BK. 0915/3/06 - Strona główna BIP

BK. 0915/3/06
Protokół
kontroli problemowej przeprowadzonej w Stowarzyszeniu Profilaktyki i Wspierania Rozwoju
Osobowości Dzieci i Młodzieży „Wzrastanie” w Przemyślu ul. Kościuszki 5
przez zespół kontrolny: Krystynę Pankiewicz – głównego specjalistę w Biurze Kontroli
i Monikę Szpilek – specjalistę w Biurze Kontroli Urzędu Miejskiego w Przemyślu
na podstawie upoważnienia Nr 70/06 Prezydenta Miasta Przemyśla z dnia 17 listopada
2006 r. do przeprowadzenia kontroli.
Kontrolę przeprowadzono w okresie od 20.11.2006 do 11.12.2006 r.
Stowarzyszenie Profilaktyki i Wspierania Rozwoju Osobowości Dzieci i Młodzieży
„Wzrastanie” w Przemyślu jest organizacją działającą na podstawie ustawy Prawo
o stowarzyszeniach, ustawy o działalności pożytku publicznego i wolontariacie, innych
powszechnie obowiązujących przepisów prawa oraz postanowień Statutu Stowarzyszenia
uchwalonego na Walnym Zebraniu Sprawozdawczo-Wyborczym w dniu 28.01.2005 r.
/ ostatnia zmiana z dnia 10.02.2006 r. /.
Nadzór nad Stowarzyszeniem sprawuje Prezydent Miasta Przemyśla.
Stowarzyszenie Profilaktyki i Wspierania Rozwoju Osobowości Dzieci i Młodzieży
„Wzrastanie” w Przemyślu jest stowarzyszeniem wpisanym do Krajowego Rejestru
Sądowego pod numerem KRS 0000001812 (odpis aktualny z rejestru stowarzyszeń z dnia
16.08.2006 r. )
Stowarzyszenie ma siedzibę w Przemyślu w budynku Nr 5 przy ul. Kościuszki.
Stowarzyszenie osiąga swoje cele poprzez prowadzenie świetlic profilaktycznowychowawczych w Przemyślu ul. Kościuszki 5 oraz w Radymnie oś. Jagiełły 1.
Zakres kontroli
Realizacja zadań własnych gminy w szczególności:
- prawidłowość wykorzystania środków publicznych otrzymanych na realizację zadania,
- prowadzenie dokumentacji określonej w przepisach prawa i w postanowieniach umowy.
Wyjaśnień w trakcie kontroli udzielały:
- Prezes Zarządu Stowarzyszenia,
- główny księgowy.
Ustalenia ogólne
Stowarzyszenie Profilaktyki i Wspierania Rozwoju Osobowości Dzieci i Młodzieży
„Wzrastanie” w Przemyślu jest organizacją pozarządową posiadającą status organizacji
pożytku publicznego oraz osobowość prawną. Czas działania Stowarzyszenia
jest nieokreślony.
Stowarzyszenie Profilaktyki i Wspierania Rozwoju Osobowości Dzieci i Młodzieży
„Wzrastanie” w Przemyślu opiera swoją działalność między innymi na postanowieniach
zawartych w Statucie Stowarzyszenia, który stanowi jak niżej:
1. Działalność Stowarzyszenia jest inspirowana duchem wartości chrześcijańskich, jednakże
z poszanowaniem dla innych wyznań i przekonań.
2. Celem Stowarzyszenia jest:
- zrzeszanie ludzi dobrej woli, którzy pragną na rzecz dzieci, młodzieży, ich rodzin
oraz innych osób potrzebujących różnorodnej pomocy psychologicznej, pedagogicznej,
edukacyjnej, materialnej,
- pomoc społeczna osobom niepełnosprawnym i ich rodzinom znajdującym się w trudnej
sytuacji życiowej oraz działania zmierzające do wyrównania szans osób
niepełnosprawnych i ich rodzin,
- propagowanie idei wolontariatu,
- przeciwdziałanie patologiom społecznym,
- działanie na rzecz ochrony dziedzictwa przyrodniczego oraz ekologii,
- działanie na rzecz kultury, sztuki, ochrony dóbr kultury i tradycji,
- niesienie pomocy materialnej i organizacyjnej osobom poszkodowanym w wypadkach
- komunikacyjnych i w czasie klęsk żywiołowych.
Działania Stowarzyszenia ukierunkowane są na grupy ryzyka dzieci i młodzieży
wychowujące się w rodzinach zagrożonych moralnie, dotkniętych alkoholizmem
czy narkomanią.
Zgodnie ze Statutem Stowarzyszenie wypełnia swoje cele miedzy innymi poprzez:
1. tworzenie i prowadzenie placówek opiekuńczo-wychowawczych min. świetlic
profilaktyczno-wychowawczych i socjoterapeutycznych, kółek zainteresowań, zjazdów,
odczytów,
seminariów,
spotkań
dyskusyjnych,
warsztatów,
treningów
psychoedukacyjnych i formacyjnych, rodzinnych domów dziecka,
2. organizowanie pomocy medycznej, materialnej, socjalnej,
3. prowadzenie działalności publicystycznej, redagowanie i wydawanie pism, gazetek
i ulotek,
4. organizowanie wypoczynku dzieci i młodzieży; letniego i zimowego w formie kolonii,
półkolonii, zielonej szkoły, obozów, ferii i zimowisk, biwaków imprez sportoworekreacyjnych, dni wolnych od nauki i innych,
5. rozwój różnych form wypoczynku niepełnosprawnych, turnusów rehabilitacyjnych
organizacji czasu wolnego, zajęć wyrównawczych, zajęć zintegrowanych,
6. działanie na rzecz osób bezrobotnych
7. podejmowanie inicjatyw i interwencji w sprawach dzieci, młodzieży i ich rodzin, ludzi
samotnych, opuszczonych u właściwych władz szkolnych, samorządowych,
sądowniczych, więziennych,
8. fundowanie stypendiów,
Działalność opisaną w pkt. 1 – 6 Stowarzyszenie może prowadzić odpłatnie, a dochód z tej
działalności może służyć wyłącznie do realizacji zadań należących do celów statutowych
Stowarzyszenia.
Środki służące realizacji celów statutowych Stowarzyszenia mogą pochodzić ze składek
członkowskich, ofiar i darów osób fizycznych i instytucji, dotacji, kwesty oraz działalności
gospodarczej. Stowarzyszenie opiera działalność na społecznej pracy swoich członków.
Do prowadzenia swych spraw może zatrudniać pracowników.
Według statutu władzami Stowarzyszenia są :
- Walne Zebranie członków,
2
- Zarząd Stowarzyszenia,
- Komisja Rewizyjna.
Cele Stowarzyszenia realizuje Zarząd Stowarzyszenia, w skład którego wchodzą: Prezes,
Wiceprezes, Sekretarz.
Zarząd Stowarzyszenia posiada między innymi kompetencje do:
- wykonywania uchwał władz Stowarzyszenia,
- kierowania pracami zgodnie ze Statutem,
- zarządzania majątkiem Stowarzyszenia,
- powoływania organów doradczych,
- ustalania wysokości składek członkowskich,
- składania sprawozdania z działalności Stowarzyszenia,
- reprezentowania Stowarzyszenia na zewnątrz,
Uchwały i dokumenty podpisują Prezes lub Wiceprezes i Sekretarz. Dokumenty pociągające
za sobą zobowiązania majątkowe podpisują Prezes i Wiceprezes lub członek Zarządu
i pełnomocnik powołany przez Zarząd.
Statutowym organem kontrolnym Stowarzyszenia jest Komisja Rewizyjna do zadań której
między innymi należy kontrola zgodności działalności Stowarzyszenia ze Statutem, kontrola
finansowa, składanie sprawozdań z kontroli.
Majątek Stowarzyszenia stanowią środki pieniężne, rzeczowe i prawne uzyskane w toku jego
działalności, w szczególności uzyskane w wyniku prowadzenia odpłatnej działalności
pożytku publicznego, działalności gospodarczej oraz ze składek członkowskich.
Stowarzyszenie może przyjmować darowizny, zapisy, spadki, subwencje (w tym świadczenia
przekazywane przez podmioty gospodarcze z zysków), zawierać umowę dożywocia
oraz korzystać z ofiarności publicznej i innych wpływów.
Zgodnie ze Statutem Stowarzyszenie może prowadzić działalność gospodarczą w rozmiarach
służących realizacji jej celów statutowych, na zasadach określonych w odrębnych przepisach.
Dochód z działalności gospodarczej jest przeznaczony na realizację celów statutowych.
Statut Stowarzyszenia Profilaktyki i Wspierania Rozwoju Osobowości Dzieci i Młodzieży
„Wzrastanie” stanowi załącznik nr 1 do protokołu kontroli.
Kontrolowana jednostka posiada opisane przyjęte zasady rachunkowości oraz plan kont.
Wydatki z tytułu realizacji umów są księgowane w zespole kont 500 „koszty działalności
podstawowej wg dotacji-subwencji” z podziałem na:
- 03 „ koszty eksploatacji”
- 033 „ materiały na zajęcia”
- 034 „ wyżywienie”
- 035 „ materiały biurowe, środki czystości”
- 036 „wynagrodzenie instruktora muzyki”
- 037 „ obsługa księgowa”
- 038 „doposażenie”
- 05 „wakacje Przemyśl – wychowawcy”
- 051 „ wakacje Przemyśl – posiłki”
- 052 „wakacje Przemyśl – pomoce”
- 09 „Urząd Miasta – wypoczynek”
Urządzenia księgowe tj. ewidencja syntetyczna i analityczna prowadzona jest w formie
zapisów komputerowych oddzielnie dla środków finansowych otrzymanych przez
Stowarzyszenie w ramach dotacji z Urzędu Miejskiego na poszczególne zadania zgodnie
z zawartymi umowami.
3
Ustalenia szczegółowe
W 2005 roku Stowarzyszenie Profilaktyki i Wspierania Rozwoju Osobowości Dzieci
i Młodzieży „Wzrastanie” w Przemyślu otrzymało w ramach dotacji z Urzędu Miejskiego
w Przemyślu środki finansowe w ogólnej kwocie 94.577,00 zł.
Przekazanie środków w ramach udzielonej dotacji nastąpiło na podstawie trzech umów tj.:
1. Umowy Nr 191/05 zawartej w dniu 09.02.2005 r., dotyczącej realizacji zadania
publicznego z dziedziny przeciwdziałania patologiom społecznym; zadanie z zakresu
profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych pod nazwą Prowadzenie Świetlicy
wychowawczej z wieloaspektowymi formami oddziaływań profilaktyczno-wychowawczych
w Przemyślu. Zgodnie z umową środki finansowe na realizację zadania w wysokości
80.820,00 zł powinny być przekazane na wyodrębniony rachunek bankowy przeznaczony
do operacji związanych z realizacją zadania wg transz:
I. transza w wysokości 30.820,00 zł w terminie do 30 dni od daty podpisania umowy,
II transza w wysokości 25.000,00 zł w terminie do dnia 30.06.2005 r.
III transza w wysokości 25.000,00 zł w terminie do dnia 31.10.2005 r.
Termin wykonania zadania ustalono w umowie od dnia 02 stycznia do 31 grudnia 2005 r.
Przyznane środki finansowe Stowarzyszenie było zobowiązane wykorzystać do dnia
31.12.2005 r.
Do umowy został sporządzony w dniu 24.11.2005 r. aneks wprowadzający zmiany
w harmonogramie określającym rodzaj i wysokość poniesionych kosztów tj. zmniejszono
o kwotę 1.500,00 zł wysokość kosztów eksploatacji pomieszczeń, natomiast zwiększono
o tę kwotę koszty związane z doposażeniem pomieszczeń.
2. Umowy Nr 630/05 zawartej w dniu 14.06.2005 r., dotyczącej realizacji zadania
publicznego Wakacyjne oddziaływania profilaktyczno-wychowawcze i rekreacyjno-sportowe
w trakcie półkolonii w Przemyślu.
Zgodnie z umową środki finansowe na realizację zadania w wysokości 11.382,00 zł powinny
być przekazane na wyodrębniony rachunek bankowy przeznaczony do operacji związanych
z realizacją zadania w terminie 14 dni od daty podpisania umowy.
Termin wykonania zadania ustalono w umowie od dnia 01 lipca do dnia 30 lipca 2005 r.
Przyznane środki finansowe Stowarzyszenie było zobowiązane wykorzystać do dnia
30.07.2005 r.
Wyżej wymienione umowy w rozumieniu art. 16 ustawy o działalności pożytku publicznego
i wolontariacie /Dz. U. Nr 96, poz. 873 z późn. zm./ są umowami o wsparcie realizacji
zadania.
Zgodnie z zapisami w powyższych umowach Stowarzyszenie było zobowiązane do:
- prowadzenia wyodrębnionej dokumentacji finansowo-księgowej środków finansowych
otrzymanych na realizację zadań,
- wykorzystania przekazanych środków finansowych zgodnie z celem, na jaki je uzyskało
i na warunkach określonych umowami, dotyczy to także ewentualnych przychodów
uzyskanych przy realizacji umów, których nie można było przewidzieć przy kalkulowaniu
wielkości dotacji, oraz odsetek bankowych od przekazanych środków dotacji, które należy
wykorzystać wyłącznie na wykonanie zadań,
- zwrotu niewykorzystanych środków finansowych w terminie 10 dni od daty zakończenia
zadania na rachunek bankowy Zleceniodawcy,
4
- stosowania przepisów o zamówieniach publicznych na dostawy oraz usługi i roboty
budowlane opłacanych ze środków pochodzących z dotacji,
- do sporządzenia sprawozdań końcowych z wykonanych zadań według wzoru stanowiącego
załącznik nr 3 do rozporządzenia Ministra Gospodarki, Pracy i Polityki Społecznej z dnia
29.10.2003 r. w sprawie wzoru oferty realizacji zadania publicznego, ramowego wzoru
umowy o wykonanie zadania publicznego i wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania
/Dz. U. Nr 193, poz. 1891/. Sprawozdania winny zostać dostarczone w terminie 15 dni
od daty wykonania zadań.
Do wymienionych wyżej umów dołączone są w formie załączników harmonogramy
ze względu na rodzaj kosztów.
Według opisanych umów Zleceniodawca sprawuje kontrolę prawidłowości wykonania zadań,
w tym wydatkowania przekazanych środków finansowych. Wykonanie opisanych umów
następuje z chwilą zaakceptowania przez zlecającego zadania sprawozdań wymienionych
powyżej.
3. Umowy Nr 1118/05 zawartej w dniu 22.12.2005 r. dotyczącej realizacji programu
profilaktycznego w zakresie uzależnień z uwzględnieniem wypoczynku dla dzieci i młodzieży
w czasie przerwy świątecznej, w okresie Świąt Bożego Narodzenia. Przedmiotem niniejszej
umowy jest realizacja zadań określonych uchwałą nr 210/2004 Rady Miejskiej w Przemyślu
z dnia 28.10.2004 r. w sprawie przyjęcia gminnego programu profilaktyki i rozwiązywania
problemów alkoholowych na 2005 r. oraz uchwałą nr 303/2004 Rady Miejskiej w Przemyślu
z dnia 30.12.2004 r. w sprawie ustalenia wykazu wydatków, które nie wygasają z upływem
roku budżetowego 2004. Strony umowy uzgodniły, że należność za wykonanie zadania
określonego w umowie w kwocie 2.375,00 zł zostanie wypłacona w kasie Urzędu Miejskiego
w terminie 14 dni od przedstawienia faktury VAT w Wydziale Spraw Społecznych
i Obywatelskich Urzędu Miejskiego w Przemyślu. Umowa została zawarta na okres od dnia
23.12.2005 r. do dnia 31.12.2005 r. Zgodnie z umową sprawozdanie końcowe z wykonania
zadania powinno zostać sporządzone i przedstawione do zaakceptowania w terminie 14 dni
od daty zrealizowania zadania.
Realizacja wyżej wymienionych umów przebiegała następująco:
I.
Przekazywanie przez Urząd Miejski w Przemyślu w 2005 r. środków finansowych
na realizację zadania określonego umową nr 191/05 zawartą w dniu 09.02.2005 r. odbywało
się przelewem na rachunek Stowarzyszenia w trzech transzach tj.
- w dniu 27.04.2005 r. kwota 30.820,00 zł
- w dniu 22.08.2005 r. kwota 25.000,00 zł
- w dniu 18.10.2005 r. kwota 25.000,00 zł
Razem przekazana w 2005 r. dotacja wynosiła 80.820,00 zł. Kwota ta odpowiadała kwocie
wynikającej z wymienionej wyżej umowy. Przekazanie środków finansowych odbyło się
w terminach innych niż określa przedmiotowa umowa .
Pierwsza transza w wysokości 30.820,00 zł została przekazana przez Urząd Miejski
w Przemyślu z 46 dniowym opóźnieniem.
Drugą transzę w wysokości 25.000,00 zł Stowarzyszenie otrzymało 52 dni po terminie
określonym w umowie, natomiast trzecia transza w wysokości 25 000,00 zł została
5
przekazana zgodnie z zawartą umową, tj. o 13 dni wcześniej, niż termin graniczny określony
w umowie / do 31.10.2005 r./.
Zgodnie z postanowieniami umowy nr 191/05 zawartej w dniu 09.02.2005 r. oraz aneksem
do umowy Stowarzyszenie złożyło sprawozdanie końcowe z wykonania zadania publicznego
Wspieranie działalności świetlicy środowiskowej „Wzrastanie” w Przemyślu.
W sprawozdaniu brak jest określenia daty złożenia sprawozdania.
Okres sprawozdawczy obejmował czas od dnia 01 stycznia do 31 grudnia 2005 r.
Według przekazanego sprawozdania planowane cele zostały zrealizowane zgodnie
z założeniami działań profilaktyczno-wychowawczych przeprowadzanych w 2005 r.
w prowadzonej świetlicy jako formy popołudniowego spędzania czasu po lekcjach.
Miejscem realizacji zadania była siedziba Stowarzyszenia ul. Kościuszki 5.
Według części II sprawozdania z wykonania wydatków całkowity koszt zadania wynosił
99.117,19 zł w tym:
- koszty pokryte z uzyskanej dotacji 80.820,00 zł
- koszty pokryte z innych środków 18.297,19 zł
Zgodnie z kosztorysem wykazanym w sprawozdaniu wydatki na realizację zadania
przedstawiały się następująco:
Rodzaj kosztów
1
2
3
4
5
6
7
8
9
Wynagrodzenie opiekun świetlicy
Wychowawca realizator programu profilaktycznego
Instruktor muzyki
Obsługa księgowa
Koszty eksploatacji pomieszczeń: czynsz, woda, energia,
usługi telekomunikacyjne, konserwacja i naprawa sprzętu
Zakup materiałów do prowadzenia zajęć i pomocy
dydaktycznych
Zakup materiałów biurowych i środków czystości
Doposażenie zakup wykładziny podłogowej, lodówki
Dożywianie dzieci uczęszczających do świetlicy
Łącznie
Całość zadania
Koszt całkowity
w tym z dotacji
18.820,00
18.820,00
22.026,00
16.200,00
3.300,00
3.300,00
5.000,00
5.000,00
15.500,00
15.500,00
5.985,19
2.500,00
2.500,00
23.486,00
2.000,00
2.500,00
2.500,00
15.000,00
99.117,19
80.820,00
Koszty poniesione z otrzymanej dotacji z Urzędu Miejskiego na w/w wydatki stanowiły
81,54 % ogólnych kosztów poniesionych na zadanie. Środki pochodzące z innych źródeł
wynosiły 18.297,19 zł i stanowiły 18,46% kosztów ogółem.
Do sprawozdania sporządzono i dołączono zestawienie faktur pokrytych w całości lub
częściowo z dotacji otrzymanej z Urzędu Miejskiego w Przemyślu.
Kontrola dokumentów księgowych wykazała, że przedstawiona w sprawozdaniu z realizacji
zadania wielkość dotacji tj. kwota 80.820,00 zł. odpowiada faktycznie kwocie wynikającej
z obrotów na koncie 700-03 „Urząd Miasta Przemyśl-Profilaktyka”.
Na podstawie przedstawionych dokumentów księgowych Stowarzyszenia tj. ewidencji
księgowej (wydruków komputerowych zestawienia obrotów i sald w układzie operacji
księgowych) oraz dowodów źródłowych (faktur, rachunków i innych stwierdzających
dokonanie operacji gospodarczej) sprawdzono prawidłowość wydatkowania środków
6
z przekazanej przez Urząd Miejski dotacji na zadanie zgodnie z umową nr 191/05 z dnia
09.02.2005 r..
Wielkości wynikające z wyżej wymienionych dokumentów porównano z danymi
przedstawionymi w sprawozdaniu z realizacji zadania oraz z harmonogramem
przedstawiającym wielkość i rodzaj poniesionych kosztów stanowiącym załącznik
do zawartej umowy na wykonanie zadania.
Kontrola dokumentów księgowych tj. ewidencji syntetycznej i analitycznej oraz dowodów
źródłowych wykazała:
1. W kosztach dotyczących zadania objętego umową nr 191/2005 z dnia 09.02.2005 r. ujęto
fakturę za znaczki pocztowe wystawioną na kwotę 21,50 zł (dow. ks. PK 25).
Z dekretu na fakturze wynika, że fakturę należało zaksięgować na koncie służącym do
rozliczenia otrzymanej dotacji 50003 „koszty eksploatacji” w korespondencji z kontem
490 „rozliczenie kosztów” w kwocie wynikającej z faktury tj. 21,50 zł. Natomiast według
wydruku komputerowego operacji na koncie 50003 wymienioną fakturę zaksięgowano
w kwocie 10,26 zł jako koszt pokryty ze środków dotacji.
W zestawieniu faktur pokrytych z dotacji stanowiącym załącznik do sprawozdania
z wykonania wydatków w pozycji kwota faktury omyłkowo ujęto kwotę 10,26 zł jako
całkowity koszt faktury, a należało wpisać kwotę 21,50 zł tj. zgodną z fakturą.
Wielkość całego zadania wykazana w sprawozdaniu powinna być powiększona o kwotę
11,24 zł wynikającą z opisanej wyżej pomyłki. Nie wpływa to jednak na wysokość
rozliczenia dotacji, ponieważ różnica ta została pokryta ze środków własnych
Stowarzyszenia.
2. Wśród dowodów źródłowych znajdują się cztery faktury (dow. ks. PK 531, PK 576,
PK 591, PK 592) wystawiane za obiady dla dzieci uczęszczających do świetlicy.
Na wymienionych fakturach brak jest wskazania przez wystawiającego faktury ilości i cen
jednostkowych posiłków, jednakże Stowarzyszenie na każdej z faktur opisało ile porcji,
w jakim okresie i dla ilu dzieci posiłki zostały zakupione.
3. W kosztach zadania ujęto fakturę na kwotę 146,18 zł (dow. ks. PK 164) za materiały
biurowe wystawioną przez sprzedawcę na nabywcę. W ustnym wyjaśnieniu Pani Prezes
Stowarzyszenia podała, że sprzedawca omyłkowo wpisał jako nabywcę produktów
wymienionych na fakturze, a faktycznie faktura dotyczyła zakupu artykułów
papierniczych przyjętych do świetlicy „Wzrastanie” w dniu 13.05.2005 r., co jest zgodne
z widniejącym na fakturze opisem. Do faktury została sporządzona nota korygująca Nr
1/2006 z dnia 21.11.2006 r., w której wpisano prawidłowego nabywcę artykułów
Stowarzyszenie Profilaktyki i Wspierania Osobowości Dzieci i Młodzieży „Wzrastanie”.
4. W kosztach dotyczących zakupów doposażenia ujęto fakturę za lodówkę wystawioną
na kwotę 1.539,00 zł (dow. ks. PK 549). Z dekretu na fakturze wynika, że fakturę należało
zaksięgować na koncie służącym do rozliczenia otrzymanej dotacji Wn 500038
„doposażenie” w korespondencji z kontem 490 „rozliczenie kosztów”/strona Ma/
w
kwocie wynikającej z faktury tj. 1.539,00 zł. Natomiast według wydruku
komputerowego operacji na koncie 500038 wymienioną fakturę zaksięgowano w kwocie
1.500,00 zł jako koszt pokryty ze środków dotacji.
W zestawieniu faktur pokrytych z dotacji stanowiącym załącznik do sprawozdania
z wykonania wydatków w pozycji „kwota faktury” omyłkowo ujęto kwotę 1.500,00 zł
jako całkowity koszt faktury, gdzie należało wpisać kwotę 1.539,00 tj. zgodną z fakturą.
7
Wielkość całego zadania wykazana w sprawozdaniu powinna być powiększona o kwotę
39,00 zł wynikającą z opisanej wyżej pomyłki. Nie wpływa to jednak na wysokość
rozliczenia dotacji ponieważ różnica ta została pokryta ze środków własnych
Stowarzyszenia.
5. Analiza dowodów źródłowych dotyczących zadania ujętego w umowie nr 191/2005 z dnia
09.02.2005 r. wykazała, iż środki z dotacji zostały przeznaczone na wydatki związane
z realizacją zadania w wysokościach jakie przedstawia sprawozdanie, jak również
w wysokościach zgodnych z harmonogramem ze względu na rodzaj kosztów
stanowiącym załącznik do wymienionej umowy.
6. Sposób dokumentowania operacji gospodarczych jest zgodny z przepisami art. 20 - 24
ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości /Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694
z późn. zm./. Dowody zakupu tj. rachunki i faktury są sprawdzane pod względem
merytorycznym i formalno-rachunkowym, są zatwierdzane do zapłaty, opisywane na jaki
cel dokonano zakupu, w prawidłowy sposób dekretowane. Ujęte w księgach
rachunkowych dowody źródłowe posiadają kolejny numeru dowodu księgowego,
a operacje gospodarcze są księgowane chronologicznie według następujących po sobie
zdarzeń.
II.
Środki finansowe na realizację zadania określonego umową nr 630/05
zawartą w dniu 14.06.2005 r. zostały przekazane przez Urząd Miejski w dniu 17.08.2005 r.
przelewem na rachunek Stowarzyszenia w kwocie 11.382,00 zł. tj. w wysokości zgodnej
z zawartą umową.
Stowarzyszenie realizując zadanie angażowało środki własne (pozyskane z innych źródeł
niż dotacja z Urzędu Miasta), wynikało to z opóźnionego przekazania dotacji przez Urząd
Miejski w Przemyślu, która zgodnie z umową powinna być przekazana do dnia 28.06.2005 r.
Zgodnie z postanowieniami umowy nr 630/05 zawartej w dniu 14.06.2005 r.
Stowarzyszenie złożyło w dniu 10.08.2005 r. tj. w terminie zgodnym z umową, sprawozdanie
końcowe z wykonania zadania publicznego Wakacyjne oddziaływania profilaktycznowychowawcze i rekreacyjno-sportowe w trakcie półkolonii w Przemyślu.
Okres sprawozdawczy obejmował czas od dnia 01 do 31 lipca 2005 r.
Według przekazanego sprawozdania planowane cele zostały zrealizowane zgodnie
z założeniami działań profilaktyczno-wychowawczych, a oddziaływania prowadzone były
z wykorzystaniem form rekreacyjno-sportowych oraz krajoznawczych. Miejscem realizacji
zadania była siedziba Stowarzyszenia.
Według części II sprawozdania z wykonania wydatków całkowity koszt zadania wynosił
14.673,00 zł w tym:
- koszty pokryte z uzyskanej dotacji 11.382,00 zł
- koszty pokryte z innych środków
3.291,00 zł
Zgodnie z kosztorysem wykazanym w sprawozdaniu wydatki na realizację zadania
przedstawiały się następująco:
Całość zadania
Koszt całkowity
w tym z dotacji
3.714,00
3.714,00
7.488,00
7.488,00
Rodzaj kosztów
1
2
Wynagrodzenia realizatorów programu
Dożywianie kadry i dzieci
8
3
4
Zakup materiałów do prowadzenia zajęć
Organizacja wycieczki
Łącznie
500,00
2.971,00
180,00
14.673,00
11.382,00
Koszty poniesione z otrzymanej dotacji z Urzędu Miejskiego na w/w wydatki stanowiły
77,57 % ogólnych kosztów poniesionych na zadanie. Środki pochodzące z innych źródeł
wynosiły 3.291,00 zł i stanowiły 22,43% kosztów ogółem.
Do sprawozdania sporządzono i dołączono zestawienie faktur pokrytych z dotacji.
Na podstawie przedstawionych dokumentów księgowych Stowarzyszenia tj. ewidencji
księgowej oraz dowodów źródłowych sprawdzono prawidłowość wydatkowania środków
z przekazanej przez Urząd Miejski dotacji na zadanie zgodnie z umową nr 630/05 z dnia
14.06.2005 r.
Wielkości wynikające z wyżej wymienionych dokumentów porównano z danymi
przedstawionymi w sprawozdaniu z realizacji zadania oraz z harmonogramem
przedstawiającym wielkość i rodzaj poniesionych kosztów stanowiącym załącznik
do zawartej umowy na wykonanie zadania.
Kontrola dokumentów księgowych tj. ewidencji syntetycznej i analitycznej oraz dowodów
źródłowych wykazała:
1. Obroty konta 50005,051,052, na którym ewidencjonowane były operacje dotyczące realizacji
zadania wskazują, iż środki dotacji przeznaczone na pokrycie wydatków zadania wynosiły
11.448,31 zł. Faktycznie otrzymana dotacja na zadanie wynosiła 11.382,00 zł. Różnica
stanowi kwotę 66,31 zł. i wynika z omyłkowego księgowania dwóch faktur tj.:
- faktury VAT V147 z dnia 20.07.2005 r. (dow. ks. PK 299) wystawionej na kwotę
78,42 zł w całości zaksięgowanej jako środki pochodzące z dotacji. W części B
sprawozdania z wykonania wydatków wykazano, że faktura tylko w części została
sfinansowana ze środków dotacji tj. w kwocie 62,56 zł.
- faktury VAT Nr 3/07/05 z dnia 29.07.2005 r. (dow. ks. PK 358) wystawionej na kwotę
56,88 zł w całości zaksięgowanej jako środki pochodzące z dotacji. W części B
sprawozdania wykazano, że faktura tylko w części została sfinansowana ze środków
dotacji tj. w kwocie 6,43 zł.
Obroty konta 50005,051,052 winny być zgodne zarówno z częścią A jak i częścią B
sprawozdania z wykonania wydatków.
2. W części B sprawozdania z wykonania wydatków w kolumnie 6 dotyczącej całkowitej
kwoty poniesionych wydatków wykazano w pozycji 14 i 16 tylko część wydatku
dotyczącego pokrycia ze środków dotacji. Nie ma to jednak wpływu na wysokość
rozliczenia dotacji.
3. Z wydruku komputerowego operacji na koncie 500051 jak i z części B sprawozdania
z wykonania wydatków wynika, iż w omyłkowej wysokości tj. w kwocie 17,70 zł została
zaksięgowana faktura VAT 13441/MAG/05 z dnia 01.07.2005 r. której wartość opiewała
na kwotę 17,37 zł. Różnica wynosi 0,33 zł.
9
III.
Płatność za wykonanie usług określonych w umowie nr 1118/05 zawartej w dniu
22.12.2005 r. nastąpiła w dniu 29.12.2005 r. w kasie Urzędu Miejskiego po przedstawieniu
rachunku Nr 2/2005 wystawionego w dniu 23.12.2005 r. przez Stowarzyszenie Profilaktyki
i Wspierania Rozwoju Osobowości Dzieci Młodzieży „Wzrastanie” za realizację programu
profilaktycznego realizowanego w okresie Świąt Bożego Narodzenia:
- wypoczynek stacjonarny 23-31.12.2005 r. na kwotę 1.378,00
- wypoczynek wyjazdowy 26-31.12.2005 r. na kwotę 997,00
Naczelnik Wydziału Spraw Społecznych i Obywatelskich na rachunku potwierdziła
wykonanie zadania w dniu 23.12.2005 r. oraz zatwierdziła rachunek do wypłaty.
Otrzymane środki finansowe na realizację zadania zgodnie z wystawionym rachunkiem
wyniosły 2.375,00 zł.
Według postanowień umowy nr
1118/05 zawartej w dniu 22.12.2005 r.
Stowarzyszenie złożyło sprawozdanie wykonania zadania Zorganizowanie wypoczynku dla
dzieci i młodzieży w okresie przerwy świątecznej w okresie Bożego Narodzenia.
W sprawozdaniu omyłkowo zapisano, iż czas realizacji zadania przypadał na okres
23.01.2005 do 31.12.2005 r. Wg umowy realizacja zadania dotyczyła okresu
od 23-31 grudnia 2005 r.
Zgodnie z przekazanym sprawozdaniem planowane cele zostały zrealizowane zgodnie
z założeniami działań profilaktyczno-wychowawczych, a oddziaływania prowadzone były
w etapie przerwy od nauki szkolnej z okazji Świąt Bożego Narodzenia i Nowego Roku.
Organizacja zadania odbyła się w dwóch grupach:
- dla osób przychodzących do świetlicy (w godz. 9-16)
- biwaku w Kalwarii Pacławskiej.
Główna księgowa kontrolowanej placówki poinformowała, że w części II A sprawozdania
z wykonania wydatków przy realizacji zadania omyłkowo zapisano, iż całkowity koszt
zadania wynosił 99.117,19 zł
Koszty zadania pokryte z uzyskanej dotacji wynosiły 2.375,00 zł, co jest zgodne z zawartą
umową oraz harmonogramem ze względu na rodzaj kosztów stanowiący załącznik do
umowy.
W części B sprawozdania przedstawiono, że całkowity koszt realizacji zadania wynosił
2.537,82 zł, w tym środki pochodzące z dotacji wynosiły 2.375,00 zł.
Na podstawie przedstawionych dokumentów księgowych Stowarzyszenia tj. ewidencji
księgowej oraz dowodów źródłowych sprawdzono prawidłowość wydatkowania środków
z przekazanej przez Urząd Miejski dotacji na zadanie zgodnie z umową nr 1118/05 z dnia
22.12.2005 r.
Wielkości wynikające z wyżej wymienionych dokumentów porównano z danymi
przedstawionymi w sprawozdaniu z realizacji zadania oraz z harmonogramem
przedstawiającym wielkość i rodzaj poniesionych kosztów stanowiącym załącznik
do zawartej umowy na wykonanie zadania.
Kontrola dokumentów księgowych tj. dowodów źródłowych dotyczących zadania
realizowanego w czasie przerwy świątecznej nieprawidłowości nie wykazała.
10
Z przedstawionych do kontroli przez Stowarzyszenie dokumentów wynika, że
zawierane umowy na realizację poszczególnych zadań nie posiadają kolejnego numeru
z rejestru umów prowadzonych w Urzędzie Miejskim w Przemyślu. Natomiast umowy
znajdujące się w Wydziale Spraw Społecznych i Obywatelskich taki numer posiadają.
Zgodnie z postanowieniami zawartymi w wymienionych wyżej umowach wykonanie
tych umów następuje z chwilą zaakceptowania przez Zleceniodawcę sprawozdań końcowych
z wykonanych zdań. Na przedstawionych do kontroli dokumentach brak jest takiej akceptacji,
są one jedynie sprawdzone pod względem merytorycznym przez Naczelnika Wydziału Spraw
Społecznych i Obywatelskich. Sprawozdania końcowe z wykonania poszczególnych zadań
stanowią załącznik nr 2 do protokołu kontroli.
Integralną część protokołu stanowią załączniki:
1. Kserokopia Statutu Stowarzyszenia Profilaktyki i Wspierania Rozwoju Osobowości
Dzieci i Młodzieży „Wzrastanie” w Przemyślu
2. Kserokopia sprawozdań końcowych z wykonania zadań zleconych w 2005 r. przez
Urząd Miejski w Przemyślu (plik szt. 3)
Na tym protokół zakończono.
Prezesa Stowarzyszenia Profilaktyki i Wspierania Rozwoju Osobowości Dzieci i
Młodzieży „Wzrastanie” w Przemyślu poinformowano, iż przysługuje mu, przed podpisaniem
protokołu kontroli prawo zgłoszenia na piśmie zarządzającemu kontrolę umotywowanych
zastrzeżeń do ustaleń zawartych w protokole kontroli w terminie 7 dni od dnia otrzymania
protokołu kontroli oraz prawo odmowy podpisania protokołu kontroli.
Niniejszy protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach.
Jeden egzemplarz protokołu pozostawiono w kontrolowanej jednostce w dniu 11.12.2006 r.
Kontrolę odnotowano w zeszycie kontroli Stowarzyszenia pod numerem 2.
Przemyśl dnia 11 grudnia 2006 r.
Podpisy :
………………………..
…………………………….
………………………..
……………………………..
11