenie wydajności,
redukcja kosztów
projekty o trudno mierzalnej rentowności
(sponsoring)
13
Klasyfikacja projektów
Ze względu rezultaty:
procesowe
inwestycyjne
przychodowe
14
Portfele i programy
Program – Zbiór powiązanych ze sobą
przedsięwzięć oraz wymaganych zmian w
organizacji, zmierzających do realizacji
określonych celów strategicznych organizacji oraz
osiągnięcia ustalonych korzyści biznesowych
Portfel Projektów – kolekcja projektów lub
programów i innego rodzaju przedsięwzięć
zgrupowanych razem w celu zapewnienia
kontroli, koordynacji i optymalizacji
15
Praca zespołowa
Cel: Jakie działania mogą być traktowane jako
projekty/programy/portfele
Zespół: 4-5 osób
Czas: 10 min przygotowanie, 5 min prezentacja
16
Zarządzanie projektem
Proces, w trakcie którego osoba kierująca
projektem przeprowadza celowe planowanie
i kontrolowanie zadań wchodzących w skład
projektu oraz dokonuje odpowiedniej
alokacji przydzielonych do realizacji projektu
środków posługując się przy tym
odpowiednimi technikami i metodami, aby
osiągnąć wyznaczony cel w określonym
terminie, po wyznaczonych kosztach i
o odpowiedniej jakości
17
Magiczny trójkąt projektu
Jakość
Koszt
Czas
18
Praca zespołowa
Cel: Poznanie ograniczenia czas-jakość-zakres
Zespół: 4-5 osób
Czas: 35 min przygotowanie, 5 min prezentacja
19
Elementy zarządzania projektami
Techniczne
Behawioralne
Kontekstowe
Interesariusze
Wymagania i cele
Ryzyko
Jakość
Organizacja projektu
Praca zespołowa
Rozwiązywania problemów
Struktury projektu
Zakres i produkty
cząstkowe
Zasoby
Koszty
Zamówienia i kontrakty
Zmiany
Kontrola i raporty
Dokumentacja
Komunikacja
Przywództwo
Zaangażowanie
Samokontrola
Asertywność
Odprężanie
Otwartość
Kreatywność
Zorientowanie na wyniki
Sprawność
Konsultowanie
Negocjowanie
Konflikty i kryzysy
Wiarygodność
Docenianie wartości
Etyka
Orientacja na projekty
Orientacja na programy
Orientacja na portfele
Wdrażanie systemu
zarządzania
Stałe struktury organizacji
Działalność gospodarcza
Systemy produkty,
technologie
Zarządzania zasobami
ludzkimi
Zdrowie, ochrona,
bezpieczeństwo,
środowisko
Finanse
Prawo
20
Główni aktorzy projektu
Dyrekcja:
odpowiada za realizację idei
utrzymuje główny kierunek realizacji
odpowiada za efekt
Kadra zarządzająca:
wspomaga (lub nie) realizację projektu
zapewnia dostęp do zasobów: ludzkich,
technicznych, finansowych i in.
21
Główni aktorzy projektu
Pilot:
pilotuje całość prac
zapewnia wewnętrzną spójność projektów
realizowanych w organizacji
Sponsor/Promotor:
motywuje do realizacji projektu, często
„trzyma” budżet projektu
jest promotorem projektu w organizacji
22
Główni aktorzy projektu
Komunikator:
przedstawia projekt wszystkim
zainteresowanym stronom
odpowiada za komunikację na wszystkich
poziomach
Szef projektu:
odpowiada za pełną realizację projektu
koordynuje zadania
odpowiada za skuteczność
23
Struktura organizacyjna projektu
Nadzór
Wsparcie
24
Struktura liniowa
Dyrektor generalny
Zaopatrzenie
Marketing
Projekt A
Produkcja
Zbyt
Sprzedaż
Badania i rozwój
Projekt A
B
Projekt
B
25
Praca zespołowa
Cel: Obserwacja przepływu informacji w
organizacji o strukturze liniowej
Zespół: cała grupa
Czas: 10 min
26
Struktura liniowa z osobą
wspomagającą
27
Organizacja task-force (przywódcza)
28
Struktura
macierzowa
Dyrektor generalny
Marketing
Produkcja
Sprzedaż
Szef projektu
A
Uczestnik
"Marketing"
Uczestnik
"Produkcja”
Uczestnik
"Sprzedaż
Szef projektu
B
Uczestnik
"Marketing"
Szef projektu
C
Uczestnik
"Sprzedaż
Uczestnik
"Produkcja”
Finanse
R&D
Uczestnik
"R&D”
Uczestnik
"Finanse”
Uczestnik
"Finanse”
Uczestnik
"R&D”
29
Kluczowe czynniki sukcesu
Intencje i ich rozkład wśród interesariuszy
projektu w momencie jego uruchomienia
Stopień zaangażowania osób
odpowiedzialnych
Poziom profesjonalizmu głównych
uczestników
Realizm projektu
Stopień akceptacji w środowisku
30
Praca zespołowa
Cel: Identyfikacja interesariuszy i ich oczekiwań
w projekcie (wg scenariusza)
Zespół: 4-5 osób
Czas: 20 min przygotowanie, 10 min prezentacja
31
Ogólny model cyklu projektowego
Planowanie
Realizacja
Zarządzanie ryzykiem
Zarządzanie jakością
Uruchomienie
Zamknięcie
32
Faza wstępna - uruchomienie
projektu
rozpoznanie potrzeb i możliwości
oszacowanie korzyści z realizacji
projektu
nadanie projektowi oficjalnego statusu
33
Faza planowania
zdefiniowanie dokładnych oczekiwań co
do projektu
określenie celów projektu
zaplanowanie zaangażowania zasobów
określenie ram czasowych projektu
34
Faza realizacji
Koordynacja działań zespołu
projektowego
Pomiar zużycia zasobów
Kontrola odstępstw postępu prac od
przyjętego planu
35
Faza zamknięcia
Formalna prezentacja osiągniętych
celów
Implementacja produktu projektu
Archiwizacja dokumentacji projektowej
Formalne zamknięcie projektu i
rozwiązanie zespołu oraz struktury
projektowej
36
Etapy i cykl życia projektu
Etap projektu – skończony przedział czasowy
przebiegu projektu, który w swej treści różni się
od pozostałych przedziałów
Cykl życia projektu jest sekwencją etapów,
przez które projektu musi przejść od momentu
otwarcia do zamknięcia
Przejścia między etapami są definiowane jako
kamienie milowe – kluczowe wydarzenia, w
których należy podjąć odpowiednią decyzję
37
Model fazowy projektu
38
Celowość projektu
Aby skutecznie
zarządzać
projektem
potrzebne jest
sformułowanie
celów stawianych
przed realizatorami
39
Cele projektu
S (specific)
M (measurable)
A (achievable)
R (relevant)
T (timed)
40
Rodzaje celów do osiągnięcia
Celem ogólnym projektu jest
dostarczenie wartości interesariuszom
Strategia projektu do ogólne spojrzenie
na sposób osiągnięcia tego celu
41
Rodzaje celów do osiągnięcia
Merytoryczne
Ekonomiczne – rentowność, przychód,
zysk lub koszt
Zgodne z celami strategicznymi firmy
42
Cele projektu
Cel projektu to całość pojedynczych celów
związanych z efektem projektu o przebiegiem
zadań, który ma być uzyskany w projekcie
Efekt projektu to materialny lub niematerialny
wynik pracy wykonanej w ramach projektu,
określonej w zakresie zadań
Ogół celów (system celów) obejmuje 3
zmienne: rezultaty, czas oraz wydatki
43
Funkcje celów
W kontekście zarządzania projektami cele
pełnią funkcje:
sterującą
ukierunkowującą
konsolidacyjną
koordynacyjną
selekcyjną
Muszą być kwantyfikowalne i wykonalne oraz
zgodne z celami wyższego i niższego
poziomu
44
Powiązania celów
Zorientowanie na efekt oznacza,
konieczność definiowania i sprawdzania
tylko przewidywanych efektów – cele
związane z rezultatami, np.:
cele
cele
cele
cele
finansowe
funkcjonalne
społeczne
personalne
45
Powiązania celów
Zorientowanie na sprawność zarządzania
oznacza konieczność definiowania celów
proceduralnych, np.:
cele wynikające z harmonogramu (kamienie
milowe)
cele budżetowe
cele osobiste
specjalne parametry przebiegu prac
46
Hierarchia celów
Podział celów może być prowadzony
dwukierunkowo, odgórnie lub oddolnie
Podział odgórny – cele wyższego rzędu są
dzielone na kilka celów niższego rzędu
Podział oddolny – na podstawie zdobytych
doświadczeń zgłaszane są sugestie
dotyczące usprawnień i przenoszone na
wyższe poziomy
47
Hierarchia celów
Efektem podejścia krokowego jest
powstanie wielu poziomów różniących się
szczegółowością i adekwatnością do
różnych poziomów zarządzania projektem
48
Hierarchia celów
Cel nadrzędny (Sprawny transport publiczny)
Kategorie celów (Funkcjonalność)
• Podkategorie celów (Wygoda podróżowania)
– Cele (Wysoki komfort)
– Cele cząstkowe (Duża liczba miejsc siedzących)
- Kryteria (Stosunek miejsc siedzących do stojących)
Miara (Procent)
Rozmiar (50%)
49
50
Identyfikowanie celów
Źródłem celów opartych na rezultatach
mogą być: konieczność, pomysł,
ograniczenia, życzenia
Przejście od źródła do zdefiniowania
rezultatu odbywa się najczęściej przy
wykorzystaniu metod kreatywnych i/lub
dyskursywnych (zbieranie danych,
segregacja, ocena, wybór)
51
Identyfikowanie celów
Obranie strategii osiągnięcia rezultatu
pozwala na określenie co? i jak? ma być
realizowany projekt – cele proceduralne
52
Praca zespołowa
Cel: Ćwiczenie kompetencji w definiowaniu
celów projektu
Zespół: 4-5 osób
Czas: 20 min przygotowanie, 10 min prezentacja
53
Wszystkim nie dogodzisz
54
Hierarchie ważności
Cele
C1
C2
C3
...
Ci
Suma
C1
x
0
0
...
1
1
C2
1
x
0
...
0
1
C3
1
1
x
...
1
3
...
...
...
...
...
1
Cj
0
1
0
...
x
1
W tabeli wstawia się: 0 gdy przy porównaniu celu Cj z celem Ci cel Ci jest
ważniejszy; 1 gdy przy porównaniu celu Cj z celem Ci cel Cj jest ważniejszy.
Suma pokazuje ważność danego celu, im wyższa tym cel ma większy priorytet.
55
Uruchomienie projektu w firmie
Akt powołania projektu powinien zawierać:
Dane ogólne:
Potrzeby i wytyczne (wartości ważne dla klienta)
Cel główny i szczegółowe
Kryteria powodzenia
Środowisko (kontekst) projektu
Ryzyko (ogólne informacje o potencjalnych
zagrożeniach)
56
Uruchomienie projektu w firmie
Akt powołania projektu powinien zawierać:
Dane techniczne:
Główne etapy
Ogólny opis techniczny etapów
Dane ekonomiczne:
uwarunkowania czasowe i ograniczenia
budżetowe
57
Uruchomienie projektu w firmie
Akt powołania projektu powinien zawierać:
Dane organizacyjne:
Mianowanie szefa projektu
Powołanie „opiekuna” projektu (najczęściej
dyrektor działu, pionu, departamentu)
Podstawowe zasady komunikacji (częstotliwość i
sposób raportowania, częstotliwość zebrań
zespołu itp.)
58
Zebranie rozpoczynające projekt
Cele zebrania rozpoczynającego:
Dokładne poinformowanie o celach i
kontekście projektu (źródłach pochodzenia)
Poinformowanie kto? co? i dlaczego? robi
Poszukiwanie porozumienia pomiędzy
uczestnikami
59
60
Przebieg zebrania
Prezentacja projektu (cele, ryzyko, ważność)
Sprecyzowanie ram organizacyjnych
Przedstawienie struktury prac (maksimum 3
poziomy)
Przedstawienie się członków zespołu i
sprecyzowanie odpowiedzialności
Określenie reguł funkcjonowania zespołu
Zaplanowanie kalendarza spotkań
61
Uruchomienie projektu w firmie
Przykład firmy IBM
Aby dokładnie zdefiniować cele, zidentyfikować potrzeby,
zaprezentować głównych uczestników projektu
organizowane jest Seminarium Definiujące Projekt
Są to jednodniowe warsztaty dające wspólne spojrzenie
na ww. kwestie
5 głównych tematów Seminarium:
•
•
•
•
•
cele projektu,
zakres i dekompozycja prac
organizacja projektu
system zarządzania
identyfikacja i analiza zagrożeń
62
Organizacje zajmujące się PM
International Project Management Association
www.ipma.org
w Polsce Stowarzyszenie Project Management
Polska www.spmp.org.pl
cerfyfikaty od poziomu D do A
zbiór wiedzy: International Competence Baseline
(ICB)
63
Organizacje zajmujące się PM
Project Management Institute
www.pmi.org
w Polsce www.pmi.org.pl
certyfikacja PMP + punkty Professional
Development Units (min. 60 PDU)
zbiór wiedzy: Project Management Body of
Knowledge (PMBoK)
64