System Zarządzania Forte

Struktura Organizacji
System Zarządzania Forte
Struktura Organizacji
Joanna Kałan sierpień 2009
"Treść stopki"
1 / 11
Error! Reference source not found.
1. Omówienie zastosowania modułu Struktura Organizacji
Moduł niezbędny do właściwej implementacji wszystkich pozostałych elementów
Systemu Forte z obszaru Zarządzania Zasobami: zarówno Majątkiem Przedsiębiorstwa
jak i Kapitałem Ludzkim. Umożliwia odwzorowanie procesów zachodzących w
przedsiębiorstwie w zakresie struktury organizacyjnej, hierarchii zależności służbowych
wg których procesowane są różne zdarzenia biznesowe z udziałem pracowników.
Jest to moduł podstawowy, który umożliwia oprócz konfiguracji produktu i nadania
uprawnień, zindywidualizowanie zgodnie z potrzebami klienta.
2. Przygotowanie modułu do pracy
Instalacja modułu Forte Kadry i Płace
Przed przystąpieniem do instalacji modułu Forte Struktura Organizacji należy
zainstalować moduł Forte Kadry i Płace. Obydwa moduły przygotowane są do ścisłej
współpracy, a moduł Forte Struktura Organizacji korzysta z bazy danych modułu
Forte Kadry i Płace.
Instalacja modułu Struktura Organizacji
Moduł Forte Struktura Organizacji uruchamia się poprzez wejście na stronę WWW w
przeglądarce Internet Explorer. Adres strony programu jest budowany w następujący
sposób:
http://[nazwa serwera]/[ścieżka instalacji]
gdzie [ścieżka instalacji] oznacza ścieżkę wybieraną przez użytkownika w trakcie
instalacji
Konfiguracja modułu (wybranie modułów, które będą użytkowane)
Po pierwszej instalacji modułu i zalogowaniu się do niego Wybranie ścieżki:
Konfiguracja/Moduły wyświetla formularz, w którym decydujemy, które moduły
dostępne poprzez menu będą użytkowane. Okno dostępne jest dla osoby
konfigurującej program.
Konfiguracja poszczególnych elementów aplikacji
W celu konfiguracji poszczególnych elementów aplikacji należy otworzyć okno Dane
w grupie Konfiguracja gdzie ustawiamy:
Error! Reference source not found.
2 / 11
Error! Reference source not found.
 Konfiguracja wysyłania SMS-ów - nazwę konta, hasło oraz kod
usługi.
 Konfiguracja wysyłania poczty - informacje dotyczące serwera
pocztowego i konta mailowego, z którego moduł wysyła informacje
oraz adres zwrotny, pod który tra-fiają wiadomości od użytkowników.
 Konfiguracja ścieżek aplikacji - ścieżki dostępu: do zdjęć (fizyczną,
na dysku oraz URL) do grafiki (URL), do schematów (URL).
 Konfiguracja ustawień pracy definiuje się wybrane ustawienia
modułu takie jak:. częstotliwość przejazdów (min), naliczanie dojazdów
służbowych, pieczątka na dokumentach wyjazdów.
3. Omówienie pracy z modułem Struktura Organizacji –
szczegółowa konfiguracja pod potrzeby firmy
Funkcjonalności obsługujące moduł znajdują się w menu głównym w grupie
Administracja oraz Pulpit pracownika.
Administracja
W grupie administracja znajdują się elementy opisujące system, dział administracji,
dział personalny oraz dział techniczny
System - znajdują się tu okna, w których Użytkownik dokonuje zdefiniowania firm,
grup użytkowników, administratorów systemu, kierowników działów, przypisuje
użytkownikom funkcje, oraz definiuje sposoby akceptacji dostępnych systemów
Sesje - w zakładce Administracja/System/Sesje można zobaczyć listę aktualnie
zalogowanych użytkowników modułu Struktura Organizacji
Firmy – wpisuje się tutaj dane firmy lub firm, które program będzie obsługiwał. Można
to zrobić uruchamiając formatkę wybierając kolejno: Administracja/System/Firmy.
W programie występują dwa podstawowe rodzaje formatek edycyjnych. Pierwsza z
nich to formatka do wprowadzania nowych elementów. Pod tą formatką widoczny jest
przycisk Wstaw nową firmę.
Po pojawieniu się formatki Dane firmy należy wpisać: nazwę firmy, numer NIP,
miasto, w którym firma ma swoją siedzibę, adres oraz kod pocztowy oraz podać stan
majątku trwałego.
Error! Reference source not found.
3 / 11
Error! Reference source not found.
Drugi rodzaj formatki służy do edycji elementów już wprowadzonych. Pod taką formatką
znajdują się przyciski Zapisz zmiany oraz Wyczyść formularz. Jeżeli zmieniły się wszystkie
dane edytowanego elementu, używamy przycisku Wyczyść formularz.
Zmiana danych firm - w oknie z danymi firm na drzewku katalogu
Administracja/System/Firmy należy wybrać firmę, której dane chcemy skorygować. W
formatce pojawią się jej dane, należy ustawić kursor w odpowiednim polu, a następnie
usunąć nieaktualne dane i wpisać nowe. Operację kończymy zatwierdzając zmiany
przyciskiem Zapisz zmiany.
Usuwanie firm - w oknie z danymi firm na drzewku katalogu Administracja/System/Firmy
należy wybrać firmę, którą chcemy usunąć. Naciśnięcie przycisku Zapisz zmiany spowoduje
usunięcie firmy z programu.
Po wpisaniu wszystkich danych zatwierdzamy przyciskiem Zapisz zmiany, znajdującym się
pod formatką. W katalogu Firmy znajdującym się pod formatką pojawi się nazwa
wprowadzonej firmy, a formatka jest znowu pusta i gotowa do wprowadzenia następnej
firmy, którą będzie obsługiwała aplikacja. Aplikacja nie ma ograniczenia, jeżeli chodzi o
liczbę obsługiwanych firm.
Grupy
Definiowanie grupy pracowników – odbywa się poprzez polecenie
Administracja/System/Grupy.
W formularzu Grupa pracowników, w polu nazwa nadajemy grupie nazwę.
W polu rodzaj wybieramy, jaka to ma być grupa (standardowa – wybieramy pracowników z
listy czy też wszyscy – w grupie są wszyscy pracownicy firmy), a następnie zatwierdzamy
przyciskiem Wstaw nową grupę pracowników. Grupa pojawi się na drzewku Grupy
pracowników i pojawi się formularz Grupa pracowników w formacie edycyjnym.
W oknie tego formularza możemy wykonywać operacje związane z grupą pracowników:
zmieniać ich nazwy, usuwać grupy i przyporządkowywać pracowników do grup oraz usuwać
pracowników z grupy.
Dodawanie pracowników do grupy – odbywa się poprzez kliknięcie przycisku w części
formularza Członkowie grupy i z listy wybranie pracownika, a następnie kliknięcie przycisku
Dodaj. Pracownik powinien pojawić się na drzewku członkowie grupy.
Error! Reference source not found.
4 / 11
Error! Reference source not found.
Usuwanie pracowników z grupy – odbywa się poprzez wybranie grupy, a następnie
kliknięcie w nazwisko pracownika na drzewku członkowie grupy. Pracownik powinien zniknąć
z listy członków grupy.
Dodawanie pracowników z innych grup do danej grupy - można stworzyć grupę, do której
należą członkowie innych grup, poprzez połączenie pracowników kilku grup w jedną grupę.
Aby to zrobić należy zdefiniować nową grupę lub wybrać już istniejącą, a następnie kliknąć
obok przycisku Dodaj z grupy i wybrać grupę, z której chcemy dodać pracowników. Po
kliknięciu przycisku Dodaj z grupy pracownicy z wybranej grupy pojawią się na drzewku
członków grupy.
Konfiguracja i nadawanie praw użytkownikom, administratorom
- aby nadać pracownikowi status użytkownika systemów w firmie należy wybrać
kolejno: Administracja/System/Użytkownicy.
- aby dodać użytkownika należy wybrać pracownika z listy w lewej części okna i dodać go do
listy w prawej części za pomocą przycisku Nadaj uprawnienia. Nie ma ograniczenia dla
dodawanej ilości użytkowników
- aby nadać pracownikowi status administratora systemów w firmie należy wybrać kolejno:
Administracja/System/Administratorzy.
- aby dodać administratora należy wybrać pracownika z listy w lewej części okna i dodać go
do listy w prawej części za pomocą przycisku Nadaj uprawnienia.
Wprowadzanie danych i stanowisk kierowników
Wprowadzając dane administrator powinien jak najwcześniej wpisać dane kierowników
(dyrektorów) działów Administracji, Personalnego oraz Technicznego (pamiętając jednak
o hierarchii w strukturze firmy) ponieważ kierownicy tych działów mają przywilej nadawania
innym pracownikom uprawnień do wprowadzania danych obiektów przyporządkowywanych
tym działom.
By nadać takie prawa kierownikom działów Administracji, Personalnego oraz
Technicznego, należy wprowadzić ich do struktury firmy w sposób analogiczny jak przy
wprowadzeniu pracownika, a następnie dodać ich do listy użytkowników, po czym wybrać
kolejno Administracja/System/Kierownicy.
W formatce Kierownicy działów, należy po kliknięciu przycisku wybrać z rozwijanej listy
osobę, która jest kierownikiem danego działu, a następnie kliknąć przycisk Nadaj
uprawnienia.
Error! Reference source not found.
5 / 11
Error! Reference source not found.
Zdefiniowanie w module Struktura Organizacji grup osób uprzywilejowanych oraz
głębokości ścieżek akceptacji
Osoby uprzywilejowane
W celu usprawnienia pracy w firmie w można zdefiniować w module Struktura Organizacji
grupy osób uprzywilejowanych, zwolnionych z pewnych czynności bądź automatycznie do
nich włączanych np.
Osoby zwolnione z akceptacji – do grupy dodawane są osoby, których wnioski akceptowane
są w sposób automatyczny
Osoby nie pełniące funkcji asystenta- do grupy dodawane są osoby które nie mogą pełnić
funkcji asystentów
Osoby otrzymujące kopie maili - do grupy dodawane są osoby, które są uprawnione do
otrzymywania kopii maili
Osoby powiadamiane o zwolnieniach - do grupy dodawane są osoby, które powinny zostać
powiadomione o zwolnieniach
Osoby wdrażające aplikację - do grupy dodawane są osoby wdrażające aplikację
Osoby zarządzające typami kompetencji - do grupy dodawane są osoby które będą miały
uprawnienia zarządzających kompetencjami.
Pracownika dodajemy poprzez wybranie go z listy w lewej części okna i kliknięcie przycisku
Nadaj uprawnienia. Usuwanie z grupy odbywa się analogicznie, przez wybranie przycisku
Usuń uprawnienia.
Ścieżki Akceptacji
Dla poszczególnych systemów obsługiwanych przez moduły Forte można zdefiniować
głębokość ścieżek akceptacji poprzez otworzenie okna System/Akceptacje w grupie
Administracja. Zdefiniowane ścieżki akceptacji należy zatwierdzić przyciskiem Wstaw, w
następstwie czego pojawią się na dole okna.
Error! Reference source not found.
6 / 11
Error! Reference source not found.
Dział Administracji
Wprowadzanie danych siedzib firmy – odbywa się poprzez wybranie polecenia
Administracja/Dział Administracji/Siedziby.
W pola widoczne na formatce należy wprowadzić odpowiednie dane:
Miejscowość - wpisać miejscowość, w której znajduje się siedziba firmy.
Ulica - wpisać ulicę, przy której znajduje się siedziba firmy.
Nr budynku - wpisać numer budynku, w którym znajduje się siedziba firmy.
Kliknięcie przycisku polecenia Wstaw siedzibę spowoduje wprowadzenie danych siedziby
firmy i dodanie jej do katalogu siedzib na drzewku Siedziby.
Wstawiając dane siedziby, należy określić i zdefiniować pomieszczenia, które tam się
znajdują. W takim przypadku wybieramy przycisk Wstaw siedziby i pomieszczenie.
Po pojawieniu się formatki Dane pomieszczenia, należy wpisać w pola:
Nazwa - nazwę lub numer pomieszczenia.
Powierzchnia - powierzchnię w metrach kwadratowych (cyfrą lub liczbą, bez rozszerzenia).
Siedziba - po kliknięciu przycisku wybrać z pola listy siedzibę, w której znajduje się
pomieszczenie.
Aktywny - zaznaczenie tego pola powoduje jego uaktywnienie. Pomieszczenie może zostać
wykorzystane (np. aplikacja pozwoli umieszczać pracowników w tym pomieszczeniu).
Pomieszczenia można w programie wstawiać również niezależnie od wstawiania siedziby.
Służy do tego polecenie Pomieszczenia w grupie Dział Administracji wybieranej z listy
poleceniem Administracja w menu głównym programu. Wprowadzone dane należy
zatwierdzić przyciskiem Wstaw nowe pomieszczenie. Aby przejrzeć pomieszczenia
ewidencjonowane w programie, należy odszukać pod formularzem siedzibę firmy i rozwinąć
drzewko pomieszczeń.
Przydzielanie pracownikom niezbędnych zasobów – odbywa się poprzez klikcięcie przycisku
Administracja/Dział Administracji/ Przydział.
W oknie przydziału zasobów należy wybrać pracownika, któremu przydzielamy zasoby. W
formatce Edycja zasobów dla stanowiska możemy przydzielić pracownikowi:
pomieszczenie - po kliknięciu przycisku wybrać z listy wprowadzone wcześniej
pomieszczenie,
parking - wpisać numer przydzielonego miejsca parkingowego,
telefon - wpisać numer telefonu przydzielonego pracownikowi.
Po wprowadzeniu danych klikamy przycisk Zapisz zmiany.
Error! Reference source not found.
7 / 11
Error! Reference source not found.
Zamieszczanie zdjęć pracowników – odbywa się poprzez kliknięcie przycisku
Administracja/Dział Administracji/Zdjęcia.
Następnie należy kliknąć przycisk w polu Wybierz pracownika, którego zdjęcie chcesz
edytować i z rozwijanej listy wybrać pracownika, a później kliknąć przycisk Dodaj zdjęcie.
W oknie Wybierz zdjęcie pracownika klikamy przycisk Przeglądaj i po odszukaniu katalogu,
w którym przechowywane są pliki graficzne, zaznaczamy plik ze zdjęciem pracownika.
Następnie klikamy przycisk Kopiuj plik i zamknij okno. Operację kończymy wybraniem
przycisku Dodaj zdjęcie.
Dział personalny
Tworzenie pracowników wirtualnych i ich rola w programie
W module została stworzona możliwość dodania „pracownika wirtualnego”. Jest to byt
umowny, który jest pomocny w prowadzeniu podręcznych magazynów, pomieszczeń, do
których jest przypisywany majątek niebędący przypisanym do konkretnego pracownika. Byt
ten jest pomocny w inwentaryzacji stanu posiadania firmy.
Aby wprowadzić dane pracownika wirtualnego należy otworzyć okno w menu głównym
Administracja/Dział personalny/Pracownicy wirtualni.
Po wprowadzeniu nazwy pracownika wirtualnego (jego rodzaj jest nieedytowalny) operację
należy potwierdzić przyciskiem Wstaw pracownika.
Konfiguracja stanowisk (definiowanie, edycja i usuwanie
Określanie stanowiska dla pracownika
Po wybraniu okna Administracja/Dział personalny/stanowiska zostanie otwarta formatka,
gdzie po wybraniu nazwiska pracownika, któremu Użytkownik chce przypisać stanowisko,
należy w polu Na-zwa określić stanowisko, na jakim jest zatrudniony oraz przypisać go do
określonej komórki organizacyjnej firmy. Jeżeli taka komórka nie istnieje, to należy ją
utworzyć wpisując jej nazwę w pole własna komórka. W przypadku, kiedy komórka już
istnieje, można ją wybrać z listy w polu przełożony (komórka) po przyciśnięciu przycisku .
W polu status należy przy pomocy przycisku wybrać formę zatrudnienia pracownika.
Po wprowadzeniu wszystkich danych należy kliknąć przycisk Wstaw nowe stanowisko.
Wprowadzając pierwsze-go pracownika, określając jego stanowisko oraz komórkę
organizacyjną, którą kieruje, należy zwrócić uwagę, aby była to osoba, której podlegają inne
osoby lub komórki w firmie. Wprowadzając inne stanowiska oraz komórki organizacyjne, z
listy będziemy wybierać osoby i komórki, pod które wprowadzana osoba i komórka podlega.
Error! Reference source not found.
8 / 11
Error! Reference source not found.
Edycja komórki organizacyjnej
Jeżeli Użytkownik chce edytować dane komórki organizacyjnej, należy wybrać odpowiednią
opcję. Spowoduje to otwarcie okna z danymi komórki organizacyjnej. Po wprowadzeniu
odpowiednich zmian Użytkownik potwierdza operację przyciskiem Zapisz zmiany.
Aby przenieść komórkę organizacyjną w inne miejsce struktury razem ze wszystkimi
komórkami zależnymi i ich pracownikami, należy w formatce edycji działu zamiast zmian w
polu szef komórki należy kliknąć przycisk przy polu komórka zwierzchnia. Z listy komórek
trzeba wybrać tę, która będzie zwierzchnia w nowej strukturze firmy, a następnie kliknąć
przycisk Zatwierdź zmiany.
Usuwanie stanowiska
Kiedy pracownik kończy pracę w firmie, jego dane powinny zniknąć z modułu. W związku z
tym należy usunąć wszystkie stanowiska piastowane przez pracownika. Nie oznacza to
jednak całkowitego usu-nięcia pracownika z aplikacji, gdyż jego osoba jest związana z
historią firmy. Pracownik nie będzie w takiej sytuacji widoczny w strukturze, ale nadal będzie
pozostawał w bazie danych modułu Forte Ka-dry i Płace. W module Forte Struktura
Organizacji można nadać takiemu pracownikowi status pracow-nika wirtualnego.
Aby usunąć stanowisko pracownika należy wybrać polecenie Administracja/Dział
personal-ny/Stanowiska. W polu Wybierz pracownika, którego dane chcesz edytować
trzeba kliknąć przy-cisk i z listy wybrać pracownika, którego stanowisko chcesz usunąć.
Na drzewku stanowisk pracownika zaznaczamy klikając kursorem myszy stanowisko, które
chcemy usunąć. Po pojawieniu się danych pracownika wybieramy przycisk Usuń. Program
poprosi o potwier-dzenie operacji usuwania stanowiska pytając Czy na pewno chcesz
usunąć wybrane stanowisko? Kliknięcie przycisku OK. usunie stanowisko pracownika,
przycisk Anuluj spowoduje odwołanie opera-cji usuwania. Jeżeli pracownik piastuje więcej
niż jedno stanowisk w firmie, należy pamiętać o usunię-ciu wszystkich stanowisk.
Zdefiniowanie czasu pracy firm (kalendarze standardowe i niestandardowe
Aby ustawić czas pracy firmy należy wybrać polecenie Administracja/Dział
Personalny/Kalendarz.
Kalendarze standardowe
Na początku wszystkie dni w kalendarzu mają domyślnie ustawiony czas wolny.
Standardowo przyjęto, że czas pracy, podobnie jak w większości firm to pięć dni w tygodniu
po osiem godzin pracy przez cały rok. Jeżeli w naszej firmie jest podobnie, wystarczy kliknąć
przycisk Do końca roku, a wszystkie dni robocze w danym roku wypełnią się odpowiednimi
Error! Reference source not found.
9 / 11
Error! Reference source not found.
danymi. Podobnie działa przycisk Cały mie-siąc, ale zmiany będą dotyczyły tylko wybranego
miesiąca. Miesiące można wybierać przyciskami <<Poprzedni i Następny>>.
Kalendarze niestandardowe
Firma może pracować według niestandardowego kalendarza. W takim przypadku możemy
przy pomocy przycisków ustawić czas trwania każdego pojedynczego dnia pracy. Po
ustawieniu długości czasu trwania wybranego dnia tygodnia zatwierdzamy go przyciskiem
Ustaw, a program przenosi nas do dnia następnego. Jeżeli chcemy zmienić długość trwania
dnia pracy nie kolejno, lecz wybiórczo, to należy kliknąć kursorem myszy w datę wybranego
dnia.
Zdefiniowanie typów kompetencji wykorzystywanych w pozostałych modułach Systemu
Zarządzania Forte
W celu zdefiniowania kompetencji należy wybrać okno Typy kompetencji w menu
Administracja/Dział personalny. Po wypełnieniu pola Nazwa i dodaniu opisu typu zmiany
należy zatwierdzić przyciskiem Wstaw. Wstawiony typ kompetencji pojawi się na
hierarchicznej liście w dolnej części okna. Jeżeli Użytkownik chce dokonać edycji dodanego
typu kompetencji należy w tym celu stanąć myszą na wybranym typie i kliknąć lewym
przyciskiem w celu otwarcia typu do edycji. Zmiany należy potwierdzić przyciskiem Zapisz.
Istnieje również możliwość wyczyszczenia formatki, jak również usunięcia typu.
Dział techniczny
Nadawanie pracownikom pełnych praw do modułów
Aby dodać pracownika do listy użytkowników, należy wybrać polecenie Administracja/ Dział
techniczny/Użytkownicy.
W oknie listy użytkowników na formatce Edycja danych użytkownika należy ustalić rodzaj
logowania. Można zastosować logowanie zintegrowane, w takim przypadku w pole login
należy wpisać login domenowy pracownika, a hasło pracownika zostanie pobrane z domeny.
Możemy też wybrać ręczny rodzaj logowania i wtedy w pola:
Login - należy wpisać login pracownika.
Hasło - pracownik powinien wpisać swoje hasło.
powtórz hasło - pracownik powinien wpisać powtórne (w celu weryfikacji poprawności
wprowadzenia) swoje hasło.
Error! Reference source not found.
10 / 11
Error! Reference source not found.
Procedurę należy zakończyć kliknięciem przycisku Wstaw. Pracownik o loginie xxx zostanie
dodany do listy użytkowników Intranetu.
Jako zarejestrowany użytkownik, pracownik będzie miał możliwość pełnego dostępu,
realizowania zadań oraz personalizacji modułów.
Przydzielanie zasobów technicznych pracownikom (poczta e-mail)
Po wybraniu przycisku Administracja/Dział Techniczny/Zasoby stanowisk.
oknie przydziału zasobów technicznych, w polu Wybierz pracownika, któremu
przydzielasz zasoby naciska się przycisk i z rozwijanej listy wybiera pracownika.
W formatce Edycja zasobów technicznych pracownika pojawią się dane pracownika oraz
puste pole e-mail, gdzie należy wpisać adres e-mailowy pracownika, a następnie kliknąć
przycisk Zapisz.
Nadawanie uprawnień pracownikom działu technicznego
Należy wybrać kolejno Administra-cja/Dział Techniczny/Funkcje, następnie wybrać
użytkownika z listy użytkowników w lewej części okna i dodać go do listy pracowników działu
IT w prawej części okna poprzez naciśnięcie przycisku Nadaj uprawnienia.
Pulpit pracownika
Zastępstwa – definiowanie osób występujących w imieniu pracownika
należy wybrać kolejno Pulpit pracownika/Zastępstwa.
Na początku należy dokonać wyboru osoby w imieniu której dokonuje się wyboru zastępstw.
Następ-nie należy wybrać osobę będące asystentami, osobami zastępującymi w akceptacji
wniosków urlopowych, wniosków zamówień, raportach pracy na projekty, projektach,
wnioskach zaliczek, oraz rozliczeniach delegacji. W dolnym panelu dokonuje się wyboru
osób akceptujących wnioski podwładnych. Kliknięcie umożliwi wybranie z listy pracownika,
któremu chcemy nadać uprawnienia, a przycisk Dodaj wprowadzi go na listę asystentów.
Personalizacja – konfiguracja schematu wyglądu aplikacji
Wygląd poszczególnych stron systemu Modułów Zarządzania Zasobami zależy od
wybranego schematu. Schematy wyglądu aplikacji dostępne są po wybraniu polecenia
Ustawienia/ Personalizacja.
Error! Reference source not found.
11 / 11