3. Udostępnianie danych i dokumentów

Zarządzenie Nr FIN.0152-27/09
Wójta Gminy Lubicz
z dnia 15 grudnia 2009r.
w sprawie dokumentacji przyjętych zasad rachunkowości
Na podstawie art. 10 ustawy z 29 września 1994r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2009r. Nr
152, poz. 1223 ze zm. ) oraz w oparciu o rozporządzenie Ministra Finansów z 28 lipca 2006r.
w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa,
budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów
publicznych (Dz.U. Nr 142 poz.1020 z poźn. zm.), zarządzam co następuje:
§ 1. Z dniem 1 stycznia 2010r. wprowadzam do stosowania dokumentację opisującą
przyjęte w Jednostce – Urząd Gminy Lubicz zasady rachunkowości (politykę rachunkowości)
zawierającą:
1. Określenie roku obrotowego i wchodzących
w jego skład okresów
sprawozdawczych.
2. Metody wyceny aktywów i pasywów.
3. Sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym: zakładowy plan kont, wykaz ksiąg
rachunkowych i opis systemu przetwarzania danych.
4. System służący ochronie danych i ich zbiorów.
1. Określenie roku obrotowego
Zgodnie z § 14a rozporządzenia Ministra Finansów z 28 lipca 2006r. w sprawie szczególnych
zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu
terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych rokiem obrotowym jst
rok kalendarzowy, okresem sprawozdawczym jest miesiąc.
2. Metody wyceny aktywów i pasywów
Aktywa i pasywa jednostki wycenia się według zasad określonych rozdz.. 4 ustawy o
rachunkowości oraz w przepisach szczególnych wydanych na podstawie ustawy o finansach
publicznych według niżej przedstawionych zasad.
Przy wycenie majątku likwidowanych jednostek lub postawionych w stan likwidacji stosuje
się zasady wyceny ustalone w ustawie o rachunkowości dla jednostek kontynuujących
działalność, chyba że przepisy dotyczące likwidacji stanowią inaczej.
Wartości niematerialne i prawne
są to nabyte przez jednostkę, zaliczane do aktywów
trwałych, prawa majątkowe nadające się do gospodarczego wykorzystania, o
przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, przeznaczone do
używania na potrzeby jednostki.
W jednostkach budżetowych wartości niematerialne i prawne stanowią:
 licencje na programy komputerowe, łącznie z kosztami instalacji i uruchomienia
programów oraz systemów komputerowych,
 spółdzielcze prawo do lokalu użytkowego,
 własnościowe spółdzielcze prawo do lokalu mieszkalnego,
 prawo do domu jednorodzinnego w spółdzielni mieszkaniowej.
Rzeczowe aktywa trwałe są to aktywa o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności
dłuższym niż rok, kompletne, zdatne do użytku , w stosunku do których jednostka
wykonuje uprawnienia właścicielskie, niezależnie od sposobu ich wykorzystania..
W jednostkach budżetowych aktywa trwałe stanowią:
1) środki trwałe (własne lub otrzymane od Skarbu Państwa lub samorządu terytorialnego w
trwały zarząd lub nieodpłatne używanie, służące zarówno działalności podstawowej, jak i
działalności finansowo wyodrębnionej, które są umarzane według stawek
amortyzacyjnych ustalonych w rozporządzeniu Ministra Finansów];
2) pozostałe środki trwałe, do których zalicza się:
- środki dydaktyczne, w tym także środki transportu służące do nauczania i wychowania
w szkołach i placówkach oświatowych, a w instytucjach kultury także aparaturę wideo,
sprzęt nagłaśniający, projektory filmowe, filmowe stoły montażowe, magnetowidy
studyjne i instrumenty muzyczne,
- odzież i umundurowanie (o okresie używania dłuższym niż rok),
- meble i dywany,
- inwentarz żywy,
- wszelkie środki trwałe o wartości nieprzekraczającej wielkości ustalonej w przepisach o
podatku dochodowym od osób prawnych, dla których odpisy amortyzacyjne mogą być
dokonywane w 100% ich wartości w miesiącu oddania ich do używania;
3) zbiory biblioteczne;
4) mienie zlikwidowanych jednostek;
5) dobra kultury.
Ustala się w zakresie polityki rachunkowości Jednostki, iż :
Podstawowe środki trwałe i wartości niematerialne i prawne (o wartości początkowej wyższej
od wartości ustalonej w przepisach o podatku dochodowym od osób prawnych )umarzane są
(z wyjątkiem gruntów) stopniowo – na koniec każdego roku według stawek amortyzacyjnych
ustalonych w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych. Umorzenie ujmowane jest
na koncie 071 „Umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych”
Amortyzacja obciąża konto 401 „Amortyzacja”, z równoczesnym ujęciem pokrycia
amortyzacji na koncie 761 w korespondencji z Wn 800 „Fundusz jednostki”
Środki dydaktyczne, odzież i umundurowanie, meble, dywany, bez względu na wartość
początkową oraz pozostałe środki trwałe oraz pozostałe wartości niematerialne i prawne o
wartości jednostkowej nie przekraczającej kwoty określonej w ustawie o podatku
dochodowym od osób prawnych, nie niższej jednak niż 30% tej kwoty, będą księgowane
odpowiednio na kontach 013 i 020 i objęte szczegółową ewidencją ilościowo-wartościową.
Umorzenie jednorazowe – 100% w miesiącu przyjęcia do używania odnosi się na stronę Ma
konta 072 „Umorzenie pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i
prawnych” w korespondencji z kontem 400 „Koszty według rodzajów”.
Pozostałe środki trwałe i wartości niematerialne i prawne o wartości jednostkowej
poniżej 30% kwoty określonej w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych są
ujmowane bezpośrednio w koszty i objęte ewidencją ilościową prowadzoną przez referat
organizacyjny.
Środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne w dniu przyjęcia do użytkowania wycenia
się:







W przypadku zakupu – według ceny nabycia lub ceny zakupu, jeśli koszty zakupu nie
stanowią istotnej wartości,,
W przypadku wytworzenia we własnym zakresie – według kosztu wytworzenia, zaś w
przypadku trudności z ustaleniem kosztu wytworzenia – według wyceny dokonanej
przez rzeczoznawcę,
W przypadku ujawnienia w trakcie inwentaryzacji – według posiadanych dokumentów
z uwzględnieniem zużycia, a przy ich braku według wartości rynkowej,
W przypadku spadku lub darowizny – według wartości rynkowej z dnia otrzymania
lub w niższej wartości określonej w umowie o przekazaniu,
W przypadku otrzymania w sposób nieodpłatny od Skarbu Państwa lub jst – w
wysokości określonej w decyzji o przekazaniu,
W przypadku otrzymania środka na skutek wymiany środka niesprawnego – w
wysokości wynikającej z dowodu dostawcy, z podaniem cech szczególnych nowego
środka,
W przypadku przesunięcia środka pomiędzy jednostkami organizacyjnymi Gminy
Lubicz – w wartości początkowej brutto i dotychczasowego umorzenia z
poprzedniego miejsca.
Na dzień bilansowy wartości niematerialne i prawne wycenia się w wartości początkowej pomniejszonej o odpisy amortyzacyjne, a także o odpisy z tytułu trwałej utraty wartości.
Środki trwałe na dzień bilansowy wycenia się w wartości początkowej pomniejszonej o
dokonane odpisy amortyzacyjne i umorzeniowe, a także odpisy z tytułu trwałej utraty
wartości.
Aktualizacji wartości początkowej i dotychczasowego umorzenia środków trwałych
dokonuje się wyłącznie na podstawie odrębnych przepisów, a wyniki takiej aktualizacji
odnosi się na fundusz jednostki w aktywach trwałych.
Na potrzeby wyceny bilansowej wartość gruntów nie podlega aktualizacji.
Na podstawie § 5 ust.7 rozporządzenia MF w sprawie szczególnych zasad rachunkowości
oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz
niektórych jednostek sektora finansów publicznych ustalam, że inwentaryzacja środków
trwałych grupy 0 – grunty, pod względem ilościowym odbywa się metodą weryfikacji
zapisów w księdze inwentarzowej prowadzonej dla tej grupy, z dokumentami źródłowymi
oraz rejestrem gruntów znajdującymi się w referacie
prowadzącym gospodarowanie
nieruchomościami Gminy, zaś pod względem wartościowym poprzez weryfikację zapisów w
księgach inwentarzowych i na koncie syntetycznym 011- w zakresie grupy 0, z dokumentami
stanowiącymi podstawę zapisów księgowych. Inwentaryzacji budynków i budowli dokonuje
się poprzez spis z natury, zaś obiekty trudne oglądowi poprzez weryfikację z dokumentami
źródłowymi.
Długoterminowe aktywa finansowe to aktywa finansowe (rozumiane zgodnie z ustawą
o rachunkowości jako inwestycje długoterminowe). Obejmują w szczególności:
 akcje i udziały w obcych podmiotach gospodarczych,
 akcje i inne długoterminowe papiery wartościowe traktowane jako lokaty
długoterminowe.
Na dzień przyjęcia do ewidencji wyceniane są w cenie nabycia lub cenie zakupu, jeżeli koszty
przeprowadzenia transakcji nie są istotne.
Na dzień bilansowy udziały w innych jednostkach oraz inne inwestycje długoterminowe
wyceniane są w:
 cenie nabycia pomniejszonej o odpisy z tytułu trwałej utraty wartości,
 wartości godziwej,
 cenie rynkowej, będącej wynikiem przeszacowania ceny nabycia.
Ewidencja szczegółowa powinna zapewnić ustalenie wartości bilansowej (netto)
poszczególnych rodzajów długoterminowych aktywów finansowych.
Inwestycje
W jednostkach budżetowych inwestycje to ogół poniesionych kosztów pozostających w
bezpośrednim związku z niezakończoną jeszcze budową, montażem lub przekazaniem do
używania nowego albo ulepszeniem istniejącego już środka trwałego.
Koszty inwestycji obejmują wartość w cenie nabycia wszystkich zużytych do wytworzenia
rzeczowych składników majątku i wykonanych usług obcych, wartość wynagrodzeń za pracę
wraz z pochodnymi, wartość świadczeń nieodpłatnych oraz inne koszty dające się zaliczyć do
wartości wytworzonych przedmiotów majątkowych, w tym również:
 niepodlegający odliczeniu podatek od towarów i usług dotyczący inwestycji,
 naliczone za czas trwania inwestycji opłaty bankowe, prowizje i różnice kursowe
od zaciągniętych przez inwestora zobowiązań służących sfinansowaniu zakupu lub
budowy środków trwałych,
 nakłady sfinansowane z funduszów celowych.
Do kosztów inwestycji nie zalicza się kosztów ogólnego zarządu, kosztów sprzedaży,
kosztów utrzymania komórek inwestycyjnych, przetargów, ogłoszeń i innych występujących
przed udzieleniem zamówień związanych z inwestycjami.
Wartość powstałych w wyniku inwestycji składników majątku trwałego ustala się w
wysokości kosztów ich wytworzenia lub ceny nabycia łącznie z niepodlegającym odliczeniu
podatkiem od towarów i usług. Koszty pośrednie wspólne dla kilku obiektów (np.
dokumentacja, nadzór itp.) rozlicza się na obiekty w proporcji do sumy kosztów
bezpośrednich, lub wyłącznie na obiekty dominujące w kosztach.
Koszty inwestycji, które nie dały efektu gospodarczego podlegają odpisaniu na
zmniejszenie funduszu jednostki, nie później niż do końca roku, w którym ustalono, że
inwestycja nie dała efektu lub ,że odstąpiono od jej kontynuowania na podstawie decyzji
kompetentnych organów.
Straty i zyski nadzwyczajne powstałe w związku z realizacją inwestycji, po zakończeniu i
rozliczeniu zadania przenosi się na konto funduszu jednostki.
W przypadku jednostek budżetowych wciąż ma zastosowanie stara definicja inwestycji,
według której inwestycją była budowa lub ulepszenie środków trwałych. W jednostkach budżetowych nie występują inne rodzaje inwestycji, niż opisane wyżej, dotyczące tylko majątku
trwałego. Wynika to z istoty jednostki budżetowej i zasad jej finansowania. Jednostka
budżetowa świadczy nieodpłatnie usługi publiczne, a otrzymywane w planie finansowym
środki mają zabezpieczyć sprawne funkcjonowanie jednostki (pokrycie jej bieżących wydatków), a nie służyć pomnażaniu majątku w postaci inwestycji, zwłaszcza finansowych. W
planie finansowym jednostki mogą być ujęte środki na inwestycje dotyczące środków
trwałych - zakup nowych środków lub remonty.
Należności
Są to kontrolowane przez jednostkę zasoby majątkowe o wiarygodnie określonej wartości,
powstałe w wyniku przeszłych zdarzeń, które spowodują w przyszłości wpływ do jednostki
korzyści ekonomicznych.
W jednostce budżetowej należności obejmują:







należności od odbiorców,
należności z tytułu dochodów budżetowych,
należności od budżetów,
długoterminowe należności budżetowe,
pozostałe należności publicznoprawne,
należności od pracowników,
pozostałe należności.
Zgodnie z ustawą o rachunkowości, należności wycenia się na dzień bilansowy w kwocie
wymaganej zapłaty z uwzględnieniem odpisów aktualizujących należności wątpliwe (ocena
należności pod kątem spełnienia wymogu zdolności do wygenerowania w przyszłości
korzyści ekonomicznych).Aktualizacja nie zwalnia od działań zmierzających do ściągnięcia
należności. Odsetki naliczone, a nie zapłacone w całości objęte są odpisem aktualizującym.
Rozliczenia międzyokresowe przychodów
Przychody przyszłych okresów to równowartość otrzymanych lub należnych od kontrahentów
środków z tytułu świadczeń, których wykonanie nastąpi w kolejnych okresach
sprawozdawczych (art. 41 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości).Stosując zasadę istotności
ustala się, że ze względu na nieistotny wpływ na wynik finansowy i sytuację finansowomajątkową prezentowaną w bilansie jednostki rezygnuje się z rozliczeń międzyokresowych
przychodów.
Zapasy
Zapasy obejmują następujące składniki majątku:
produkty w toku,
► materiały, półprodukty i
► produkty gotowe,
► towary,
► zaliczki na dostawy.
W jednostkach budżetowych zapasy ograniczają się tylko do materiałów i towarów.
Do materiałów zalicza się tam surowce i inne materiały podstawowe, materiały pomocnicze,
opakowania, paliwa, części zamienne maszyn i urządzeń, odpadki użytkowe.
Towary to rzeczowe składniki majątku nabyte w celu sprzedaży bez poddawania ich
procesowi przetworzenia. Do towarów zalicza się również produkty spożywcze w bufetach.
Zakupione materiały i towary ujmowane są w ewidencji według rzeczywistych cen ich
nabycia.
W Urzędzie Gminy Lubicz nie prowadzi się magazynu. Ustala się zasadę, że wartość
materiałów ujmuje się w koszty okresu, w którym je poniesiono, z wyjątkiem materiałów
zakupionych
do przekazania na cele promocji i na nagrody konkursowe, które
ewidencjonuje się w cenach zakupu na koncie 310 „Materiały” oraz pomocniczo na
kartotekach materiałowych. Rozchód dokumentowany jest protokołem rozchodu . W
przypadku przyjęcia za ceny ewidencyjne rzeczywistych cen zakupu, rozchód materiałów jest
wyceniany według zasady „pierwsze przyszło - pierwsze wyszło" polegającej na wycenie
rozchodów według ceny zakupu kolejnych dostaw, poczynając od dostawy nabytej
najwcześniej,
Nieużyte do końca roku materiały ujęte w koszty w momencie zakupu, a ujmuje się w
cenach zakupu na konto 310 „Materiały” na podstawie inwentaryzacji. Zużycie paliwa do
samochodu służbowego kontrolowane
jest bieżąco przez kierownika referatu
organizacyjnego, na podstawie kart drogowych.
Wartość dostaw niefakturowanych ustala się stosując ceny przyjęte w ewidencji materiałów i towarów. Na dzień bilansowy zapasy wycenia się według cen zakupu, nie wyższych od
ich cen sprzedaży netto.
Środki pieniężne i rachunki bankowe
Środki pieniężne to pieniądze (banknoty i monety) oraz jednostki pieniężne
(rozrachunkowe) krajowe i zagraniczne tak w gotówce, jak i na rachunku bankowym lub w
formie lokaty pieniężnej, czeków i weksli obcych, jeśli są one płatne w ciągu 3 miesięcy od
daty ich wystawienia, oraz metali szlachetnych, jeżeli nie są zaliczane do rzeczowych
składników majątku obrotowego, to znaczy jeśli metale szlachetne są przyjmowane do kasy
w zamian za zapłatę gotówką lub zastaw.
Krajowe środki pieniężne ujmuje się w księgach rachunkowych w wartości nominalnej i w
takiej też wartości ujmuje się je w bilansie. Środki pieniężne wyrażone w walutach obcych w
ciągu roku obrotowego ujmuje się w ewidencji księgowej w wartości nominalnej przeliczonej
na złote polskie według kursu zakupu lub kursu sprzedaży dla danej waluty na dzień przeprowadzenia operacji walutowej, ustalonego przez bank, z którego usług korzysta jednostka.
Jeżeli na dzień bilansowy ustalony przez prezesa NBP średni kurs walut obcych różni się
od kursu przyjętego do ustalenia zaewidencjonowanych wartości środków pieniężnych, to
przed sporządzeniem bilansu wartość środków pieniężnych wyrażonych w walutach obcych
aktualizuje się przyjmując średni kurs walut ustalony przez prezesa NBP na dzień bilansowy,
a powstałe z tego tytułu różnice wyrażone w złotych zalicza się do przychodów lub kosztów
operacji finansowych.
W związku z przejęciem przez BS Grębocin pełnej obsługi rozliczeń gotówkowych,
podstawą wypłaty gotówki z rachunku bankowego jest czek gotówkowy bądź lista wypłat w
2 wykonaniach (oryginał – dla Banku, kopia - dla Urzędu), zaś wpłaty gotówki na rachunek
bankowy dokonuje się przy pomocy bankowego dowodu wpłaty. Dyspozycje pieniężne
składane są przez osoby upoważnione, zgodnie z kartą wzorów podpisów złożoną w Banku.
Operacje gotówkowe uznają lub obciążają rachunek bankowy i na podstawie wyciągu
bankowego ujmowane są w ewidencji księgowej zgodnie z ekonomiczną treścią operacji.
Zobowiązania
Przez pojęcie „zobowiązania" należy rozumieć wynikający z przeszłych zdarzeń losowych
obowiązek wykonania świadczeń o wiarygodnie określonej wartości, które spowodują
wykorzystanie już posiadanych lub przyszłych aktywów jednostki.
Zobowiązania dzielą się na długoterminowe i krótkoterminowe. W jednostce budżetowej
zobowiązania obejmują:
 zobowiązania wobec dostawców,
 zobowiązania wobec budżetów,
 pozostałe zobowiązania publicznoprawne,
 zobowiązania wobec pracowników,
 pozostałe zobowiązania.
Wszystkie zobowiązania w jednostce budżetowej mają charakter krótkoterminowy
(bieżący), dotyczący danego roku budżetowego.
Na dzień bilansowy zobowiązania wycenia się w kwocie wymagającej zapłaty co oznacza,
że należy uwzględnić również odsetki naliczone przez kontrahenta.
Zaangażowanie to sytuacja prawna wynikająca z podpisanych umów, decyzji i innych
postanowień, która spowoduje wykonanie:
a) wydatków budżetowych ujętych w planie finansowym jednostki budżetowej danego roku
oraz w planie finansowym niewygasających wydatków budżetowych przewidzianych do
realizacji w danym roku,
b) wydatków budżetowych oraz niewygasających wydatków budżetowych następnych lat.
Rejestracja zaangażowania prowadzona jest przez
pracowników merytorycznych
poszczególnych referatów i samodzielnych stanowisk pracy realizujących plan finansowy
wydatków budżetowych Urzędu Gminy Lubicz,
przy użyciu funkcji modułu
„Zaangażowanie” programu komputerowego „System Planowania, Prognozowania i
Realizacji Budżetu” opracowanego przez Ośrodek Produkcyjno-Wdrożeniowy Doskomp
Sp. z o.o. Łódź. Zaewidencjonowane wartości zaangażowania w sumach według
poszczególnych podziałek planu finansowego wydatków , w okresach miesięcznych
podlegają zaksięgowaniu przez wyznaczonego pracownika referatu finansowego na
kontach syntetycznych 998 i 999 w systemie komputerowym „FK”. System powyższy
generuje dane niezbędne do sporządzenia sprawozdania budżetowego Rb-28s w zakresie
kolumny „Zaangażowanie” .
Rozliczenia międzyokresowe czynne kosztów to koszty już poniesione, ale dotyczące
przyszłych okresów sprawozdawczych. Ich wycena bilansowa przebiega na poziomie
wartości nominalnej.
W jednostce rozliczenia międzyokresowe czynne mają nieistotną wartość i dlatego nie są
rozliczane
w czasie, lecz od razu powiększają koszty działalności.
Rozliczenia międzyokresowe bierne to rezerwy na koszty przyszłych okresów.
W jednostce rozliczenia międzyokresowe bierne mają nieistotną wartość i dlatego nie są
tworzone.
Rezerwy w jednostce tworzone są na pewne lub o dużym prawdopodobieństwie przyszłe
zobowiązania zgodnie z art. 35d ust. 1 ustawy o rachunkowości według wiarygodnie
oszacowanej wartości.
Ustalanie wyniku finansowego
W przypadku jednostek budżetowych sposób ustalania wyniku finansowego narzuca
przyjęty, charakterystyczny dla tych jednostek wariant ewidencji kosztów.
W jednostkach budżetowych jest obowiązkowa ewidencja kosztów w układzie
rodzajowym, a ponieważ realizują one zwykle zadania o charakterze nieprodukcyjnym, to
przeważnie ograniczają się one do prowadzenia tylko obowiązkowego układu rodzajowego
kosztów.
W związku z tak zorganizowaną ewidencją kosztów jednostka budżetowa ma tylko jeden
możliwy wariant ustalania wyniku finansowego - porównawczy.
Wynik wykonania budżetu jednostki samorządu terytorialnego (niedobór lub nadwyżka
budżetu) wykazywany w bilansie z wykonania budżetu jst ustalany jest na koncie 961
„Niedobór lub nadwyżka budżetu” poprzez porównanie kasowo zrealizowanych w danym
roku dochodów i wydatków budżetowych oraz ujmowanych memoriałowo wydatków
niewygasających z końcem roku, ewidencjonowanych na odrębnych kontach odpowiednio:
901 „Dochody budżetu”, 902 „Wydatki budżetu” oraz 903 „Niewykonane wydatki”.
Dochody z funduszy pomocowych – konto 907, oraz wydatki z funduszy pomocowych –
konto 908, przenoszone są na koniec roku na konto 967 – Fundusze pomocowe.
Operacje wynikowe, które nie powodują zwiększenia wydatków i dochodów danego roku
budżetowego (tzw. operacje niekasowe), dotyczące przychodów i kosztów finansowych oraz
pozostałych przychodów i kosztów operacyjnych, ujmowane są na koncie 962 „Wynik na
pozostałych operacjach”. W roku następnym, po zatwierdzeniu sprawozdania z wykonania
budżetu przez organ stanowiący jst, saldo tego konta przeksięgowywane jest na konto 960
„Skumulowana nadwyżka lub niedobór na zasobach budżetu”.
3. Sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym: zakładowy plan kont, wykaz
ksiąg rachunkowych i opis systemu przetwarzania danych.
Księgi rachunkowe jednostki prowadzone są za pomocą komputera ( z wyjątkiem ksiąg
pomocniczych –księgi inwentarzowe do konta „013”- Pozostałe środki trwałe oraz kartotek
materiałowych stanowiących urządzenia pomocnicze do ewidencji materiałów promocyjnych
i przeznaczonych na nagrody konkursowe).
Księgi rachunkowe jednostki obejmują zbiory zapisów księgowych, obrotów i sald, które
tworzą:





dziennik,
księgę główną,
księgi pomocnicze,
zestawienia: obrotów i sald księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych,
wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz).
Dziennik prowadzony jest w sposób następujący:
 zdarzenia, jakie nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym, ujmowane są w nim
chronologicznie,
 zapisy są kolejno numerowane w okresie roku/miesiąca, co pozwala na ich jednoznaczne
powiązanie ze sprawdzonymi i zatwierdzonymi dowodami księgowymi,
 sumy zapisów (obroty) liczone są w sposób ciągły,
 jego obroty są zgodne z obrotami zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej.
Księga główna (konta syntetyczne) prowadzona jest w sposób spełniający następujące
zasady:
 podwójnego zapisu,
 systematycznego i chronologicznego rejestrowania zdarzeń gospodarczych zgodnie z
zasadą memoriałową, z wyjątkiem dochodów i wydatków, które ujmowane są w terminie
ich zapłaty, niezależnie od rocznego budżetu, którego dotyczą,
 powiązania dokonywanych w niej zapisów z zapisami w dzienniku.
Księgi pomocnicze (konta analityczne) stanowią zapisy uszczegóławiające dla wybranych
kont księgi głównej. Zapisy na kontach analitycznych dokonywane są zgodnie z zasadą zapisu
powtarzanego. Ich forma dostosowywana jest za każdym razem do przedmiotu ewidencji
konta głównego.
Konta pozabilansowe pełnią funkcję wyłącznie informacyjno-kontrolną. Zdarzenia na nich
rejestrowane nie powodują zmian w składnikach aktywów i pasywów. Na kontach
pozabilansowych obowiązuje zapis jednokrotny, który nie podlega uzgodnieniu z dziennikiem
ani innym urządzeniem ewidencyjnym.
Księgi rachunkowe prowadzi się w celu uzyskania odpowiednich danych wykorzystywanych
do sporządzenia sprawozdań budżetowych, finansowych, statystycznych i innych oraz
rozliczeń z budżetem państwa i z ZUS, do których jednostka została zobowiązana.
Zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej sporządza się na koniec każdego miesiąca.
Zawiera ono:


symbole i nazwy kont
salda kont na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obroty za okres sprawozdawczy
i narastająco od początku roku oraz salda na koniec okresu sprawozdawczego
i narastająco od początku roku oraz sald na koniec okresu sprawozdawczego.
Obroty „Zestawienia ...” są zgodne z obrotami zestawienia dzienników częściowych.
Zestawienie sald kont ksiąg pomocniczych sporządzane jest: dla wszystkich ksiąg
pomocniczych na koniec roku budżetowego.
Wykaz komputerowych programów finansowo-księgowych
Zatwierdza się następujący informatyczne systemy finansowo – księgowe użytkowane w
Urzędzie Gminy Lubicz:
1. system ewidencji finansowo-księgowej „F-K” z modułem rejestru sprzedaży i zakupu
VAT – opracowanie i opieka autorska „TorSoft” Systemy Informatyczne Toruń
2. system kadrowo-płacowy „Płace” - opracowanie i opieka autorska „TorSoft”
Systemy Informatyczne Toruń
3. system ewidencji środków trwałych „Środki trwałe” - opracowanie i opieka autorska
„TorSoft” Systemy Informatyczne Toruń
4. system ewidencji należności budżetowych - opracowanie i opieka autorska „TorSoft”
Systemy Informatyczne Toruń
5. programy pomocnicze :
- drukowanie przelewów bankowych,
- drukowanie faktur VAT
Opracowanie i opieka autorska „TorSoft” Systemy Informatyczne Toruń
6. system podatkowy „Podatki” – autor Adam Bryk, opieka autorska - Informatyczny
Zakład Usługowo-Handlowy „Romad” s.c. Ryszard Wasilewski Olsztyn ul. Leyka 7
7. system sporządzania, drukowania, przekazu elektronicznego deklaracji ZUS „Płatnik”
- opracowany przez PROKOM SOFTWARE S.A. Warszawa Al. Jerozolimskie 65/79
8. system planowania, prognozowania i realizacji budżetu z modułem „Zaangażowanie”
– opracowanie i opieka autorska Ośrodek Produkcyjno – Wdrożeniowy Doskomp sp.
z o.o. Łódź ul. P. Skargi 12
9. system zarządzania budżetami jednostek samorządu terytorialnego BESTi@ opracowany przez SPUTNIK SOFTWARE sp. z o.o. Poznań
10. systemy archiwalne:
- system sprawozdawczości budżetowej :Budżet ST II, Budżet JST Plus, Budżet JB
Plus
-system Budżet Pro 2002
opracowane przez Sputnik Software Sp. z o.o. Poznań
Dokumentacja – opis systemu informatycznego zawierający podstawowe funkcje wraz z
opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, wykaz zbiorów
danych tworzących księgi rachunkowe, ulokowanych na serwerze jednostki, z określeniem
ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w procesach przetwarzania danych
zawarty jest w instrukcji użytkowania systemu do poszczególnych programów.
Ochrona danych i bezpieczeństwo użytkowania systemu , w tym określenie użytkowników i
ich uprawnień do dostępu poprzez nadanie identyfikatora i hasła dostępu, zapewnione są
poprzez funkcję administratora systemów sprawowaną przez informatyka Urzędu Gminy
Lubicz. Wszystkie dane systemowe podlegają codziennej archiwizacji po zakończeniu pracy
użytkowników systemu .
Archiwizacja danych.
1.
2.
Archiwizacja danych jest wykonywana codziennie.
W komputerach wolnostojących archiwizację wykonuje pracownik obsługujący komputer, po zakończeniu pracy.
3.
W systemach sieciowych pracujących pod systemem Novell NetWare 5.1 i Windows
2003 Serwer archiwizowane są bazy danych umieszczone na dyskach sieciowych
serwera metodą „pełny backup”. Archiwizacja jest wykonywana w urządzeniu typu
NAS. Urządzenie jest zainstalowane szafie w pomieszczeniu serwerowym w budynku
B Urzędu. Archiwizacja odbywa się z zachowaniem cyklu pięciu pełnych kopii.
4.
Kopie archiwalne danych z serwerów są przechowywane w szafie metalowej.
Dane przechowywane są przez czas nie krótszy od wymaganego do przechowywania ksiąg i
dokumentów finansowo – księgowych.
Zakładowy plan kont stanowi załącznik do niniejszego zarządzenia.
4. System służący ochronie danych i zbiorów
1. Ochrona zbiorów ksiąg rachunkowych
Ochronę przed dostępem osób nieupoważnionych zapewniają sprawdzone zabezpieczenia
pomieszczeń, w których przechowuje się zbiory księgowe. Są to atestowane zamki
zamontowane w drzwiach oraz zabezpieczenie okien w postaci krat/szyb antywłamaniowych,
instalacja alarmowa.
Dodatkowym zabezpieczeniem dla przechowywanych dokumentów są odpowiednie
szafy/sejfy.
Szczególnej ochronie poddane są:
 sprzęt komputerowy użytkowany w dziale księgowym,
 księgowy system informatyczny,
 kopie zapisów księgowych,
 dowody księgowe,
 dokumentacja inwentaryzacyjna,
 sprawozdania budżetowe i finansowe,
 dokumentacja rachunkowa opisująca przyjęte przez jednostkę zasady rachunkowości.
Kompletne księgi rachunkowe drukowane są nie później niż na koniec roku obrotowego. Za
równoważne z wydrukiem uznaje się przeniesienie treści ksiąg rachunkowych na inny
komputerowy nośnik danych, zapewniający trwałość zapisu informacji, przez czas nie krótszy
niż 5 lat.
2. Przechowywanie zbiorów
W sposób trwały (nie krótszy niż 50 lat) przechowywane są zatwierdzone sprawozdania
finansowe, a także dokumentacja płacowa (listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody,
na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty), licząc od
dnia, w którym pracownik przestał pracować u danego płatnika składek na ubezpieczenia
społeczne (art. 125a ust. 4 ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z FUS,
t.j. Dz.U. z 2004 r. Nr 39, poz. 353 z późn. zm.).
Okresowemu przechowywaniu podlegają:

dowody księgowe dotyczące pożyczek, kredytów i innych umów, roszczeń
dochodzonych w postępowaniu cywilnym, karnym i podatkowym – przez 5 lat od
początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje i
postępowanie zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione,
 dokumentacja przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości – przez okres nie
krótszy niż 5 lat od upływu ich ważności,
 dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji – 1 rok po terminie upływu rękojmi lub
rozliczeniu reklamacji,
 księgi rachunkowe, dokumenty inwentaryzacyjne oraz pozostałe dowody księgowe i
dokumenty – przez okres 5 lat.
Powyższe terminy oblicza się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego
dane zbiory (dokumenty) dotyczą.
3. Udostępnianie danych i dokumentów
Udostępnienie sprawozdań finansowych i budżetowych oraz dowodów księgowych, ksiąg
rachunkowych i innych dokumentów z zakresu rachunkowości jednostki ma miejsce:

w siedzibie jednostki po uzyskaniu zgody kierownika jednostki lub upoważnionej
przez niego osoby,

poza siedzibą jednostki po uzyskaniu pisemnej zgody kierownika jednostki i
pozostawieniu pisemnego pokwitowania zawierającego spis wydanych dokumentów.
§2. Z dniem 31.12.2009r. traci moc zarządzenie Wójta Gminy Lubicz z dnia 08 lutego
2002r. w sprawie dokumentacji przyjętych zasad rachunkowości w Urzędzie Gminy Lubicz.
§ 3. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania z mocą obowiązującą od dnia
1.01.2010r.