Wzór sprawozdania
advertisement
Załącznik nr 1 do „Wytycznych Instytucji Zarządzającej w zakresie kontroli i monitorowania projektów” SPRAWOZDANIE W ZAKRESIE MONITOROWANIA PROJEKTU W OKRESIE TRWAŁOŚCI złożenie sprawozdania korekta Nr i nazwa Osi priorytetowej Nr i nazwa działania/schematu Nr projektu Tytuł projektu Nazwa Beneficjenta Data zakończenia realizacji - data ostatniej płatności IZ Termin końcowy zachowania trwałości projektu (wypełnia IZ) rrrr lub dd-mm-rrrr1 Okres sprawozdawczy I. Informacje ogólne 1. Czy w okresie sprawozdawczym cel projektu został zachowany? TAK NIE (Jeżeli nie, to należy wyjaśnić przyczyny) ……………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………… 2. Czy w okresie sprawozdawczym zaszły zmiany w formie prawnej Beneficjenta? TAK NIE (Jeżeli tak, to proszę opisać zaistniałe zmiany i ich przyczyny) ..………………………………………………………………………………………………………………..…… ……………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………… 1 Zaleca się pełne wpisanie daty dla pierwszego i ostatniego roku okresu trwałości. 3. Czy w okresie sprawozdawczym projekt został poddany modyfikacji wynikającej ze zmiany charakteru własności elementu infrastruktury? (np. sprzedano zakupione/wytworzone środki trwałe, wartości niematerialne i prawne/poddane robotom budowlanym obiekty). TAK NIE (Jeżeli tak, to proszę opisać zaistniałe zmiany i ich przyczyny) ……………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………….... 4. Czy w okresie sprawozdawczym projekt został poddany modyfikacji polegającej na zaprzestaniu działalności produkcyjnej (działalności Beneficjenta, która została dofinansowana w ramach projektu). TAK NIE (Jeżeli tak, to proszę opisać zaistniałe zmiany i ich przyczyny) ……………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………….... 5. Czy w okresie sprawozdawczym projekt został poddany modyfikacji mającej wpływ na charakter lub warunki realizacji projektu? (np. infrastruktura powstała podczas realizacji projektu została wykorzystana na inny niż przewidziany we wniosku cel) TAK NIE (Jeżeli tak, to proszę opisać zaistniałe zmiany i ich przyczyny) ……………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………......................... 6. Czy w okresie sprawozdawczym projekt został poddany modyfikacji powodującej uzyskanie nieuzasadnionej korzyści przez beneficjenta lub inny podmiot ? (np. na przedmiot objęty projektem uzyskano dofinansowanie ze środków publicznych wspólnotowych bądź krajowych, dofinansowano projekt z innych źródeł, np. NFOŚiGW, nastąpiło umorzenie kredytu; bądź oddano go w leasing, najem; TAK NIE (Jeżeli tak, to proszę opisać zaistniałe zmiany i ich przyczyny) ……………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………......................... 7. Czy w trakcie trwania okresu realizacji projektu lub po jego zakończeniu projekt został skontrolowany przez instytucję zewnętrzną inną aniżeli IZ MRPO np. NIK, UKS, UZP? TAK NIE Strona 2 z 11 (Jeżeli tak, to należy podać zakres, termin przeprowadzenia kontroli oraz załączyć wyciąg z wyników kontroli – fragment w zakresie dotyczącym zrealizowanego projektu. Wyciąg z danej kontroli należy złożyć tylko jeden raz.) ……………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………...................... .................................................................................................................................................................. 8. Czy w okresie trwałości przeprowadzano przeglądy gwarancyjne infrastruktury? TAK NIE NIE DOTYCZY (ad. 8: w przypadku odpowiedzi ‘tak’ lub ‘nie’ należy odpowiedzieć na dodatkowe pytania 8.1-8.5 w zakresie przeglądów gwarancyjnych; odpowiedź ‘nie dotyczy’ należy wypełnić w przypadku, gdy w projekcie nie poniesiono wydatków dotyczących inwestycji w infrastrukturę) 8.1 8.2 8.3 8.4 8.5 W ramach kosztów kwalifikowanych projektu zostały zawarte umowy z wykonawcami, które narzucały na wykonawcę (lub na inny podmiot) wymóg przeprowadzenia przeglądów gwarancyjnych? Przeglądy, o których mowa w pkt 8.1, zostały wykonane zgodnie z postanowieniami umów W ramach przeglądów gwarancyjnych o których mowa w pkt 8.1 stwierdzono usterki Usterki zostały naprawione przez wykonawcę w ramach gwarancji W przeglądach, o których mowa w pkt 8.1 zgodnie z postanowieniami umów uczestniczyły osoby, których wynagrodzenie było sfinansowane w ramach kosztów kwalifikowanych w projekcie (w szczególności inspektorzy nadzoru) TAK NIE TAK NIE TAK NIE TAK NIE TAK NIE Uwagi/wyjaśnienia: …………………………………………………………………………………………………………................... ................................................................................................................................................................... 9. Czy w okresie sprawozdawczym infrastruktura poddana była bieżącej konserwacji? TAK NIE NIE DOTYCZY (ad. 8. i 9: Beneficjent jest zobowiązany do przeprowadzania stosownych przeglądów/konserwacji wymaganych odrębnymi właściwymi przepisami prawa/umowami z wykonawcami. Protokoły z przeglądów i ewentualne protokoły z odbioru prac naprawczych nie należy załączać do sprawozdania – protokoły, o którym mowa w pkt. 8 mogą podlegać weryfikacji w przypadku wylosowania danego projektu do kontroli trwałości na miejscu; odpowiedź ‘nie dotyczy’ należy wypełnić w przypadku, gdy w projekcie nie poniesiono wydatków dotyczących inwestycji w infrastrukturę) 10. Czy w okresie sprawozdawczym dokonano wymiany lub modernizacji środków trwałych, wyposażenia zakupionego w ramach projektu? TAK NIE NIE DOTYCZY (Jeśli tak, należy opisać jakie środki trwałe, wyposażenie zostało wymienione lub zmodernizowane oraz podać przyczynę wymiany/modernizacji) ………………………………………………………………………………………………………………………. ………………………………………………………………………………………………………...................... ................................................................................................................................................................... Strona 3 z 11 II. Promocja projektu 1. Czy Beneficjent stosuje odpowiednie środki informowania i promocji projektu, zgodnie z umową zawartą w ramach MRPO? 2. TAK NIE Proszę wymienić instrumenty informacji i promocji, które są stosowane dla projektu. (Instrumentami informacji i promocji projektu są m.in. tablice informacyjne, stałe tablice pamiątkowe, naklejki informacyjne, billboardy, plakaty, dyplomy, certyfikaty, publikacje, ulotki itd.) ………………………………………………………………………………………………………………….…… ……………………………………………………………………………………………………………….……… …………………………………………………………………………………………………................………... Ponadto do sprawozdania należy dołączyć aktualne zdjęcie tablic/tablicy promocyjnej), informującej o udziale UE we współfinansowaniu projektu. III. Wskaźniki realizacji projektu 1. Czy osiągnięte na zakończenie realizacji projektu wskaźniki produktu zostały utrzymane? 3. TAK Nazwa wskaźnika CZĘŚCIOWO NIE Jednostka miary Wartość wskaźnika potwierdzona na kontroli projektu na zakończenie realizacji NIE DOTYCZY Rok osiągnięcia UWAGI: Stan obecny utrzymane/ zmodyfikowane (W przypadku odpowiedzi „NIE” lub „CZĘŚCIOWO” należy opisać odstępstwa w zakresie wartości osiągniętych i utrzymanych wskaźników oraz wskazać zaistniałe zmiany). ……………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………… Odpowiedzi „NIE DOTYCZY” można udzielić w przypadku projektów nieinfrastrukturalnych, realizowanych m.in. w ramach Działań 8.1 i 8.2. 2. Czy wskaźniki rezultatu planowane do osiągnięcia po zakończeniu realizacji projektu zostały osiągnięte? TAK Nazwa wskaźnika CZĘŚCIOWO NIE Jednostka miary Wartość docelowa wg wniosku o dofinansowanie lub inna wartość Strona 4 z 11 NIE DOTYCZY Wartość osiągnięta w roku sprawozdaw czym UWAGI: W przypadku rozbieżności pomiędzy zakładaną wielkością docelową zatwierdzona przez IZ MRPO na rok sprawozdawczy a osiągniętą wartością, należy opisać przyczyny i ewentualną prognozę osiągnięcia wskaźnika Należy dostarczyć zestawienie zbiorcze, spis dokumentów potwierdzających osiągnięcie wskaźnika (np. faktury, umowy o pracę, zdjęcia, listy obecności itp.). Każdy dokument wymieniony w zestawieniu powinien zostać opisany w sposób umożliwiający weryfikację wskaźnika (np. w przypadku miejsca pracy należy wskazać przede wszystkim stanowisko, datę zawarcia umowy /w przypadku umów zawartych na czas określony daty graniczne zatrudnienia/ i wymiar etatu). Dokumenty należy przechowywać w oryginale lub kopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem wraz z pozostałą dokumentacją projektową. W przypadku jeżeli osiągnięte wartości wskaźników w danym roku sprawozdawczym są takie same, jak ustalono w toku kontroli na zakończenie realizacji projektu wówczas nie ma konieczności przedkładania zestawienia dokumentów potwierdzających osiągnięcie wskaźników (np. w przypadku wskaźnika pn. Liczba stałych miejsc pracy utworzonych w wyniku realizacji projektu lub wskaźnika pn. moc zainstalowana). Odpowiedzi „NIE DOTYCZY” można udzielić w przypadku projektów nieinfrastrukturalnych, realizowanych m.in. w ramach Działań 8.1 i 8.2. IV. Kwalifikowalność podatku VAT 1. Czy w projekcie podatek VAT był kwalifikowany? 4. TAK NIE W przypadku, gdy zaznaczono odpowiedź „NIE” Beneficjent nie wypełnia dalszej części pytań w zakresie „kwalifikowalności podatku VAT”. W przypadku, gdy zaznaczono odpowiedz „TAK” dla opcji gdy podatek VAT został częściowo zakwalifikowany należy uwzględnić tą kwestię w dalszej części sprawozdania. 2. Czy nastąpiło nieodpłatne przeniesienie całości lub części przedmiotu inwestycji jednostce posiadającej odrębną osobowość prawną? 5. TAK NIE UZASADNIENIE: Infrastruktura projektu została nieodpłatnie przekazana niżej wskazanemu podmiotowi (należy wypełnić na podstawie stanu faktycznego): …………………………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………………………. (nazwa podmiotu, nr NIP podmiotu, powiązanie z Beneficjentem) na podstawie ………………………………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………………………………….. (nazwa, nr i data tytułu prawnego) 3. Czy podmiot, na który wystawiono faktury jest czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług? 1. TAK NIE Strona 5 z 11 UZASADNIENIE: Wnioskodawca lub podmiot, na który wystawiane są faktury jest zwolniony od podatku na podstawie (należy wskazać podstawę prawną): ……………………………………………………………………………………………….… ………………….……………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… W przypadku, gdy zaznaczono odpowiedź „NIE” Beneficjent nie wypełnia dalszej części pytań w zakresie „kwalifikowalności podatku VAT”. 4. Czy podmiot, na który wystawiono faktury jest organem władzy publicznej albo urzędem obsługującym ten organ i realizując projekt działa w zakresie realizowanych zadań nałożonych odrębnymi przepisami prawa, dla których został powołany (władztwo publiczne - wypełniają organy władzy publicznej)? 2. TAK NIE 5. Czy poza zakresem wynikającym z realizowanych zadań nałożonych odrębnymi przepisami prawa, dla których został powołany, beneficjent/podmiot realizujący projekt wykorzystuje produkty projektu również w oparciu o zawarte umowy cywilnoprawne (władztwo publiczne - wypełniają organy władzy publicznej)? 1. TAK NIE UZASADNIENIE: Projekt polega na: …………………………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………………………. (opisz krótko założenia projektu i wskaż, że zrealizowany został przez organ władzy publicznej w ramach działań nałożonych odrębnymi przepisami, wskaż te przepisy. Wykaż, że nie zachodzą czynności wykonywane na podstawie zawartych umów cywilno-prawnych) 6. Czy podmiot, na który wystawiono faktury dokonuje w projekcie wyłącznie czynności zwolnionych lub wyłącznie czynności zwolnionych i niepodlegających opodatkowaniu? 2. TAK NIE UZASADNIENIE: Wnioskodawca lub podmiot, na który były wystawiane faktury dokumentujące poniesienie kosztów kwalifikowanych dokonuje wyłącznie czynności zwolnionych lub wyłącznie czynności zwolnionych i niepodlegających opodatkowaniu: ……………….…………………………………………………………………………………. ………………………………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………………….……………. ………………………………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………………………………….. Strona 6 z 11 ………………………………………………………………………………………………….. ………………………….….…………………………………………………………………… (należy podać jakie czynności i na jakiej podstawie prawnej albo wskazać, że podatnik jest zwolniony od podatku ze względu na fakt, że wykonuje wyłącznie czynności opodatkowane zwolnione – w takich przypadkach należy do oświadczenia dołączyć stosowne zaświadczenie z właściwego organu podatkowego potwierdzające fakt rejestracji podmiotu jako „podatnika VAT zwolnionego”) 7. Czy w projekcie zmieniła się proporcja podatek VAT w sytuacji gdy podatek VAT był częściowo kwalifikowany: TAK NIE NIE DOTYCZY UZASADNIENIE (tylko w przypadku odpowiedzi „TAK”): …………………………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………………………. ………………………………………………………………………………………………… 8. Czy w zakresie rzeczowym objętym kosztami kwalifikowalnymi projektu wystąpiły/występują/wystąpią jakiekolwiek przychody zarówno po stronie beneficjenta/realizatora, jak i podmiotów użytkujących (w tym na podstawie umów cywilno-prawnych) albo czy produkty projektu utworzone w ramach kosztów kwalifikowalnych wykorzystywane są do działalności związanej z uzyskiwaniem przychodów? 3. TAK NIE Opis stanu faktycznego: …………………………………………………………………………………………………… …….……………..………………………………………………………………………………. ………………….……………………..…………………………………………………………. …………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………… Data uzyskanie pierwszego przychodu: (d-m-rok): …………………………………………………………………………………………………… Podstawa prawna: …………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………… UZASADNIENIE: Produkt projektu Sposób wykorzystania Strona 7 z 11 W przypadku, gdy zaznaczono odpowiedź „NIE” Beneficjent nie wypełnia dalszej części pytań w zakresie „kwalifikowalności podatku VAT”. 9. Czy Beneficjent/Realizator projektu prowadzi sprzedaż opodatkowaną z wykorzystaniem elementów wytworzonych/zakupionych w ramach poniesionych kosztów kwalifikowanych zrealizowanego projektu? 4. TAK NIE UZASADNIENIE (tylko w przypadku odpowiedzi „TAK”): ………………………………………………………………………………………………….. ………………………………………………………….………………………………………. ………………………………………………………………………………………………….. ………………….………………………………………….…………………………………… …………………………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………………………. …………………………………….…………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………. W przypadku, gdy zaznaczono odpowiedź „NIE” Beneficjent nie wypełnia dalszej części pytań w zakresie „kwalifikowalności podatku VAT”. 10. Czy w okresie sprawozdawczym beneficjent/realizator projektu uzyskał prawna możliwość odzyskania podatku VAT rozliczonego w ramach kosztów kwalifikowanych w projekcie? 5. TAK NIE UZASADNIENIE (tylko w przypadku odpowiedzi „TAK”): ………………………………………………………………………………………………….. ………………………………………………………….………………………………………. ………………………………………………………………………………………………….. ………………….………………………………………….…………………………………… ………………………………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………………………………….. …………………………………….……………………………………………………………. ………………………………………………………………………………………………….. (Należy wskazać zmiany warunkujące możliwość odzyskania podatku VAT w związku ze zrealizowanym projektem. Należy wskazać czy powstałe zmiany warunkują przeniesienie do kosztów niekwalifikowanych podatku VAT w całości czy też w określonej proporcji. Należy przedstawić wielkość proporcji, jeżeli dotyczy). 11. Czy w okresie sprawozdawczym dokonano korekty deklaracji VAT związanej z wydatkami kwalifikowanymi objętymi projektem? 6. TAK NIE UZASADNIENIE (tylko w przypadku odpowiedzi „TAK”): ………………………………………………………………………………………………….. ………………………………………………………….………………………………………. Strona 8 z 11 ………………………………………………………………………………………………….. ………………….………………………………………….…………………………………… …………………………………….……………………………………………………………. …………………………………………………………………………………………………. (W przypadku, gdy zaznaczono odpowiedź „TAK” należy opisać z jakiego powodu dokonano korekty) V. Generowanie dochodu w projekcie 1. Czy projekt: a) był realizowany w ramach Działań 7.4 Poprawa bezpieczeństwa ekologicznego oraz ochrona przed skutkami klęsk żywiołowych lub 9.3 Przygotowanie inwestycji strategicznych MRPO? b) był realizowany w ramach Działania 4.1 Rozwój infrastruktury drogowej lub był projektem drogowym, realizowanym w ramach innego działania MRPO? c) był objęty zasadami pomocy publicznej? d) jest mniejszy lub równy 1 mln euro? TAK NIE TAK NIE TAK TAK NIE NIE W przypadku czterokrotnego udzielenia odpowiedzi ”NIE” na pytanie nr 1 należy przejść do kolejnych pytań, tj. pytań nr 2 i nr 3. W pozostałych przypadkach udzielanie odpowiedzi na kolejne pytania (nr 2 i 3) nie jest wymagane. 2. Czy w ramach projektu pojawiły się inne lub/i nowe źródła przychodów? 7. TAK NIE W przypadku udzielenia odpowiedzi „TAK” Beneficjent winien przedstawić inne lub/i nowe źródła przychodów. Należy je wymienić i wskazać ich wartość. Przy weryfikacji sprawozdania i analizie wskazanego uzasadnienia IZ MRPO może zobowiązać beneficjenta do dokonania aktualizacji analizy finansowej w celu weryfikacji przyznanego poziomu dofinansowania. ……………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………… Po dokonaniu odpowiedzi na niniejsze pytanie należy przejść do pytania nr 3. 3. Czy nastąpiły istotne zmiany w stosowanej dotychczas polityce taryfowej (cenowej)? 1. TAK NIE W przypadku udzielenia odpowiedzi „TAK” Beneficjent winien dokładnie uzasadnić, co rozumie przez tę zmianę. Przy weryfikacji sprawozdania i analizie wskazanego uzasadnienia IZ MRPO może zobowiązać beneficjenta do dokonania aktualizacji analizy finansowej i w celu weryfikacji przyznanego poziomu dofinansowania. …………………………………………………….………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………. VI. Zgodność projektu z politykami horyzontalnymi 1. Czy projekt zrealizowany przez Beneficjenta jest zgodny z deklaracją zawartą we wniosku o dofinansowanie w zakresie polityki równości szans? 2. TAK NIE (Jeżeli nie, to należy wyjaśnić przyczyny) ……………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………..……………. Strona 9 z 11 2. Czy projekt zrealizowany przez Beneficjenta jest zgodny z deklaracją zawartą we wniosku o dofinansowanie w zakresie zgodności z polityką zrównoważonego rozwoju – ochrona i poprawa jakości stanu środowiska? 3. TAK NIE (Jeżeli nie, to należy wyjaśnić przyczyny) ………………………………………………………………………………………………………………............ ................................................................................................................................................................... VII. Archiwizacja 1. Miejsce przechowywania dokumentacji projektowej (w szczególności umowy o dofinansowanie wraz z załącznikami, oryginałów dokumentów przedstawianych do wniosków o płatność i na potrzeby kontroli na miejscu realizacji)? (należy podać adres) ……………………………………………………………………………………………………………….… …………………………………………………………………………………………………………………. 2. Czy wskazane miejsce jest (właściwe podkreśl): A siedzibą Beneficjenta B miejscem realizacji projektu C inne:…………………………………………………………………………………………. 3. Czy Beneficjent posiada procedury, które zapewniają przechowywanie dokumentacji związanej z realizacją projektu zgodnie z zapisami „Wytycznych Instytucji Zarządzającej MRPO w zakresie kontroli i monitorowania projektów”, w tym przez okres trzech lat od daty zamknięcia programu bądź w przypadku, gdy Beneficjent otrzymał dofinansowanie stanowiące pomoc publiczną, przez okres 10 lat od dnia zawarcia umowy o dofinansowanie, lecz nie krócej niż do trzech lat od zamknięcia programu? 4. TAK NIE . VIII. Wskazanie aktualnych danych kontaktowych Beneficjenta 1. 2. 3. 4. 5. Adres do korespondencji:……………………………….. Nr tel………………………………….. Nr fax…………………………………. Mail……………………………………. Imię i nazwisko oraz dane kontaktowe osoby sporządzającej sprawozdanie……………………………………………………………………………… Oświadczenie Beneficjenta Oświadczam, że informacje zawarte w niniejszym sprawozdaniu są zgodne ze stanem faktycznym. Strona 10 z 11 Imię i Nazwisko2 Adres Numer telefonu/faksu Data Pieczęć i podpis Lista załączników: Lp. Nazwa załącznika 1 Oświadczenie, zobowiązujące Beneficjenta do niezwłocznego poinformowania IZ MRPO o zmianie swojej sytuacji czy stanu prawnego, które to zmiany miałyby wpływ na treść przedstawionej interpretacji Izby Skarbowej Kopia indywidulanej interpretacji Izby Skarbowej w zakresie kwalifikowalności podatku VAT Kopia fragmentów wyników kontroli przeprowadzonych przez inne instytucje w zakresie projektu Ankieta NFZ (dotyczy jedynie ZOZ realizujących projekty w ramach działania 5.2, 6.3.a oraz 1.2 w zakresie sprzętu medycznego) Ankieta dotycząca wykorzystania infrastruktury powstałej w ramach projektów realizowanych przez Uczelnie Wyższe Ankieta dotycząca Stref Aktywności Gospodarczej Ankieta Działanie 9.3 Przygotowanie inwestycji strategicznych Aktualne zdjęcie tablic/tablicy promocyjnej), informującej o udziale UE we współfinansowaniu projektu Oświadczenie w zakresie przeglądów gwarancyjnych Inne 2 3 4 5 6 7 8 9 10 TAK 2 NIE Nie dotyczy Ankietę podpisuje osoba, upoważniona do reprezentowania Beneficjenta (zgodnie z pkt. C1.8 wniosku aplikacyjnego) lub posiadająca do tego stosowne pełnomocnictwo (należy przekazać stosowne upoważnienie jako załącznik do sprawozdania). Strona 11 z 11
