Uchwała - BIP - Starostwo Powiatowe w Brodnicy

UCHWAŁA NR 101/63/2016
z dnia 7 kwietnia 2016 r.
w sprawie uchwalenia Regulaminu Organizacyjnego Powiatowego Centrum Obsługi w Brodnicy.
Na podstawie art. 36 ust. 1 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym (Dz. U. z 2015 r. poz.
1445, 1045 i 1890) w związku z § 8 ust. 7 Statutu Powiatowego Centrum Obsługi w Brodnicy, stanowiącego
załącznik do uchwały Nr XVII/90/2016 Rady Powiatu w Brodnicy z dnia 9 lutego 2016 r. w sprawie utworzenia
Powiatowego Centrum Obsługi w Brodnicy, Zarząd Powiatu w Brodnicy uchwala, co następuje:
§ 1. Uchwala się Regulamin Organizacyjny Powiatowego Centrum Obsługi w Brodnicy w brzmieniu
załącznika do niniejszej uchwały.
§ 2. Wykonanie uchwały powierza się Dyrektorowi Powiatowego Centrum Obsługi w Brodnicy.
§ 3. Uchwała wchodzi w życie z dniem podjęcia.
Członkowie Zarządu Powiatu:
Piotr Boiński
Mariusz Klonowski
Anna Małkiewicz
Maciej Rżeński
Franciszek Zgliński
UZASADNIENIE
1. Przedmiot regulacji:
Nadanie Regulaminu Organizacyjnego Powiatowemu Centrum Obsługi w Brodnicy.
2. Podstawa prawna:
Art.36.1. ustawy z dnia 5 czerwca 1998 o samorządzie powiatowym stanowiący, iż organizację
i zasady funkcjonowania jednostek organizacyjnych powiatu określają regulaminy organizacyjne uchwalone
przez zarząd powiatu.
3. Uzasadnienie merytoryczne:
W celu zapewnienia organizacji i funkcjonowania nowoutworzonej Jednostce należy uchwalić Regulamin
Organizacyjny.
4. Skutki finansowe.
Uchwalenie Regulaminu Organizacyjnego nie wywołuje skutków finansowych dla powiatu.
Załącznik do Uchwały Nr 101/63/2016
Zarządu Powiatu w Brodnicy
z dnia 7 kwietnia 2016 r.
Regulamin Organizacyjny
Powiatowego Centrum Obsługi w Brodnicy
Rozdział I
Postanowienia ogólne
§ 1.
Regulamin Organizacyjny, zwany dalej „Regulaminem” określa organizację wewnętrzną, zakres działania
komórek i zasady funkcjonowania Powiatowego Centrum Obsługi w Brodnicy.
§ 2.
Użyte w Regulaminie określenia oznaczają:
1) Statut –Statut Powiatowego Centrum Obsługi w Brodnicy;
2) Centrum – Powiatowe Centrum Obsługi w Brodnicy;
3) Dyrektor – Dyrektor Powiatowego Centrum Obsługi w Brodnicy;
4) Główny księgowy – główny księgowy Powiatowego Centrum Obsługi w Brodnicy;
5) Zarząd – należy rozumieć Zarząd Powiatu w Brodnicy;
6) Jednostki – obsługiwane jednostki wymienione w § 1 ust. 4 pkt. 1-7 Uchwały Nr XVII/90/2016 Rady
Powiatu w Brodnicy z dnia 9 lutego 2016 r. w sprawie utworzenia Powiatowego Centrum Obsługi w
Brodnicy.
7) Uchwała - Uchwała Nr XVII/90/2016 Rady Powiatu w Brodnicy z dnia 9 lutego 2016 r. w sprawie
utworzenia Powiatowego Centrum Obsługi w Brodnicy.
§ 3.
Centrum działa na podstawie Uchwały Nr XVII/90/2016 Rady Powiatu w Brodnicy z dnia 9 lutego 2016 r. w
sprawie utworzenia Powiatowego Centrum Obsługi w Brodnicy.
§ 4.
1. Centrum jest jednostką organizacyjną Powiatu Brodnickiego nie posiadającą osobowości prawnej działającą w
formie jednostki budżetowej w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych
(Dz. U. z 2013 r. poz. 885 z poźn. zm.).
2.
Siedzibą Centrum jest miasto Brodnica, a terenem działania Powiat Brodnicki.
3.
Nadzór nad działalnością Centrum sprawuje Starosta Brodnicki.
§ 5.
1. Podstawą działania Centrum jest roczny plan finansowy.
2. Środki finansowe przeznaczone na działalność prowadzoną przez Centrum są przekazywane na rachunek
bankowy i mogą być wykorzystane przez Centrum do wysokości planu finansowego.
3. Środki finansowe przeznaczone na działalność Jednostek obsługiwanych są przekazywane na ich rachunki
bankowe.
§ 6.
1. Przedmiotem działania Centrum jest wykonywanie obsługi administracyjnej, finansowej i organizacyjnej
jednostek obsługiwanych w zakresie określonym w Uchwale.
2. Centrum zarządza środkami scentralizowanego funduszu mieszkaniowego
tworzonego ze środków
wydzielonych z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych pracowników, emerytów i rencistów jednostek
obsługiwanych.
3. Centrum zarządza środkami scentralizowanego funduszu świadczeń socjalnych emerytów i rencistów
nauczycieli z jednostek obsługiwanych tworzonego ze środków wydzielonych z zakładowego funduszu świadczeń
socjalnych tych jednostek.
Rozdział II
Obowiązki Dyrektora Centrum, Głównego Księgowego
§ 7.
Dyrektor
1. Centrum kieruje Dyrektor, który reprezentuje je na zewnątrz na podstawie upoważnienia udzielonego przez
Zarząd.
2. Podczas nieobecności Dyrektora jego obowiązki pełni Główny Księgowy lub inny wyznaczony pracownik.
3. Powierzenie obowiązków, o których mowa w ust. 2 następuje w drodze pisemnego pełnomocnictwa
udzielonego przez Dyrektora.
4. Do zakresu zadań i kompetencji Dyrektora Centrum należy:
1)
2)
3)
4)
organizowanie pracy Centrum,
nadzór, kontrola oraz podejmowanie działań zapewniających prawidłową i terminową realizację zadań
statutowych,
wydawanie wewnętrznych aktów prawnych,
realizowanie polityki personalnej Centrum i wykonywanie funkcji zwierzchnika służbowego wobec
pracowników Centrum z zakresu Kodeksu pracy,
5)
ustalanie indywidualnych zakresów czynności pracownikom i zasad zastępstwa,
6)
przygotowywanie informacji, analiz i materiałów niezbędnych dla Starosty, Zarządu i Rady Powiatu,
7)
sporządzanie planów kontroli wewnętrznej w jednostce,
8)
zapewnienie ochrony przetwarzanych danych osobowych w kierowanej jednostce stosownie do
obowiązujących przepisów w tym zakresie,
9)
przestrzeganie przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy,
10)
prawidłowe gospodarowanie mieniem w kierowanej jednostce,
11)
12)
przestrzeganie przepisów o zamówieniach publicznych i prowadzenie postępowań o zamówienie
publiczne,
nadzór nad prawidłowym obiegiem informacji i dokumentacji finansowej, płacowej i kadrowej,
13)
doraźna kontrola wewnętrzna,
14)
współdziałanie z bankami i organami skarbowymi,
15)
przestrzegania przepisów o ochronie informacji niejawnych,
16)
składanie oświadczeń woli w sprawach związanych z prowadzeniem bieżącej działalności Centrum,
17)
wykonywanie innych zadań zastrzeżonych dla Dyrektora ustawami, uchwałami Rady Powiatu i
Zarządu.
§ 8.
Główny Księgowy
Do zakresu działań Głównego Księgowego należy:
zastępowanie Dyrektora w czasie jego nieobecności w granicach określonych pisemnym pełnomocnictwem
udzielonym przez Dyrektora,
organizowanie sporządzania, przyjmowania, obiegu, archiwizowania i kontroli dokumentów w sposób
zapewniający ochronę mienia będącego w posiadaniu Centrum,
kierowanie pracą działu finansowo-księgowego i kadrowo-płacowego,
organizowanie obsługi bankowej i kasowej,
pomoc przy opracowywaniu projektów planów finansowych Centrum i Jednostek,
prowadzenie rachunkowości Centrum oraz Jednostek, zgodnie z ustawą o rachunkowości, ustawą o finansach
publicznych i innymi obowiązującymi przepisami i zasadami,
koordynowanie sporządzania sprawozdawczości finansowej, budżetowej, statystycznej i analiz Centrum oraz
Jednostek,
analiza wykorzystania środków przydzielonych w ramach planu wydatków,
dokonywanie wstępnej kontroli dokumentów stanowiących przedmiot księgowań, dotyczących wykonania
planów finansowych Jednostek i ich zmian,
nadzór nad prowadzeniem spraw związanych z obsługą finansowo-księgowo-płacowych zgodnie z
obowiązującymi przepisami,
opracowywanie projektów przepisów wewnętrznych wydawanych przez Dyrektora, dotyczących
prowadzenia rachunkowości, a w szczególności: zakładowego planu kont, obiegu dokumentów
księgowych, zasad przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji,
wykonywanie innych zadań zleconych przez Dyrektora.
Rozdział III
Organizacja Centrum
§ 9.
1. W skład Centrum wchodzą następujące komórki:
a. dział finansowo-księgowy (symbol FK),
b. dział kadrowo-płacowy(symbol KP),
c. dział administracyjny (symbol AD),
d. radca prawny.
2. Działy dzielą się na wieloosobowe stanowiska pracy.
3. Wszystkie komórki organizacyjne przy oznakowaniu akt używają symbolu właściwego dla danej komórki.
4. Dyrektorowi podlegają bezpośrednio:
a. Główny Księgowy,
b. dział administracyjny,
c. radca prawny.
5. Głównemu Księgowemu podlegają bezpośrednio:
a. dział finansowo-księgowy,
b. dział kadrowo-płacowy.
6. Szczegółowe uregulowanie zagadnień związanych z procesem pracy, obowiązkami pracodawcy i
pracownika oraz porządkiem wewnętrznym określa regulamin pracy Centrum, nadany przez Dyrektor w
drodze zarządzenia.
7.
Szczegółowe uprawnienia, obowiązki i odpowiedzialność pracowników Centrum określają zakresy
czynności i odpowiedzialności służbowej zatwierdzone przez Dyrektora.
Rozdział IV
Podział zadań pomiędzy komórkami organizacyjnymi Centrum
§ 10.
Dział finansowo-księgowy
Zapewnia obsługę finansowo-księgową Centrum i Jednostek oraz sporządza sprawozdania z realizacji zadań
budżetowych.
Do podstawowych zadań działu należy:
1)
pomoc przy opracowywaniu planów finansowych,
2)
prawidłowe i terminowe dokonywanie rozliczeń finansowych,
3)
przyjmowanie, dekretowanie, sprawdzanie pod względem kompletności i formalno-rachunkowym
dokumentów finansowo-księgowych,
4)
prowadzenie pełnej księgowości jednostek zgodnie z obowiązującymi przepisami,
5)
opracowywanie projektów przepisów wewnętrznych wydawanych przez Dyrektora, dotyczących
prowadzenia rachunkowości, a w szczególności: zakładowego planu kont, obiegu dokumentów
księgowych, zasad przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji,
6)
sporządzanie jednostkowych sprawozdań budżetowych i finansowych
przepisami oraz ich analiza,
7)
prowadzenie obsługi bankowej i kasowej,
8)
rozliczanie delegacji służbowych,
zgodnie z obowiązującymi
9)
ewidencja i księgowanie wnoszonych opłat,
10)
windykacja należności,
11)
regulowanie opłat związanych z eksploatacją budynków obsługiwanych jednostek,
12)
obsługa finansowo-księgowa funduszy socjalnych jednostek obsługiwanych,
13)
rozliczanie podatku VAT, sporządzanie deklaracji do US,
14)
prowadzenie ewidencji środków trwałych, pozostałych środków trwałych, wartości niematerialnych i
prawnych,
15)
koordynacja czynności inwentaryzacyjnych składników majątkowych,
16)
sporządzanie sprawozdań statystycznych w zakresie wykonywanych zadań,
17)
zapewnienie właściwego obiegu dokumentów zgodnie z instrukcją kancelaryjną,
18)
współpraca z pozostałymi działami,
19)
przestrzeganie przepisów o ochronie danych osobowych,
20)
wykonywanie innych zadań zleconych przez Dyrektora i Głównego Księgowego.
§ 11.
Dział kadrowo-płacowy
Zapewnia obsługę kadrowo-płacową Centrum i Jednostek w zakresie spraw związanych z zatrudnianiem
pracowników oraz zawieraniem umów cywilno-prawnych.
Do podstawowych zadań działu należy:
1)
prowadzenie spraw związanych z zatrudnianiem, przebiegiem zatrudnienia i zwalnianiem pracowników,
2)
przygotowywanie dokumentacji do regulacji wynagrodzeń,
3)
prowadzenie akt osobowych pracowników,
4)
przygotowywanie dokumentów związanych z zawieraniem umów cywilno-prawnych,
5)
naliczanie wynagrodzeń, zasiłków chorobowych, opiekuńczych i innych świadczeń, sporządzanie list
płac i przelewów wynagrodzeń,
6)
rozliczanie zawartych umów cywilno-prawnych,
7)
terminowe sporządzenie i przesyłanie do właściwych urzędów skarbowych deklaracji podatkowych,
8)
terminowe sporządzanie i przesyłanie deklaracji ZUS,
9)
prowadzenie dokumentacji i ewidencji wynagrodzeń oraz sporządzenie wymaganych sprawozdań i
analiz w tym zakresie,
10) sporządzanie i prowadzenie dokumentacji i rozliczeń z US, ZUS i PFRON,
11) prowadzenie ewidencji emerytów i rencistów,
12) prowadzenie dokumentacji związanej ze scentralizowanym funduszem mieszkaniowym i funduszem
świadczeń socjalnym emerytów i rencistów nauczycieli z jednostek obsługiwanych,
13) prowadzenie dokumentacji związanej z przyznawaniem świadczeń z zakładowego funduszu świadczeń
socjalnych, przygotowywanie przelewów dotyczących wypłaty świadczeń,
14) sporządzanie zaświadczeń o zatrudnieniu i wynagrodzeniu,
15) sporządzanie dokumentów Rp-7,
16) przygotowywanie danych do sprawozdania o średniorocznym wynagrodzeniu nauczycieli,
17) współpraca z Jednostkami w zakresie wprowadzania danych do Systemu Informacji Oświatowej,
18) stosowanie w bieżącej pracy przy obiegu akt instrukcji kancelaryjnej,
19) przestrzeganie przepisów o ochronie danych osobowych,
20) współpraca z pozostałymi działami,
21) wykonywanie innych zadań zleconych przez Dyrektora i Głównego Księgowego.
§ 12.
Dział administracyjny
Zapewnia obsługę administracyjną Centrum i Jednostek w zakresie spraw związanych z zaopatrzeniem,
zamówieniami publicznymi, obsługą informatyczną, remontami i BHP
Do podstawowych zadań działu należy:
1)
wykonywanie obsługi kancelaryjnej Centrum,
2)
załatwianie całokształtu spraw związanych z pieczęciami urzędowymi, nagłówkami i tablicami,
3)
prowadzenie rejestru skarg i wniosków, koordynacja załatwiania skarg i wniosków oraz prowadzenie
sprawozdawczości i analiz w tym zakresie,
4)
wdrażanie i nadzorowanie stosowania instrukcji kancelaryjnej, archiwalnej i jednolitego rzeczowego
wykazu akt,
5)
prowadzenie zbiorów upoważnień i aktów normatywnych wewnętrznych,
6)
prowadzenie Biuletynu Informacji Publicznej Centrum,
7)
prowadzenie spraw socjalnych pracowników Centrum i Jednostek,
8)
prowadzenie spraw związanych z archiwizacją dokumentów,
9)
zabezpieczenie łączności telefonicznej, faksowej i internetowej,
10)
11)
12)
zabezpieczenie
przestrzegania w Centrum i Jednostkach przepisów dotyczących porządku,
bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej,
gospodarowanie drukami i formularzami,
prowadzenie spraw związanych z zaopatrzeniem materiałowo- technicznym, w tym organizowanie
zakupów sprzętu i oprogramowania,
13)
prowadzenie spraw i koordynowanie zadań związanych z ochroną danych osobowych,
14)
prowadzenie spraw związanych z udzielaniem zamówień publicznych,
15)
zapewnienie obsługi informatycznej,
16)
prowadzenie i koordynowanie spraw związanych z remontami obiektów Jednostek.
§ 13.
Radca prawny
Zapewnia kompleksową obsługę prawną Centrum i Jednostek w zakresie wszystkich wykonywanych spraw.
Rozdział V
Zasady, tryb rozpatrywania oraz załatwiania skarg i wniosków interesantów
§ 14.
1. Dyrektor oraz pozostali pracownicy przyjmują interesantów w sprawach skarg i wniosków codziennie w
godzinach pracy Centrum.
2. Merytoryczne rozpatrywanie skarg i wniosków należy rzeczowo do właściwej komórki ze względu na
przedmiot wniesionej sprawy.
3. Odpowiedzi na skargi i wnioski podpisuje Dyrektor Centrum.
4. Skargi i wnioski nie wymagające przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego powinny być rozpatrywane
i załatwiane niezwłocznie nie później jednak jak w ciągu 14 dni - pozostałe w terminie 1 miesiąca od daty
wpływu.
5. Skargi i wnioski składane przez posłów, senatorów, radnych powinny być rozpatrywane niezwłocznie nie
później jednak jak w ciągu 14 dni od daty wpływu.
6. Odpowiedź negatywna na skargę musi zawierać uzasadnienie prawne i faktyczne.
7. Nadzór nad postępowaniem w sprawach skarg i wniosków prowadzi Dyrektor.
Rozdział VI
Obieg korespondencji
§ 15.
1.
W sprawie obiegu korespondencji stosuje się instrukcję kancelaryjną.
2.
Korespondencja wpływająca do Centrum jest niezwłocznie rejestrowana poprzez:
a.
Ostemplowanie korespondencji pieczęcią wpływu z oznaczeniem daty,
b.
Wpisanie do rejestru korespondencji pod kolejnym numerem.
3.
Korespondencja zawierająca imię i nazwisko adresata kierowana jest do adresata.
4.
Przesyłki wartościowe przekazuje się właściwemu adresatowi za pokwitowaniem.
§ 16.
1.
Ostemplowana korespondencja przekazywana jest Dyrektorowi do zadekretowania.
2.
W razie nieobecności Dyrektora korespondencja przekazywana jest do Głównego Księgowego.
3.
Po zadekretowaniu korespondencja kierowana jest na określone stanowiska pracy.
§ 17.
Przynoszenie i zanoszenie pism urzędowych na pocztę wykonują wskazane i upoważnione przez Dyrektora osoby.
Rozdział VII
Zasady podpisywania pism
§ 18.
Dyrektor Centrum:
1) podpisuje zarządzenia wydawane w ramach posiadanych kompetencji ,
2) podpisuje dokumenty w sprawach dotyczących organizacji wewnętrznej Centrum i zadań należących do
poszczególnych stanowisk pracy,
3) aprobuje wnioski pracowników w sprawach urlopów,
4) określa rodzaje pism do podpisywania, do których upoważnieni są pracownicy Centrum.
§ 19.
Pracownicy opracowujący pisma parafują je swoimi inicjałami imienia i nazwiaka z lewej strony pod tekstem.
§ 20.
Zasady stosowania pieczęci nagłówkowych i pieczęci podpisowych regulują odrębne przepisy.
Rozdział VIII
Organizacja działalności kontrolnej
§ 21.
1.
Kontrola zarządcza obejmuje działania podejmowane dla zapewnienia realizacji celów i zadań Centrum w
sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy.
2.
Kontrola zarządcza ma na celu ustalenie stanu faktycznego kontrolowanej działalności, rzetelne jej
udokumentowanie oraz dokonanie oceny i sformułowanie stosownych wniosków.
3.
Czynności kontrolne oraz nadzorcze w zakresie swoich uprawnień wykonują Dyrektor i Główny księgowy
w stosunku do podległych pracowników.
4.
Działalność kontrolną prowadzi się w formie kontroli planowanych i doraźnych.
5.
W działalności kontrolnej Centrum stosuje się zasadę łączenia każdej kontroli z bieżącym instruktażem dla
pracowników komórki kontrolowanej.
6.
Dyrektor może powoływać komisje i zlecać przeprowadzenie okresowych i doraźnych kontroli w
komórkach organizacyjnych Centrum, określając przedmiot i zakres kontroli.
7.
Do przeprowadzenia kontroli uprawnia imienne upoważnienie Dyrektora.
8.
Kontrole przeprowadzane przez uprawnione organy zewnętrzne odnotowywane są w książce kontroli
prowadzonej przez wyznaczoną osobę w dziale administracyjnym, po uprzednim zgłoszeniu kontroli i okazaniu
upoważnienia Dyrektorowi.
Rozdział IX
Postanowienia końcowe
§ 22.
1.
Wszelkie zmiany niniejszego Regulaminu wymagają trybu przewidzianego dla jego uchwalenia.
2.
Dyrektor Centrum ma obowiązek zapoznać pracowników z treścią Regulaminu w terminie 1 miesiąca od
daty jego wejścia w życie oraz w tym samym terminie zapoznać nowo przyjętych pracowników.
3.
Regulamin wchodzi w życie z dniem podjęcia.