Wniosek o płatność końcową

Rozliczanie projektów w ramach
Regionalnego Programu Operacyjnego
Województwa Warmińsko-Mazurskiego
na lata 2014-2020
1
Urząd Marszałkowski Województwa Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie
Kwalifikowalność wydatków w ramach RPO WiM 2014-2020
1. Dokumenty określające zasady kwalifikowalności wydatków:
 Wytyczne horyzontalne - Krajowe wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach
Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz
Funduszu Spójności na lata 2014-2020 (aktualne z 19 września 2016 r.).
 Wytyczne programowe - Wytyczne w sprawie kwalifikowalności wydatków w ramach
poszczególnych osi priorytetowych Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa
Warmińsko-Mazurskiego na lata 2014-2020 w zakresie Europejskiego Funduszu Rozwoju
Regionalnego (opracowane odrębnie do każdego konkursu).
2
Urząd Marszałkowski Województwa Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie
Kwalifikowalność wydatków w ramach RPO WiM 2014-2020
2. Ramy czasowe kwalifikowalności wydatków:
 Początkiem okresu kwalifikowalności wydatków jest 1 stycznia 2014 r.
 Końcową datą kwalifikowalności wydatków jest dzień wskazany w wytycznych do
kwalifikowalności w ramach poszczególnych konkursów.
3. Ogólne warunki uznania wydatku za kwalifikowalny:
 Wydatek powinien być niezbędny do realizacji celów projektu i powinien być poniesiony
w związku z jego realizacją.
 Wydatek powinien być zgodny z wnioskiem o dofinansowanie projektu oraz
harmonogramem rzeczowo-finansowym, stanowiącymi załącznik do umowy
o dofinansowanie projektu.
 Wydatek powinien być dokonany zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa unijnego
oraz krajowego, w tym przepisami regulującymi udzielenie pomocy publicznej (jeśli mają
zastosowanie), a także zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych.
3
Urząd Marszałkowski Województwa Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie
Kwalifikowalność wydatków w ramach RPO WiM 2014-2020
 Wydatek powinien zostać dokonany w sposób przejrzysty, racjonalny i efektywny,
z zachowaniem zasad uzyskania najlepszych efektów z danych nakładów.
 Wydatek powinien być należycie udokumentowany.
 Wydatek powinien dotyczyć towarów dostarczonych lub usług wykonanych lub robót
zrealizowanych, w tym zaliczek dla wykonawców.
 Niedozwolone jest podwójne finansowanie wydatków (np. całkowite lub częściowo więcej
niż jednokrotne zrefundowanie lub rozliczenie tego samego wydatku w ramach
dofinansowania lub wkładu własnego tego samego lub różnych projektów
współfinansowanych ze środków funduszy strukturalnych lub FS lub/oraz dotacji z krajowych
środków publicznych).
Ocena kwalifikowalności wydatków dokonywana jest zarówno na etapie weryfikacji Wniosku
o dofinansowanie, jak również w trakcie oraz po zakończeniu realizacji Projektu. Na każdym
z wymienionych etapów ocena kwalifikowalności wydatków dokonywana jest niezależnie i na
każdym z nich kwalifikowalność wydatków może zostać zakwestionowana.
4
Urząd Marszałkowski Województwa Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie
Rozliczanie wydatków w ramach RPO WiM 2014-2020
1. Wniosek o płatność – definicja
Wniosek o płatność jest to wskazany przez Instytucję Zarządzającą RPO WiM formularz wniosku
Beneficjenta o płatność wraz z załącznikami, na podstawie którego Beneficjent rozlicza poniesione
wydatki i/lub przekazuje informacje o postępie rzeczowym realizacji Projektu i/lub wnioskuje
o zaliczkę. W ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Warmińsko-Mazurskiego
na lata 2014-2020 składanie i rozliczanie wniosków o płatność odbywa się przy wykorzystaniu
aplikacji głównej centralnego systemu teleinformatycznego – SL2014.
5
Urząd Marszałkowski Województwa Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie
Rozliczanie wydatków w ramach RPO WiM 2014-2020
2. Wniosek o płatność i przekazanie dofinansowania – zapisy w umowie
 Po podpisaniu umowy należy w ciągu 7 dni przekazać za pośrednictwem SL2014
Harmonogram płatności.
 Wniosek o płatność wraz z załącznikami należy złożyć za pośrednictwem SL2014.
 Pierwszy wniosek o płatność należy złożyć w terminie 3 miesięcy od daty zawarcia Umowy.
 Kolejne wnioski o płatność należy złożyć zgodnie z Harmonogramem płatności (nie rzadziej
niż raz na 6 miesięcy), pod warunkiem zatwierdzenia poprzedniego wniosku o płatność.
W przypadku braku wydatków należy złożyć wniosek sprawozdawczy.
 Końcowy wniosek o płatność należy złożyć w terminie 30 dni od dnia zakończenia finansowego
realizacji projektu.
6
Urząd Marszałkowski Województwa Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie
Rozliczanie wydatków w ramach RPO WiM 2014-2020
 Kwota dofinansowania przekazywana jest w formie refundacji lub zaliczki.
 Przekazanie dofinansowania następuje w terminie do 90 dni od dnia złożenia przez
Beneficjenta wniosku o płatność (dotyczy refundacji).
 Płatności okresowe (pośrednie) nie mogą przekroczyć 95% kwoty dofinansowania (nie
dotyczy jst).
 Płatność końcowa nie może być niższa niż 5 % kwoty dofinansowania (nie dotyczy jst).
 Warunkiem przekazania dofinansowania jest ustanowienie zabezpieczenia prawidłowej
realizacji umowy zaakceptowanego przez IZ (jeżeli umowa o dofinansowanie to przewiduje).
 W przypadku płatności końcowej, warunkiem przekazania dofinansowania jest uzyskanie
pozytywnego wyniku kontroli na zakończenie realizacji projektu.
7
Urząd Marszałkowski Województwa Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie
Rozliczanie wydatków w ramach RPO WiM 2014-2020
3. Zaliczka
 Wartość dofinansowania przekazanego w formie zaliczek nie może przekroczyć
95% przyznanego dofinansowania.
 Kwota wnioskowanej zaliczki musi wynikać z realnych zobowiązań Beneficjenta,
potwierdzonych odpowiednimi dokumentami.
 Zaliczka przekazywana jest na podstawie prawidłowo złożonego wniosku o zaliczkę
za pośrednictwem SL2014 wraz z kopiami faktur, rachunków, innych dokumentów
o równoważnej mocy dowodowej, na podstawie których została wyliczona kwota
wnioskowanej zaliczki.
 Sposób obliczenia kwoty zaliczki jest następujący: wnioskowana kwota zaliczki = (kwota
wydatków kwalifikowalnych z posiadanych dokumentów) x (% dofinansowania projektu
z umowy o dofinansowanie).
 Przekazanie dofinansowania w formie zaliczki następuje w ciągu 21 dni od dnia złożenia
poprawnego wniosku o płatność zaliczkową.
8
Urząd Marszałkowski Województwa Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie
Rozliczanie wydatków w ramach RPO WiM 2014-2020
 Przekazanie Beneficjentowi kolejnej zaliczki nastąpi po rozliczeniu w 100% wcześniej
udzielonej zaliczki oraz po zatwierdzeniu przez IZ wcześniejszych wniosków o płatność.
 Beneficjent realizujący projekt dla którego przewidziane zostało współfinansowanie krajowe
składa wniosek o płatność zaliczkową nie później niż do 15 października każdego roku
realizacji Projektu.
 Beneficjent rozlicza się z otrzymanej zaliczki w 100% w ciągu 30 dni
od przekazania środków przez IZ, poprzez złożenie wniosku o płatność rozliczającego zaliczkę
w SL2014.
 Niezłożenie wniosku rozliczającego zaliczkę we wskazanym terminie lub nie rozliczenie się w
całości z otrzymanej zaliczki skutkuje:
– naliczeniem odsetek jak dla zaległości podatkowych liczonych od dnia przekazania
zaliczki do dnia złożenia wniosku o płatność,
– możliwością wyłączenia beneficjenta z systemu zaliczek,
– możliwością rozwiązania umowy o dofinansowanie.
9
Urząd Marszałkowski Województwa Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie
Rozliczanie wydatków w ramach RPO WiM 2014-2020
4. Wniosek o płatność – SL2014
 Rozliczanie projektu, w tym: składanie wniosków o płatność, przekazywanie informacji na
temat zamówień publicznych, składanie harmonogramów płatności, a także prowadzenie
korespondencji z IZ w powyższym zakresie odbywa się za pośrednictwem aplikacji głównej
centralnego systemu teleinformatycznego – SL2014.
 Instrukcją pracy z SL2014 jest Podręcznik Beneficjenta SL2014 znajdujący się na stronie
Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Warmińsko-Mazurskiego na lata 20142020: rpo.warmia.mazury.pl. Należy wybrać zakładkę: Realizuję projekt, następnie:
Rozliczaj projekt.
 Wniosek o płatność wraz z załącznikami przekazywany jest wyłącznie za pośrednictwem
SL2014 (bez konieczności składania wersji papierowej).
10
Urząd Marszałkowski Województwa Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie
Rozliczanie wydatków w ramach RPO WiM 2014-2020
 Przed przystąpieniem do przygotowania wniosku o płatność w SL2014 należy:
– zapoznać się z zapisami umowy o dofinansowanie,
– zapoznać się z aktualną na dzień sporządzania wniosku o płatność wersją Podręcznika
Beneficjenta SL2014 zamieszczoną na stronie RPO WiM,
– upewnić się czy w SL2014 znajduje się aktualny Harmonogram płatności,
– uzupełnić dane o zamówieniach publicznych w SL2014 (bez wprowadzonej informacji
o podpisanej umowie z wykonawcą nie należy rozliczać wydatków związanych z tym
zamówieniem we wniosku o płatność),
– zaktualizować harmonogram rzeczowo-finansowy tak, aby terminy zapłaty i wartości
dokumentów finansowych ujętych we wniosku o płatność były z nim zgodne,
– zgromadzić, właściwie opisać i zeskanować wszystkie dokumenty będące załącznikami do
wniosku o płatność (m.in. faktury, wyciągi bankowe, protokoły odbioru, umowy
z wykonawcami itp.).
11
Urząd Marszałkowski Województwa Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie
Rozliczanie wydatków w ramach RPO WiM 2014-2020
5. Rodzaje wniosków o płatność – SL2014
W systemie SL2014 mamy do wyboru następujące rodzaje wniosków o płatność:
 Wniosek o zaliczkę – Beneficjent zaznacza kiedy ubiega się o uzyskanie zaliczki na realizację
zadania w ramach projektu,
 Wniosek o refundację – Beneficjent zaznacza kiedy poniósł już koszty w ramach projektu i
stara się o ich refundację (także PJB w przypadku rozliczania wydatków),
 Wniosek rozliczający zaliczkę – Beneficjent zaznacza w przypadku kiedy chce rozliczyć się z
wcześniej otrzymanej zaliczki,
 Wniosek sprawozdawczy – Beneficjent zaznacza kiedy jest zobowiązany do przekazania
informacji o postępie rzeczowym projektu,
 Wniosek o płatność końcową – Beneficjent zaznacza kiedy rejestrowany wniosek o płatność
jest ostatnim wnioskiem, rozliczającym projekt.
12
Urząd Marszałkowski Województwa Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie
Rozliczanie wydatków w ramach RPO WiM 2014-2020
W systemie SL2014 Beneficjent jednocześnie ma możliwość:
 ubiegać się o zaliczkę i refundację kosztów (Beneficjent zaznacza Wniosek o zaliczkę
i Wniosek o refundację),
 rozliczać zaliczkę i ubiegać się o kolejną zaliczkę (Beneficjent zaznacza Wniosek rozliczający
zaliczkę i Wniosek o zaliczkę),
 rozliczać zaliczkę i ubiegać się o refundację kosztów (Beneficjent zaznacza Wniosek
rozliczający zaliczkę i Wniosek o refundację),
 rozliczać zaliczkę, wnioskować o jej kolejną zaliczkę, a także ubiegać się o refundację
kosztów (Beneficjent zaznacza Wniosek o zaliczkę, Wniosek rozliczający zaliczkę i Wniosek
o refundację),
 ubiegać się o refundację kosztów, jak również składać wniosek o płatność końcową
(Beneficjent zaznacza Wniosek o refundację i Wniosek o płatność końcową),
 łączyć wszystkie rodzaje wniosków o płatność z wnioskiem sprawozdawczym, o ile inne
rodzaje się wzajemnie nie wykluczają (Beneficjent zaznacza Wniosek sprawozdawczy oraz
inny/inne rodzaje wniosków).
Należy pamiętać, że wnioskując o zaliczkę jednocześnie rozliczając poprzednią lub wnioskując
o refundację, termin wypłaty zaliczki wydłuża się z 21 dni do 90 dni.
13
Urząd Marszałkowski Województwa Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie
Rozliczanie wydatków w ramach RPO WiM 2014-2020
6. Dokumenty, które należy dołączyć do wniosku o płatność:
 W przypadku wniosku o zaliczkę należy załączyć nieopłacone faktury lub inne dokumenty
o równoważnej wartości dowodowej, na podstawie których została wyliczona kwota
wnioskowanej zaliczki.
 W przypadku wniosku o refundację należy załączyć w całości opłacone faktury lub inne
dokumenty o równoważnej wartości dowodowej wymienione w zestawieniu dokumentów.
 Dokumenty potwierdzające odbiór materiałów, rzeczy, urządzeń, sprzętu, dostaw, robót
budowlanych, usług lub wykonanie prac; protokoły odbioru o ile obowiązek sporządzenia
tych dokumentów wynika z umowy z wykonawcą lub przepisów prawa. Ww. dokumenty
muszą pozwolić na identyfikację wykonanych prac/dostaw/usług wg rodzaju, ilości i
wartości w odniesieniu da zadań/kategorii wydatków kwalifikowalnych zaplanowanych w
projekcie. Powyższe dokumenty służą weryfikacji wykonania przedmiotu umowy oraz
sprawdzeniu realizacji projektu zgodnie z jego założeniami i wnioskiem o dofinansowanie,
w którym beneficjent wskazuje ilość wraz z podaniem jednostek miar realizowanych prac.
W przypadku, gdy protokół i faktury nie wskazują na powyższe należy przesłać dodatkowy
dokument uszczegółowiający rodzaj prac ujętych w fakturze z podaniem wartości i ilości.
14
Urząd Marszałkowski Województwa Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie
Rozliczanie wydatków w ramach RPO WiM 2014-2020
 W przypadku zakupu towaru i prac, które nie wymagają protokołu odbioru, informację o
odbiorze towaru/usługi należy zamieścić na fakturze/innym dokumencie o równoważnej
wartości dowodowej wraz z datą i podpisem osoby upoważnionej do odbioru.
 Wyciągi bankowe lub inne dokumenty o równoważnej wartości dowodowej
potwierdzające poniesienie wydatków lub zwrot środków (np. dowody KP, KW, raporty
kasowe).
 Umowy z wykonawcami robót budowlanych, dostaw (np.: środków trwałych, wartości
niematerialnych i prawnych itp.) lub usług.
 W przypadku wynagrodzeń pracowników: umowy o pracę, zakresy czynności pracownika
zatrudnionego realizacji projektu, dokumenty potwierdzające wykonanie czynności, listy
obecności, listy płac, oraz oświadczenia potwierdzające kwotę naliczonych składek do ZUS
czy podatku dochodowego do US, a także potwierdzenia przelewów obowiązkowych
składek do ZUS-u czy Urzędu Skarbowego.
 W przypadku nabycia nieruchomości, operat szacunkowy określający wartość rynkową
nieruchomości.
 W przypadku pozyskania nieruchomości w drodze wywłaszczenia decyzje ustalające
wysokość odszkodowania za nieruchomości nabyte pod realizację inwestycji drogowej.
 Do faktur/innych dokumentów o równoważnej wartości dowodowej wystawionych w
języku obcym należy załączyć tłumaczenie wykonane przez tłumacza przysięgłego (dotyczy
także innych dokumentów, m.in. umów z wykonawcami oraz protokołów odbioru).
15
Urząd Marszałkowski Województwa Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie
Rozliczanie wydatków w ramach RPO WiM 2014-2020
 W przypadku, gdy podatek od towarów i usług jest wydatkiem kwalifikowalnym w projekcie
- indywidualna interpretacja przepisów prawa podatkowego stwierdzająca brak możliwości
odzyskania podatku VAT w zakresie realizowanego Projektu z właściwej Izby Skarbowej
(dotyczy wniosku o płatność końcową); obowiązek wystąpienia o powyższą
interpretację spoczywa na wszystkich podmiotach faktycznie ponoszących wydatki
kwalifikowalne w ramach projektu.
 W przypadku zakupu używanego środka trwałego: deklaracja sprzedawcy określająca
pochodzenie środka trwałego oraz potwierdzająca, że dany środek trwały nie był w okresie
poprzednich 7 lat (10 lat w przypadku nieruchomości) współfinansowany z pomocy UE lub w
ramach dotacji z krajowych środków publicznych; dokumenty potwierdzające, że cena
używanego środka trwałego nie przekracza jego wartości rynkowej i jest niższa niż koszt
podobnego nowego środka trwałego.
 Dokumenty potwierdzające osiągnięcie wskaźników produktu i rezultatu.
 Inne dokumenty potwierdzające i uzasadniające prawidłową realizację projektu.
Dokumenty wymienione powyżej należy zeskanować i zamieścić w systemie SL2014, jako załączniki
do wniosku o płatność.
16
Urząd Marszałkowski Województwa Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie
Rozliczanie wydatków w ramach RPO WiM 2014-2020
7. Opis dokumentów załączonych do wniosku o płatność
Przed zeskanowaniem na oryginale każdej faktury/dokumentu o równoważnej wartości dowodowej
należy umieścić poniższe informacje:
– numer księgowy lub ewidencyjny,
– informacje o współfinansowaniu ze środków EFRR:
„Projekt jest współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju
Regionalnego oraz ze środków budżetu państwa w ramach Regionalnego Programu
Operacyjnego Województwa Warmińsko-Mazurskiego na lata 2014-2020”,
w przypadku, gdy projekt nie jest współfinansowany z budżetu państwa zwrot „oraz ze
środków budżetu państwa” nie jest zamieszczany,
– numer umowy o dofinansowanie projektu,
– kwotę wydatków kwalifikowalnych z podziałem na kategorie kosztów,
– datę oraz podpis osób dokonujących akceptacji dokumentu pod względem formalnorachunkowym i merytorycznym,
– nr umowy (jeśli dotyczy),
– nr seryjny oraz nr inwentarzowy zakupionego sprzętu/wyposażenia (jeśli dotyczy).
W przypadku, gdy dokument księgowy nie zawiera wystarczającego miejsca na kompletny opis,
dopuszczalne jest umieszczenie części opisu na dodatkowej kartce złączonej w trwały sposób
z oryginałem dokumentu (miejsce złączenia powinno być opieczętowane).
17
Urząd Marszałkowski Województwa Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie
Rozliczanie wydatków w ramach RPO WiM 2014-2020
W przypadku faktury/dokumentu o równoważnej wartości dowodowej wystawionej w walucie
obcej, na odwrocie dokumentu należy zamieścić sposób przeliczenia kwoty wydatku
kwalifikowalnego na PLN wraz z podaniem kursu waluty, który zastosowano do przeliczenia.
W przypadku faktur/innych dokumentów o równoważnej wartości dowodowej w walucie obcej za
wydatek kwalifikowalny uznaje się wydatek faktycznie poniesiony. Ustalenie wartości poniesionego
wydatku w walucie obcej w dniu zapłaty dokonuje się po kursie faktycznie zastosowanym. W
przypadku, gdy nie jest możliwe uwzględnienie faktycznie zastosowanego kursu waluty w danym
dniu, stosuje się średni kurs ogłaszany przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego
poprzedzającego ten dzień.
Nie ma potrzeby opisywania dowodów księgowych potwierdzających poniesienie wydatków
niekwalifikowalnych
W sytuacji, gdy należy na dokumencie dokonać poprawy opisu nie należy stosować korektorów lub
podobnych materiałów, a poprawy należy dokonać poprzez skreślenie nieprawidłowego zapisu,
wskazanie prawidłowego i zaparafowanie przez osobę upoważnioną wraz ze wskazaniem daty
modyfikacji.
18
Urząd Marszałkowski Województwa Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie
Dziękuję za uwagę
Departament Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego
1.
2.
3.
4.
19
Kontakt do pracowników:
Marta Salomon-Kasprzyk – Kierownik Biura Płatności – tel. 089 52 19 633
Izabela Podpirko – Biuro Płatności – tel. 089 52 19 378
Marzena Pisanko – Biuro Płatności – tel. 089 52 19 669
Marcin Grochowski – Zespół ds. systemów informatycznych – tel. 089 52 19 675
Urząd Marszałkowski Województwa Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie