acc - EKONOMISTA Sp. z oo
advertisement
BIURO BADAŃ SPRAWOZDAŃ FINANSOWYCH „EKONOMISTA” SP. Z O.O. UL. ZWYCIĘSTWA 47 44-10 GLIWICE NR KIBR 2038 OPIS SYSTEMU WEWNĘTRZNEJ KONTROLI JAKOŚCI PODMIOTU UPRAWNIONEGO DO BADANIA SPRAWOZDAŃ FINANSOWYCH SPIS TRESCI Strona: 1. Deklaracja ogólnej polityki 3 2. Odpowiedzialność kierownictwa za jakość 3 3. Wymogi etyczne 4 4. Zarządzanie kadrami 5 5. Podejmowanie i kontynuacja zleceń 5 6. Realizacja zleceń 6 7. Monitorowanie 9 8. Dokumentacja 10 9. Załączniki: - Załącznik nr 1 Oświadczenie biegłego rewidenta o nie zależności od badanej jednostki Oświadczenie biegłego rewidenta o nie zależności 11 - Załącznik nr 2 - Załącznik nr 3 13 Załącznik nr 4 Oświadczenie biegłego rewidenta o zachowaniu poufności Przydział personelu do realizacji - Załącznik nr 5 Arkusz oceny pracownika (współpracownika) 16 - Załącznik nr 6 Podjęcie współpracy z klientem 25 - Załącznik nr 7 Konsultacje 29 - Załącznik nr 8 30 - Załącznik nr 9 Protokół z weryfikacji badania sprawozdania finansowego Raport z nadzoru 1 12 14 37 1. Deklaracja ogólnej polityki Celem BBBiUK EKONOMISTA Sp. z o.o. będącej podmiotem uprawnionym, zwanego dalej także firmą, jest ustanowienie, wdrożenie, utrzymanie i egzekwowanie systemu kontroli jakości, aby zagwarantować uzasadnioną pewność, że firma i jej pracownicy przestrzegają zawodowych standardów, regulacji i wymogów prawnych. System kontroli jakości (SKJ) podmiotu składa się z zasad i procedur dotyczących każdego z następujących elementów: - odpowiedzialności kierownictwa za zapewnienie jakości w firmie, - stosownych wymogów etycznych, - podejmowania i kontynuacji współpracy z klientem oraz akceptacji konkretnych zleceń, - zasobów ludzkich, - przebiegu realizacji zlecenia, - nadzoru. Od wszystkich biegłych rewidentów, zwanych dalej także partnerami, będących pracownikami i współpracownikami podmiotu uprawnionego wymaga się postępowania zgodnie z następującymi wytycznymi: - stawianie na pierwszym miejscu etycznego postępowania i jakości usługi, a czynniki rynkowe nie mogą być uważane za ważniejsze od jakości wykonywanej pracy, - zrozumienie odpowiedzialności za zidentyfikowanie, ujawnienie i udokumentowanie zagrożeń niezależności, - unikanie okoliczności, w których niezależność może być osłabiona, - aktualizacja wiedzy o rozwoju branży rewizji finansowej, zasadach rachunkowości, kontroli jakości, standardach obowiązujących w firmie, - przechowywanie danych firmy i klientów o działalności gospodarczej, informacji dotyczących klientów oraz danych osobowych w sposób bezpieczny i poufny. 2. Odpowiedzialność kierownictwa za jakość Kierownik podmiotu uprawnionego zobowiązany jest do opracowania, wprowadzenia zasad i procedur promujących wewnętrzną kulturę zachowań ukierunkowanych na jakość wykonywanych czynności rewizji finansowej oraz ponosi odpowiedzialność za system SKJ. Kierownik podmiotu ponosi odpowiedzialność także za skuteczne działanie SKJ gwarantujące realizację celu standardu. Wszyscy pracownicy i współpracownicy są zobowiązani stosować się do zasad i procedur przyjętego SKJ. Niezależnie od odpowiedzialności Kierownika za SKJ, pracownicy i współpracownicy powinni być świadomi, że czynniki komercyjne nie są ważniejsze od odpowiedzialności za zachowanie jakości. Osobą dokonującą kontroli jakości jest Weryfikator. Weryfikatorem w podmiocie jest każdy z profesjonalistów wykonujących funkcję kontroli jakości zlecenia. 2 3. Wymogi etyczne Pracownicy i współpracownicy muszą przestrzegać niezależności zarówno umysłu, jak i wizerunku oraz wykonywać powierzone zadania z należytą starannością, uczciwością, obiektywizmem, z zachowaniem tajemnicy i zgodnie z posiadanymi kompetencjami. Każdy pracownik i współpracownik uczestniczący w czynnościach rewizji finansowej składa: a) każdorazowo w odniesieniu do każdego zlecenia oświadczenie potwierdzające spełnienie wymogu niezależności – załącznik nr 1, b) corocznie oświadczenie potwierdzające spełnienie wymogu niezależności - załącznik nr 2. Niezależność musi być zachowana przez cały czas pracy nad zleceniem i dotyczy to wszystkich usług atestacyjnych na rzecz klientów, rozpoczętych i zaplanowanych. Gdy zagrożenia niezależności nie mogą zastać wyeliminowane, należy odmówić przyjęcia zlecenia, jego kontynuacji lub współpracy ze zleceniodawcą. Pracownicy i współpracownicy muszą przestrzegać niezależności zawierającej wymogi dotyczące udziałów, wpływów lub stosunków, które mogą stwarzać konflikty interesów. Biegli rewidenci muszą być wolni od wpływów lub związków ze sprawami klienta, które osłabiają zawodowy osąd albo obiektywizm. Kierownik podmiotu uprawnionego jako osoba odpowiedzialna za etykę podejmuje ostateczne decyzje rozstrzygające każdą sytuację konfliktu interesów na poziomie firmy. Pracownicy i współpracownicy muszą przestrzegać postanowień Ustawy o biegłych rewidentach i ich samorządzie, podmiotach uprawnionych do badania sprawozdań finansowych oraz nadzorze publicznym, zawierające wymogi dotyczące rotacji kluczowych biegłych rewidentów wykonujących czynności rewizji finansowej w jednostkach zainteresowania publicznego. Wszyscy pracownicy i współpracujący chronią i zachowują poufność wszystkich informacji uzyskanych od klienta, które wymagają jej zachowania i ochrony zgodnie z przepisami regulującymi lub umowami klienta. Informacje klienta i wszystkie dane osobowe uzyskane w trakcie wykonywania zlecenia są używane lub ujawniane tylko dla celów, dla których zostały one zgromadzone. Za przestrzeganie i egzekwowanie ochrony danych osobowych będących pod kontrolą podmiotu uprawnionego oraz za zachowanie poufności danych klienta odpowiada Kierownik jednostki. Kierownik jednostki podejmuje ostateczne decyzje rozstrzygające kwestie dotyczące prywatności i poufności klienta. Wszyscy członkowie personelu w momencie zatrudnienia oraz współpracownicy w momencie podjęcia współpracy podpisują oświadczenie o zachowaniu poufności. Dokumentacja ta jest przechowywana w aktach. Oświadczenie o zachowaniu poufności pracownicy i współpracujący składają co roku – załącznik nr 3. 3 4. Zarządzanie kadrami Zarządzanie kadrami obejmuje: nabór personelu, przydział do realizacji zleceń, rozwój zawodowy i system awansowania. Podmiot uprawnionego musi spełniać wymogi świadczenia profesjonalnych usług, aby upewnić się, że posiada możliwości i kompetencje konieczne do spełnienia potrzeb swoich klientów. Wymogi te obejmują szczegółowe przewidywania wymagań dla konkretnego zlecenia w ciągu każdego roku kalendarzowego, w celu identyfikacji okresów szczytu i możliwych deficytów zasobów. Kierownik podmiotu ma najwyższe uprawnienia i ostatecznie odpowiada za sprawy planowania wszystkich zleceń i ostatecznym arbitrem odnośnie ewentualnych konfliktów związanych z zasobami ludzkimi. Podmiot wyznacza partnera odpowiedzialnego za zlecenie i przydziela odpowiedzialność za każde zlecenie partnerowi. Partner odpowiedzialny za zlecenie, po przeprowadzeniu konsultacji z Kierownikiem podmiotu, planuje przydział pracowników. Jest on także odpowiedzialny za zagwarantowanie, że wyznaczone osoby lub cały zespół realizujący zlecenie posiadają niezbędne kompetencje do wykonania zlecenia zgodnie z zawodowymi standardami i SKJ w firmie. Podmiot uprawniony odpowiada za zagwarantowanie, aby odpowiedzialny partner, przydzielony do każdego ze zleceń miał niezbędne kompetencje i dość czasu na przyjęcie całej odpowiedzialności za jego realizację zgodnie z zawodowymi standardami i mającymi zastosowanie regulacjami i wymogami prawnymi. Kierownictwo klienta i organy odpowiedzialne za nadzór nad jednostką powinny być poinformowane o tożsamości i rolach partnera odpowiedzialnego za zlecenie. W celu zagwarantowania przestrzegania procedury wyznaczania kluczowego biegłego rewidenta wprowadza się do stosowania zasady przydziału personelu do realizacji zlecenia – załącznik nr 4. W celu zapewnienia skutecznego nadzoru niezbędny jest też proces egzekwowania obejmujący konsekwencje za nieprzestrzeganie, nieposzanowanie, brak należytej staranności i uwagi, nadużycie i obejście systemu oraz procedury naprawcze. Kierownik podmiotu ponosi główną odpowiedzialność za proces dyscyplinarny. Czynności naprawcze ustala się i administruje nimi w drodze konsultacji, a nie autokratycznie. Poważne, umyślne, powtarzające się wykroczenia lub przypadki nieposzanowania obowiązujących zasad i zawodowych reguł nie mogą być tolerowane. W takich przypadkach będą podjęte odpowiednie kroki korygujące zachowanie partnerów lub pracowników lub zostanie zakończony stosunek pracy lub współpraca. Przestrzeganie zasad kontroli jakości jest rozpatrywane w podmiocie w formie indywidualnej, dokładnej i kompleksowej oceny każdego z partnerów i pracowników, prowadzonych w trybie ciągłym jak i w ramach planowanych regularnie procedur przeglądu personelu. Oceny przeprowadzane są okresowo, z pomocą formularzy ocen – załącznik nr 5. Pracownicy i współpracownicy muszą spełniać minimalne wymagania dotyczące stałego podnoszenia kwalifikacji zawodowych. Odbyte obowiązkowe i fakultatywne szkolenia są dokumentowane odpowiednimi zaświadczeniami. Zaświadczenia o podnoszeniu kwalifikacji zawodowych, jak również coroczne oświadczenie o niezależności i oświadczenia o zachowaniu poufności przechowywane są w aktach osobowych podmiotu. 4 5. Podejmowanie i kontynuacja zleceń Podmiot uprawniony podejmuje nowe lub kontynuuje istniejące zlecenie i współpracę z klientem dopiero wtedy, gdy partner odpowiedzialny za zlecenie zatwierdzi po analizie zlecenia jego podjęcie lub kontynuację. Dla każdego trwającego zlecenia wymaga się przeprowadzenia udokumentowanego przeglądu możliwości kontynuacji współpracy z klientem i określenie czy właściwym będzie dalsze świadczenie usług dla niego, bazując na wcześniejszym zleceniu i na planowaniu kontynuacji zlecenia. Podmiot uprawniony nie zatwierdza przyjęcia zlecenia od nowego klienta lub kontynuacji współpracy z dotychczasowym klientem, jeżeli występuje wysokie ryzyko (etyczne, niezależności, konfliktu interesów). Jeśli po przeprowadzeniu procedur przyjęcia lub kontynuacji zlecenia uzyskano informacje, które mogłyby skutkować odmową podjęcia się zlecenia, gdyby znane były wcześniej, to należy rozważyć, czy kontynuować zlecenie i zasięgnąć porady prawnej dotyczącej swojego stanowiska i możliwości zagwarantowania spełnienia wymogów zawodowych, regulacyjnych i prawnych. Ocena przyszłego klienta poprzedza ofertę dla klienta. Dla nowego zleceniodawcy przeprowadza się dokumentuje proces przeglądu przed akceptacją zlecenia przez firmę. Proces ten obejmuje ocenę ryzyka związanego z klientem. Podmiot uprawniony zasięga wszelkiej informacji rozważając wysłanie oferty. W przypadku podjęcia decyzji o przyjęciu nowego klienta, podmiot powinien spełniać stosowne wymogi etyczne, np. kontakt z byłą firmą audytorską i przygotować umowę do akceptacji przez klienta. W sytuacji, gdy zdecydowano o konieczności wycofania się ze zlecenia, należy opisać ten proces. Proces ten obejmuje uwzględnienie wymogów zawodowych, regulacyjnych, prawnych i wiążących się z nimi obowiązków sprawozdawczych oraz udokumentowanie znaczących zagadnień prowadzących do rezygnacji. Proces podejmowania i kontynuacji współpracy znajduje odzwierciedlenie w załączniku nr 6. 6. Realizacja zleceń Zasady i procedury SKJ wymuszają od podmiotu, aby zlecenia były wykonywane zgodnie ze standardami zawodowymi oraz mającymi zastosowanie regulacjami i wymogami prawnymi oraz, że sprawozdania biegłych rewidentów wydane przez podmiot uprawniony są właściwe w danych okolicznościach. W celu zagwarantowania spójnej i zgodnej ze standardami zawodowymi oraz regulacjami i wymogami prawnymi realizacji zlecenia przez pracowników, podmiot zapewnia przykładowe szablony dokumentacji roboczej w celu udokumentowania zlecenia dla klienta. Szablony te uaktualniane zgodnie z wymogami w celu odzwierciedlenia wszystkich zmian w standardach zawodowych. Biegli rewidenci wykorzystują je do dokumentowania kluczowych faktów, ryzyka i ocen związanych z podjęciem lub kontynuacją każdego zlecenia. W firmie szablonym tym jest także dokumentacja opracowana zgodnie z wdrożonym programem komputerowym badania sprawozdań finansowych. 5 Wymagania stawiane wszystkim pracownikom i współpracownikom przeprowadzającym zlecenie: - przestrzegać zasad planowania, nadzoru i przeglądu w podmiocie uprawnionym, - wykorzystywać firmowe szablony do przygotowania akt, dokumentacji i korespondencji oraz odpowiednie oprogramowanie, - przestrzegać zasad etycznych zawodu i firmy, - wykonywać swoją pracę z należytą starannością i uwagą, zgodnie ze standardami zawodowymi, - dokumentować swoją pracę, analizy, konsultacje i wnioski, - wykonywać swoją pracę zachowując obiektywizm, niezależność, terminowo i efektywnie, dokumentując ją w sposób zorganizowany, systematyczny, kompletny i czytelny, - upewnić się, czy wszystkie dokumenty robocze, dokumenty z akt, notatki, są parafowane, datowane i posiadają stosowne odnośniki i czy sprawy trudne i sporne zostały odpowiednio skonsultowane, - upewnić się czy kwestie właściwej komunikacji z klientem, oświadczenie, przeglądy i odpowiedzialność są jasno ustalone i udokumentowane, - zadbać aby sprawozdanie z wykonania zlecenia odzwierciedlało wykonaną pracę i zamierzony jej cel oraz aby wydano go zaraz po zakończeniu prac. Partner odpowiedzialny za zlecenie odpowiada za podpisanie sprawozdanie z wykonania zlecenia. Kluczowy biegły rewident lub kierownik zespołu realizującego zlecenie odpowiedzialny jest za: - ogólną jakość przydzielonego mu zlecenia, - sformułowanie wniosku o przestrzeganiu wymogów niezależności w stosunku do klienta, - dopilnowanie, aby zastosowano odpowiednie procedury związane z podejmowaniem i kontynuacją współpracy ze zleceniodawcą a wyciągnięte wnioski były właściwe i zostały udokumentowane, - bezzwłoczne przekazanie firmie wszystkich informacji, które wpłynęłyby na odmowę przyjęcia zlecenia, gdyby były wcześniej dostępne, tak aby firma i partner odpowiedzialny za zlecenie mogli podjąć stosowne działania, - upewnienie się czy zespół realizujący zlecenie ma odpowiednie zdolności, kompetencje i czas na wykonanie zlecenia zgodnie z zawodowymi standardami, regulacjami i wymogami prawnymi, - wykonanie i/lub nadzorowanie zlecenia zgodnie z zawodowymi standardami, regulacjami i wymogami prawnymi oraz zagwarantowanie, że wydane sprawozdania biegłych rewidentów są właściwe w danych okolicznościach, - poinformowanie kierownictwa klienta oraz osób sprawujących nadzór nad jednostką o tożsamości i roli partnera odpowiedzialnego za zlecenie, - zagwarantowanie poprzez przegląd dokumentacji i dyskusję przeprowadzoną z zespołem realizującym zlecenie uzyskania odpowiednich dowodów badania wspierających wyciągnięte wnioski i wydane sprawozdanie, - ustalenie, kiedy należy przeprowadzić kontrolę jakości zlecenia zgodnie ze standardami zawodowymi i polityką firmy, kiedy omówić z osobą dokonującą kontroli jakości zlecenia istotne zagadnienia wynikłe w toku jego realizacji, jak również nie datowane sprawozdanie biegłego rewidenta przed zakończeniem tego przeglądu. Wszystkie zlecenia, których podejmuje się podmiot uprawniony muszą być właściwie zaplanowane, nadzorowane i musi być dokonany ich przegląd. Planowanie wyznacza kierunek realizacji zlecenia, obejmuje opracowanie ogólnej strategii badania jak i przygotowanie szczegółowego podejścia do badania. Planowanie powinno być rozpoczęte przed realizacją zlecenia. 6 Nadzór występuje na różnych poziomach odpowiedzialności i jest ściśle powiązany z planowaniem i przeglądem. Zaleca się, aby dokonywać przeglądu wszystkich prac wykonywanych przez partnerów w ramach zlecenia. Osoby wyznaczone do przeprowadzania przeglądów muszą być wystarczająco kompetentne, doświadczone i być uprawnione przez partnera odpowiedzialnego za zlecenie. Przegląd wyników pracy obejmuje w szczególności rozważenie: - zgodności sposobu wykonania prac z wymogami krajowych standardów i przepisów prawa, - identyfikacji wszystkich istotnych kwestii, - podjęcia stosownych konsultacji oraz udokumentowania i realizacji powstałych w ich wyniku wniosków, - zasadności rodzaju, harmonogramu i zakresu prac, - zasadności i udokumentowania wniosków z badania sprawozdania finansowego w świetle wykonanej pracy, - wystarczalności i adekwatności uzyskanej dokumentacji z badania sprawozdania finansowego dla celów wydania opinii, - zrealizowania celów badania sprawozdania finansowego. Podmiot uprawniony zachęca członków zespołu realizującego zlecenie do konsultowania się między sobą dla znaczących zagadnień z innymi pracownikami firmy, a po uzyskaniu upoważnienia z innymi pracownikami spoza firmy. W każdej istotnej, trudnej lub spornej kwestii partner odpowiedzialny za zlecenie konsultuje się z innymi partnerami i pracownikami, którzy mają odpowiednie doświadczenie, wiedzę, kompetencje i upoważnienie. Podmiot uprawniony zapewnia dostępność wykwalifikowanego personelu i informacje, pozwalające na odbywanie stosownych konsultacji wewnętrznych i zewnętrznych. Istotę konsultacji, jej zakres i wnioski należy udokumentować i uzgodnić z konsultantem. Procedury konsultacji zapewniają, że wnioski z konsultacji zostaną uwzględnione. Zasady i procedury konsultacji stanowią załącznik nr 7. Podmiot uprawniony, jego partnerzy i pracownicy podejmują wszystkie konieczne kroki, zgodne ze standardami zawodowymi i standardami firmy, w celu wystarczającej identyfikacji, rozważenia, udokumentowania i rozwiązania rozbieżności zdań, które mogą powstać w wielu okolicznościach. Dla badań sprawozdań finansowych jednostek notowanych na giełdzie oraz innych jednostek objętych badaniem sprawozdań finansowych podmiot uprawniony ustanawia zasady i procedury przeprowadzania kontroli jakości zlecenia (weryfikację), zapewniające obiektywną ocenę znaczących osądów dokonanych przez realizującego zlecenie i ocenę wyciągniętych wniosków, służących do opracowania sprawozdania biegłego rewidenta. Weryfikacja jest wymagana przed datowaniem, nie póżniej niż w dacie sprawozdania biegłego rewidenta z badania sprawozdania finansowego jednostki. Kryteria weryfikacji zawarto w protokole z weryfikacji, stanowiący załącznik nr 8. Dla jednostek zainteresowania publicznego, weryfikacja bierze także pod uwagę: - ocenę zespołu realizującego zlecenie w aspekcie niezależności podmiotu uprawnionego w stosunku do konkretnych zleceń, - czy odbyły się odpowiednie konsultacje dotyczące rozbieżności zadań lub innych trudnych albo spornych spraw oraz wnioski wynikające z tych konsultacji, - czy dokumentacja wybrana do przeglądu odzwierciedla prace przeprowadzone w odniesieniu do znaczących osądów kierownictwa i czy potwierdza ona wnioski wyciągnięte przez realizujących zlecenie. 7 Weryfikacja nie ogranicza odpowiedzialności biegłego rewidenta odpowiedzialnego za badanie. Weryfikacja może być przeprowadzona przez członków zarządu,. Kompetentnych pracowników podmiotu uprawnionego lub doświadczonych biegłych rewidentów z zewnątrz, działających na podstawie umowy cywilnoprawnej zawartej z podmiotem uprawnionym. 7. Monitorowanie Monitorowanie obejmuje okresową ocenę adekwatności przyjętych zasad i procedur systemu kontroli jakości oraz ogólną efektywność SKJ i jego skuteczność. Nadzór obejmuje także opracowywanie zaleceń poprawiających działanie systemu, szczególnie gdy wykryto niedociągnięcia lub gdy zmieniły się standardy i praktyki zawodowe. Wszyscy pracownicy i współpracownicy nieformalnie nadzorują i przestrzegają jakości, etyki oraz standardów podmiotu uprawnionego. Nadzór ten stanowi nieodłączny aspekt profesjonalnej pracy. System monitorowania ma celu zapewnienie podmiotowi uprawnionemu uzasadnionej pewności, że znaczące i długotrwałe naruszenia polityki i kontroli jakości będą mało prawdopodobne lub zostaną wykryte. Wszyscy pracownicy i współpracownicy musza współpracować z nadzorującym. Odpowiedzialnym za nadzór w podmiocie uprawnionym jest osoba wyznaczona przez Kierownika. Podmiot uprawniony przeprowadza nadzór wybranych zleceń, które mogą być wyselekcjonowane bez wcześniejszego powiadomienia biegłego rewidenta/zespołu realizującego zlecenie. Minimalna liczba zleceń objętych inspekcją w roku nie może być mniejsza niż 5 % wszystkich zleceń. Dokumentacja z inspekcji powinna zawierać: - ocenę przestrzegania standardów zawodowych oraz mających zastosowanie regulacji i wymogów prawnych, - wyniki oceny elementów systemu kontroli jakości, - ocenę, czy podmiot uprawniony odpowiednio zastosował zasady i procedury kontroli jakości, - ocenę przestrzegania standardów zawodowych oraz mających zastosowanie regulacji i wymogów prawnych, - ocenę, czy sprawozdanie biegłego rewidenta jest odpowiednie do okoliczności, - identyfikację wszystkich niedociągnięć, ich skutków oraz decyzję, czy konieczne są dalsze działania, wraz z ich szczegółowym opisem, - podsumowanie wyników i wyciągniętych wniosków (dostarczonych podmiotowi), wraz z zaleceniami czynności naprawczych lub koniecznych zmian. Po dokonaniu rocznej oceny SKJ, nadzorujący musi poinformować o jej wynikach kluczowego biegłego / kierownika zespołu odpowiedzialnego za zlecenie. Raport musi zawierać szczegółowy opis przeprowadzonych procedur nadzoru i wyciągniętych wniosków – załącznik nr 9. W przypadku wystąpienia niedociągnięć określonych jako systemowe lub powtarzających się, podjęte muszą być bezzwłocznie czynności naprawcze. Ponieważ SKJ ma chronić interes publiczny, podmiot uprawniony musi w sposób przejrzysty i rygorystyczny odnosić się do jego nieprzestrzegania, zwłaszcza do umyślnego nieprzestrzegania. W niektórych przypadkach właściwe może być nałożenie czasowego reżimu nadzoru, którzy mają trudności z przestrzeganiem systemu kontroli jakości, aż do czasowego lub stałego ograniczenia prac lub ich zaangażowania w zlecenia. 8 Skargi i zarzuty szczególnie dotyczące niezachowania należytej staranności przy wykonywanej pracy na rzecz klienta są ważnymi sprawami. Na każdą skargę otrzymaną od klienta lub osób trzecich ma być udzielona odpowiedź tak szybko, jak to jest praktycznie możliwe wraz ze zobowiązaniem, że odpowiedź będzie dostarczona zaraz po odpowiednim zbadaniu sprawy. Wszyscy pracownicy i współpracownicy mogą swobodnie zgłaszać sprawy bez obawy o represje. 8. Dokumentacja Podmiot opracowuje zasady i procedury, które określają poziom i zakres wymaganej dokumentacji we wszystkich zleceniach i do ogólnego użytku. Ustala także zasady i procedury wymagające odpowiedniej dokumentacji dostarczającej dowodów działania każdego z elementów SKJ. Zasady te gwarantują, że dokumentacja jest wystarczająca i odpowiednia dla dostarczenia dowodów na: - przestrzeganie każdego z elementów systemy kontroli jakości, - potwierdzenie wydania każdego sprawozdania z wykonania zlecenia, zgodnie ze standardami zawodowymi i standardami podmiotu uprawnionego oraz regulacjami i wymogami prawnymi, wraz z dowodem, że ukończono weryfikację na datę lub przed datą sprawozdania biegłego rewidenta. Dokumentacja musi być przechowywana przez okres nie krótszy niż 5 pełnych lat kalendarzowych. Podmiot uprawniony zapewnia zachowanie poufności, bezpieczeństwo przechowywania, dostępność oraz możliwość odtworzenia dokumentacji zlecenia. Dokumenty robocze nie będą ujawniane stronom trzecim do momentu, gdy: - klient upoważni na piśmie do ujawnienia ich, - istnieje zawodowy obowiązek ujawnienia informacji, - ujawnienie jest wymagane w trakcie procesu prawnego lub sądowego, - ujawnienie jest wymagane przez prawo lub regulacje. Polityka podmiotu uprawnionego nakazuje stosowanie odpowiednich okresów archiwizacji dokumentów. W razie skreślenia firmy z listy podmiotów uprawnionych do badania sprawozdań finansowych, prowadzonej przez Krajową Radę Biegłych Rewidentów KIBR, podmiot uprawniony przekazuje dokumentację systemu kontroli jakości do Krajowej Izby Biegłych Rewidentów. KIBR przechowuje dokumentację przez 5 lat licząc od końca roku, w którym nastąpiło skreślenie podmiotu uprawnionego z listy podmiotów uprawnionych do badania sprawozdań finansowych. 9
