Zasady dotyczące składania zamówień i realizacji usług

Zasady dotyczące składania zamówień i realizacji usług cateringowych:
1. Zamówienie usługi cateringowej należy złożyć za pośrednictwem sklepu intranetowego
(http://sklep-catering.sgh.waw.pl/),
wybierając
spośród
dostępnych
zestawów
cateringowych.
2. W ramach danego wydarzenia możliwe jest wybranie więcej niż jednego zestawu
cateringowego, jednakże z zastrzeżeniem nieprzekraczania limitów kwotowych zamówienia
określonych w Piśmie okólnym Kanclerza.
3. Każdy składany wniosek musi zawierać informację o terminie spotkania oraz wskazywać
liczbę osób. Wnioski niespełniające tego kryterium będą zwracane do poprawy.
4. Po dokonaniu zamówienia w sklepie, akceptacji wniosku i przyjęciu jego realizacji,
wnioskodawca zobowiązany jest do wypełnienia formularza zlecenia oraz przesłania go, za
pomocą poczty elektronicznej, na adres [email protected] najpóźniej na 7 dni roboczych
przed planowaną datą organizacji spotkania. Niedotrzymanie tego terminu może skutkować
odmową realizacji usług.
5. Na podstawie wypełnionego formularza zlecenia Dział Konferencji zgłasza dyspozycję
realizacji usługi cateringowej do wykonawcy; Zgodnie z zapisami Umowy zlecenia muszą
zostać przekazane Wykonawcy nie później niż na:
a) 5 dni roboczych przed dniem świadczenia usługi, w przypadku gdy liczba gości przekracza
30 osób
b) 3 dni robocze przed świadczeniem usługi, w przypadku gdy zlecenie dotyczy organizacji:
przerwy kawowej zestaw I i zestaw II, napoje gorące i zimne, ciasta a liczba gości nie
przekracza 30 osób
6. Z momentem przesłania dyspozycji przez Dział Konferencji kontakt pomiędzy wykonawcą,
a wnioskodawcą odbywać się będzie w sposób bezpośredni.
7. Wykonawca ma obowiązek skontaktowania się ze wnioskodawcą (adres podany w zleceniu),
celem potwierdzenia otrzymania i przyjęcia zalecenia.
8. Wykonawca zobowiązany jest przesłać do zleceniodawcy, za pomocą poczty elektronicznej
szczegółowy opis menu lunchu I i II oraz kolacji z dwoma propozycjami do wyboru, na każdy
dzień spotkania, w terminie nie później niż na 3 dni robocze przed dniem spotkania.
9. Z przesłanych propozycji menu wnioskodawca wybierze jedną. Informacja o wyborze menu
powinna niezwłocznie zostać przesłana do wykonawcy (niedotrzymanie terminów podanych
w pkt. 5 może skutkować odmową realizacji usług).
10. Wnioskodawca jest zobowiązany poinformować o realizacji usługi cateringowej
administratora budynku, w którym organizowane jest wydarzenie oraz zapewnić możliwość
wjazdu wykonawcy na teren Uczelni.
11. Po wykonaniu usługi, w dniu jej świadczenia wnioskodawca sporządza protokół odbioru. DO
Protokół podpisywany jest przez wnioskodawcę oraz przedstawiciela wykonawcy.
12. Protokół odbioru stanowi podstawę do wystawienia faktury za usługę cateringową.
13. Wnioskodawca ma prawo do naliczenia kar umownych brutto za dane zlecenie w wysokości:
a) 20% - za nienależyte wykonanie zlecenia,
b) 10% - za brak wskazanej liczby kelnerów (1 kelner przypadający na nie więcej niż 30
uczestników spotkania),
c) 10% - brak bezpośredniego nadzoru ,
d) 20% - za opóźnieniu w dostawie posiłków.
O wysokości kar decyduje wnioskodawca, dokonując odpowiedniego wpisu w protokole odbioru
zlecenia.
14. Podpisany przez wnioskodawcę i wykonawcę protokół odbioru wraz z fakturą wykonawca
przekazuje do Działu Konferencji.
15. W celu opisania faktury Dział Konferencji przekazuje ją wraz z protokołem do wnioskodawcy.
16. Opisana faktura (zgodnie z pkt. 12 Zarządzenia nr 12 ) wraz z protokołem odbioru oraz
zaakceptowanym wnioskiem o zamówienie usług cateringowych, przekazywana jest do
Działu Konferencji.
17. Dział Konferencji rejestruje fakturę oraz uzupełnia jej opis o numer umowy o sukcesywne
świadczenie usług cateringowych oraz monitoruje wykorzystaną wartość umowy.
18. Dział Konferencji przekazuje do Kwestury SGH fakturę z wnioskiem o zamówienie publiczne.
19. W przypadku realizacji zleceń poza terenem Uczelni oraz w przypadku gdy płatnikiem usług
cateringowych jest podmiot zewnętrzny, nie są Państwo zobowiązani do korzystania z usług
firmy cateringowej wyłonionej w drodze postępowania przetargowego.