Plan Komunikacji na temat projektu samooceny

Plan Komunikacji
na temat projektu samooceny
URZĄD GMINY W LISKOWIE
Lisków, październik 2011 r.
Biuro Partnera projektu
F5 Konsulting Sp. z o.o.
ul. Składowa 5, 61-897 Poznań
T: 061 856 69 60 F: 061 853 02 95
SPIS TREŚCI:
WPROWADZENIE ................................................................................... 3
1.
Projekt wdrożenia metody CAF w Urzędzie .................................. 3
2.
P la n
komunikacji
uczestników
wdrożenia
metody
CAF
w Urzędzie ........................................................................................ 4
2.1. Zainteresowane strony ................................................................... 4
2.2. Potrzeby informacyjne .................................................................... 4
2.3. Dostawca informacji........................................................................ 5
2.4. Częstotliwość dostarczania komunikatów nt. projektu ............... 5
2.5. Metody komunikacji ........................................................................ 6
3.
Mobilizacja pracowników Urzędu na rzecz zaangażowania
w proces samooceny ...................................................................... 7
Biuro Partnera projektu
F5 Konsulting Sp. z o.o.
ul. Składowa 5, 61-897 Poznań
T: 061 856 69 60 F: 061 853 02 95
2
WPROWADZENIE
Celem niniejszego dokumentu jest określenie planu komunikacji dla projektu wdrożenia
metody CAF w Urzędzie Gminy Lisków
W szczególności w dokumencie określone zostaną:
o
cel projektu wdrożenia metody CAF,
o
strony zainteresowane projektem oraz ich potrzeby komunikacyjne,
o
sposób, forma i częstotliwość informacji na temat realizowanego projektu
przekazywanej poszczególnym grupom odbiorców,
o
sposób mobilizacji pracowników na rzecz zaangażowania w proces samooceny.
1. Projekt wdrożenia metody CAF w Urzędzie
Powszechny Model Oceny – CAF (ang. Common Assesment Framework) jest
narzędziem przeznaczonym dla jednostek administracji publicznej, mającym na celu
poprawę zarządzania. Model skupia się przeprowadzeniu samooceny, identyfikacji
obszarów doskonalenia oraz wprowadzaniu wymaganych usprawnień zarządczych.
Metoda samooceny proponowana w ramach CAF opiera się na założeniu, iż osiągnięcie
pożądanych rezultatów działań urzędu zależy od jakości przywództwa, wpływającego na
politykę i strategię organizacji, zarządzanie zasobami ludzkimi, działania w zakresie
nawiązywania związków partnerskich, zasoby i procesy zarządzania zmianą. Dzięki CAF
organizacje wyrażające chęć wdrożenia systematycznego procesu doskonalenia swoich
działań uzyskują proste, przystosowane do specyfiki sektora administracji publicznej,
narzędzie samooceny.
Samoocena oparta o model CAF dostarcza informacji będących podstawą do
doskonalenia funkcjonowania urzędu, poprzez:
o
identyfikację mocnych stron,
o
identyfikację obszarów do doskonalenia,
o
opracowanie i wdrożenie zbioru dobrych praktyk,
o
możliwość porównania wyników z innymi jednostkami administracji publicznej
z
terenu
Polski
oraz
innych
państw
członkowskich
Unii
Europejskiej
(benchmarking),
o
przygotowanie urzędu do aplikowania o nagrody jakości.
Biuro Partnera projektu
F5 Konsulting Sp. z o.o.
ul. Składowa 5, 61-897 Poznań
T: 061 856 69 60 F: 061 853 02 95
3
2. Plan komunikacji uczestników wdrożenia
metody CAF w Urzędzie
Wzajemna komunikacja, to podstawowy obszar wszelkich przedsięwzięć w zakresie
zarządzania zmianami, a zwłaszcza podczas przeprowadzania samooceny. Podjęcie
decyzji
o przeprowadzeniu i wdrożeniu metody CAF rozpoczyna cały proces
zarządzania jakością
w naszym Urzędzie.
2.1. Zainteresowane strony

Kierownictwo Urzędu,

Członkowie Grupy Samooceny,

Pracownicy Urzędu,

Petenci,

Mieszkańcy Gminy,

Partnerstwo: Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji , F5 Konsulting
Sp. z o.o. oraz Ekspert .
2.2. Potrzeby informacyjne
Kierownictwo Urzędu będzie otrzymywało wszelkie informacje o planowanych
i realizowanych działaniach na spotkaniach z Ekspertem oraz koordynatorem CAF.
Członkowie grupy samooceny materiały związane z wdrażaniem projektu będą
otrzymywali na skrzynki e-mailowe, będą wymieniać informacje na spotkaniach
z Ekspertem, koordynatorem CAF i Wójtem Gminy.
Pozostali pracownicy Urzędu będą informowani o planowanych i podejmowanych
działaniach na spotkaniach z koordynatorem CAF i Wójtem Gminy, informowani
o
wynikach
samooceny
oraz
o
podjętych
działaniach
doskonalących.
Klienci zostaną poinformowani o udziale Urzędu w projekcie CAF oraz jego realizacji
poprzez zamieszczenie na stronie internetowej Urzędu: www.liskow.pl oraz
w mediach.
Biuro Partnera projektu
F5 Konsulting Sp. z o.o.
ul. Składowa 5, 61-897 Poznań
T: 061 856 69 60 F: 061 853 02 95
4
2.3. Dostawca informacji
Informacje dla kierownictwa, członków grupy samooceny, oraz pozostałych pracowników
będzie przygotowywał i przekazywał koordynator projektu.
Informacje dla petentów będzie przygotowywana przez koordynatora i zamieszczana na
stronie internetowej Urzędu oraz w mediach.
Informacje dla Partnerstwa: MSWiA oraz F5 Konsulting Sp z. o.o., będzie przekazywał
koordynator .
2.4. Częstotliwość dostarczania komunikatów nt. projektu
Odbiorca
informacji
Wymagania (zakres oraz
forma informacji)
Cel informacji
- informacja ustna
o realizacji działań,
spotkania bezpośrednie
Częstotliwość/terminy
przekazywania
informacji
na bieżąco
Kierownictwo
i wszyscy
pracownicy
Urzędu
poinformowanie
o projekcie, wybór
grupy samooceny
Kierownictwo
Urzędu
Informowanie
o planowanych
i realizowanych
działaniach
Pracownicy,
mieszkańcy
gminy
stała informacja
o projekcie
strona internetowa urzędu,
media
Członkowie
grupy
samooceny
informowanie
o planowanych
i realizowanych
działaniach
z samooceny
- informacja ustna,
papierowa, e-mail
Lider grupy
samooceny
spotkania, warsztaty - informacja ustna,
uzgadniające,
papierowa, e-mail
wg potrzeb (od
momentu powołania) do
zakończenia projektu
Zespoły
projektowe,
koordynator
warsztaty dotyczące
planu usprawnień
spotkanie, materiały,
konsultacje
Wg potrzeb (od
momentu powołania)
Koordynator,
Ekspert
spotkania doradcze
informacja ustna,
sprawozdania z postępów w wg potrzeb
realizacji projektu
Kierownictwo,
wszyscy
pracownicy
prezentacja wyników spotkanie, sprawozdanie,
samooceny
prezentacja
wg potrzeb
Petenci,
mieszkańcy
gminy
spotkanie, sprawozdanie,
prezentacja wyników prezentacja
samooceny i plan
z koordynatorem
doskonalenia
i grupą samooceny, strona
internetowa, media
wg potrzeb
Partnerstwo
Wymiana informacji
w celu zapewnienia
sprawnej realizacji
projektu
- sprawozdania
z postępów realizacji
projektu
wg potrzeb
na bieżąco
wg potrzeb
e-mail, materiały
Biuro Partnera projektu
F5 Konsulting Sp. z o.o.
ul. Składowa 5, 61-897 Poznań
T: 061 856 69 60 F: 061 853 02 95
wg potrzeb
wg potrzeb
do zakończenia projektu
na bieżąco przez okres
trwania projektu
5
2.5. Metody komunikacji
Informacja na temat postępów w realizacji projektu.
Spotkanie konsultanta z kierownictwem urzędu, koordynatorem oraz zespołem
wspierającym ,
Spotkania z zespołem wspierającym (w ramach realizacji poszczególnych etapów
projektu – średnio raz w tygodniu),
Spotkanie powołujące grupę samooceny (omówienie projektu, jego głównych założeń i
roli grupy samooceny),
Warsztaty grupy samooceny (2 dniowe z udziałem Eksperta),
Spotkanie uzgadniające grupy przed rozpoczęciem samooceny,
Warsztaty uzgadniające grupy roboczej (z udziałem konsultanta),
Prezentacja wyników samooceny (spotkanie z kierownictwem urzędu),
Warsztaty dotyczące planu usprawnień (zespoły projektowe),
Spotkanie informacyjne dotyczące prezentacji planu doskonalenia.
Sprawozdania

Prezentacja wyników samooceny,

Informacja o planie doskonalenia.
Sprawozdania informujące o postępach w realizacji projektu, uwzględniające działania
zrealizowane oraz opis działań planowanych do realizacji wraz z zakładanymi terminami
będą przekazywane kierownictwu urzędu. Po przeprowadzeniu warsztatów i spotkań
uwzględniających grupy samooceny, nastąpi opracowanie
wyników samooceny
i opracowanie planu naprawczego. Sprawozdania będą przekazywane kierownictwu
i pracownikom.
Strona WWW
Na stronie internetowej Gminy www.liskow.pl będzie zamieszczana w specjalnie
przygotowanej zakładce – „CAF w Urzędzie Gminy w Liskowie” bieżąca informacja na
temat wdrażania projektu i etapów jego realizacji. Informacja będzie kierowana zarówno
dla klienta zewnętrznego jak i pracowników urzędu.
Prezentacje
Informacje przesyłane drogą wewnętrznego Internetu będą najbardziej skuteczną drogą
wymiany informacji na temat realizacji projektu oraz wyników samooceny pomiędzy
członkami
grupy
samooceny,
koordynatorem
oraz
pracownikami
Biuro Partnera projektu
F5 Konsulting Sp. z o.o.
ul. Składowa 5, 61-897 Poznań
T: 061 856 69 60 F: 061 853 02 95
urzędu.
6
Spotkania bezpośrednie
Spotkania z udziałem konsultanta wiodącego udzielającego wyjaśnień i pomocy
w ramach pracy; w zakresie uzgadniania wyników samooceny oraz poszukiwania
konsensusu – 1-dniowe warsztaty).
3. Mobilizacja pracowników Urzędu na rzecz
zaangażowania w proces samooceny
Korzyści dla pracowników Urzędu wynikające z osobistego zaangażowania w proces
samooceny:

Dogłębne poznanie macierzystej jednostki, w tym szczegółowego zakresu jej
działania, realizowanych procesów oraz wdrażania planów usprawnień,

Oficjalna pochwała i uznanie Kierownictwa, przekazana do wiadomości ogółu
pracowników - po wykonaniu z sukcesem działań związanych z samooceną,

Uzyskanie zaświadczenia o odbytym szkoleniu,

Zaangażowanie pracowników biorących udział w procesie projektowania
i wdrażania planów usprawnień, co daje pracownikom poczucie realnego
wpływu na kształtowanie organizacji.
Biuro Partnera projektu
F5 Konsulting Sp. z o.o.
ul. Składowa 5, 61-897 Poznań
T: 061 856 69 60 F: 061 853 02 95
7