Wyniki kontroli w Szkole Podstawowej Nr 1 w Olsztynie

Pani
Barbara Rzepnicka
Dyrektor
Szkoły Podstawowej Nr 1
im. Ryszarda Knosały
w Olsztynie
Nasz znak: KR.1711.3.2012
Data: 22.03.2012r.
Wystąpienie pokontrolne
W dniach 30.01 – 24.02.2012 r. , na podstawie upoważnienia znak:
OK.077.10.2012 z dnia 26.01.2012 r., przeprowadzono w Szkole
Podstawowej Nr 1 w Olsztynie kontrolę planową w zakresie określonym
w art. 34a ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 7.09.1991 r. o systemie oświaty (Dz.
U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572 ze zm.), tj. prawidłowości dysponowania
przyznanymi jednostce środkami budżetowymi oraz pozyskiwanymi przez
jednostkę środkami pochodzącymi z innych źródeł, a także
gospodarowania mieniem; w tym:
- kontrola sprawozdań Rb-34S za II kwartał 2011 r. pod kątem
przekroczenia planu wydatków zgłoszonego przez Wydział Budżetu
Urzędu Miasta Olsztyna,
 w okresie od 1.01.2011 r. do 31.12.2011 r.
Powyżej wymieniony zakres kontroli ustalony został w celu
dokonania oceny Pani pracy.
Podstawą sformułowania tej oceny są szczegółowe ustalenia i wyniki
ujęte w podpisanym w dniu 6.03.2012 r. protokóle kontroli.
Kontrolą
objęto
wewnętrzne
regulacje
organizacyjno-prawne
wprowadzone przez Dyrektora jednostki, sporządzenie planu finansowego
i jego wykonanie, wybrane zagadnienia z zakresu prawidłowości
sporządzania sprawozdań budżetowych, dokonywania zamówień
publicznych, a także gospodarowania mieniem, w okresie objętym
kontrolą.
Stwierdzono, że wymagane obligatoryjnie wewnętrzne regulacje
organizacyjno-prawne, tj. statut jednostki, zasady „polityka”
rachunkowości, procedury kontroli zarządczej,
spełniają wymogi
obowiązujących w tym zakresie przepisów prawa.
W trakcie czynności kontrolnych ustalono, że plan finansowy jednostka realizowała
w zakresie dochodów i wydatków budżetowych oraz w zakresie dochodów gromadzonych na
wydzielonym rachunku i wydatków nimi finansowanych. Plany finansowe jednostki
w poszczególnych rozdziałach budżetowych zostały sporządzone na podstawie Informacji
o ostatecznych kwotach dochodów i wydatków budżetowych na 2011 r. przekazanych przez
Wydział Budżetu Urzędu Miasta Olsztyna, zgodnie z zapisami art. 249 ust. 1 pkt 1) ustawy
z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.).
W 2011 roku dokonano 12 zmian w planach finansowych jednostki, z czego 7 zmian na
podstawie dyspozycji Wydziału Edukacji i 5 zmian na podstawie wniosków zgłoszonych
przez jednostkę.
Badając pod względem formalno-prawnym wyżej przedstawione zmiany stwierdzono,
że zostały one dokonane zgodnie z zasadami zawartymi w Załączniku do Zarządzenia Nr 175
Prezydenta Miasta Olsztyna z dnia 30.06.2011r. w sprawie wykonywania uchwały
budżetowej na 2011 r , tj.:
- wnioski zostały złożone zgodnie z zasadami i terminami wskazanymi w rozdziale I lit. C pkt
I. 3., 9.3)b), 9.4)c), pkt III. 5., pkt IV. 2., pkt V. 5, pkt VI. 2.;
- zmiany w planach finansowych wprowadzane przez Dyrektora jednostki dotyczące
sporządzania planów po zmianach i ich terminów były zgodne z zasadami zawartymi
w rozdziale I lit. C pkt IX. 1., lit. D pkt I. 1., 3., pkt II. 1., lit. E pkt 1., 4., pkt II. 1.
Analizując rodzaj zmian planu wydatków budżetowych zwrócono uwagę na fakt, iż w
rozdz. 80101 w miesiącu wrześniu zwiększono wydatki w § 4260 „Zakup energii” o kwotę
17.658 zł., natomiast w grudniu dokonano zmniejszenia wydatków w tym paragrafie o kwotę
20.120 zł. Podobna sytuacja miała miejsce w rozdz. 80148: we wrześniu zwiększono wydatki
w § 4260 o kwotę 1.336 zł., natomiast w grudniu dokonano ich zmniejszenia o kwotę 1.700
zł. Przeprowadzenie tego rodzaju zmian (zwiększenie i zmniejszenie tych samych wydatków)
na przestrzeni 4 miesięcy może świadczyć o nierzetelnym podejściu do procesu planowania
i niewłaściwym gospodarowaniu środkami publicznymi.
Odnosząc się do powyższej sytuacji kontrolujący przyjął wyjaśnienie Głównej księgowej
jednostki, z którego wynika, że podstawą kalkulacji wnioskowanej kwoty zwiększenia były
koszty centralnego ogrzewania poniesione w roku poprzednim. W opisywanej sytuacji
miesiące zimowe okazały się wyjątkowo ciepłe i wydatki związane z ogrzewaniem
zmniejszyły się o około 2/3. W związku z tym pozostały niewykorzystane środki finansowe
przeznaczone na te wydatki, które zwrócono do dyspozycji Wydziału Edukacji.
Skontrolowano zgodność danych wykazanych w sprawozdaniach budżetowych Rb28S według stanu na 30.06.2011 r. z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej.
Potwierdzono zgodność danych wykazanych w kontrolowanym sprawozdaniu we wszystkich
rozdziałach i paragrafach klasyfikacji budżetowej realizowanych w szkole z ewidencją
księgową, który to wymóg zawarty jest w § 9 ust. 2 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia
3.02.2010r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej.
2
Sprawdzono realizację wydatków pod kątem zgodności z zatwierdzonym planem
finansowym. Kontrolą objęto wydatki wykazane w ww. sprawozdaniach Rb-28S. Nie
stwierdzono przypadku zrealizowania wydatków powyżej kwot przewidzianych w planie
finansowym jednostki. Wydatki realizowano zgodnie z zasadą wskazaną w art. 254 pkt 3)
ustawy z dnia 27.08.2009 r. o finansach publicznych, tj. w granicach kwot określonych
w planie finansowym.
Kontrolą objęto dane wykazane w sprawozdaniu budżetowym Rb-34S za II kwartał
2011 r. w rozdziale 80101 „Szkoły podstawowe” pod kątem przekroczenia planowanych
wydatków, zgłoszonego przez Wydział Budżetu Urzędu Miasta Olsztyna.
Kontrola wykazała w ww. sprawozdaniu przekroczenie planowanych wydatków:
 w § 4210 „Zakup materiałów i wyposażenia” o kwotę 1.118,22 zł.
 w § 4270 „ Zakup usług remontowych” o kwotę 2.144,57 zł.
W trakcie kontroli ustalono, że:
- w dniu 25.02.2011 r. jednostka otrzymała przelew środków w wysokości 4.089 zł.
z Towarzystwa Ubezpieczeniowego Interrisk z tytułu odszkodowania po zalaniu świetlicy
szkolnej. Środki te zostały zaewidencjonowane, w ramach dochodów gromadzonych na
wyodrębnionym rachunku, w rozdz. 80101 „Szkoły podstawowe” w § 0970 „Wpływy
z różnych dochodów”,
- w dniu 13.04.2011 r. szkoła otrzymała dofinansowanie z PZU Życie SA na zakup sprzętu
sportowego i rehabilitacyjnego w wysokości 2.500 zł. Środki te zostały zaewidencjonowane,
w ramach dochodów gromadzonych na wyodrębnionym rachunku, w rozdz. 80101 „Szkoły
podstawowe” w § 0960 „Otrzymane spadki, zapisy i darowizny w postaci pieniężnej”
Zatwierdzony na 2011 r. plan dochodów gromadzonych na wyodrębnionym rachunku
i wydatków nimi finansowanych nie przewidywał takiego źródła dochodów, a wskazanie
źródła dochodów następuje na mocy odpowiedniej uchwały Rady Miasta, o czym stanowi art.
223 ust. 1 ustawy o finansach publicznych.
Jednostka zobowiązana była do złożenia w Wydziale Edukacji Informacji w sprawie zmian
w planie dochodów gromadzonych na wydzielonym rachunku i wydatków nimi
finansowanych, we wskazanych terminach, zgodnie z ustaleniami zawartymi w rozdziale I lit.
C pkt III. 5. ww. Załącznika do Zarządzenia Nr 175 Prezydenta Olsztyna, umożliwiających
przygotowanie materiałów na sesję Rady Miasta. W związku z tym, że jednostka nie
dotrzymała ustalonych terminów, nie mogła w sprawozdaniu Rb-34 za II kwartał
w rozdz.80101 wskazać planu dochodów w ww. paragrafach, a tym samym nie mogła
zwiększyć planu wydatków o uzyskane nowe dochody.
Kontrola wykazała, że do 31.06.2012 r. szkoła dokonała wydatków z przekazanych na jej
konto środków w wysokości: 3.618,22 zł. w § 4210 i 4.500,57 zł. w § 4270, dopuszczając do
przekroczenia planu wydatków w tych paragrafach.
Realizowanie wydatków powyżej kwot przewidzianych w planie finansowym jednostki jest
niezgodne z art. 44 ust. 1 pkt 3) ustawy o finansach publicznych i zgodnie z art. 11 ustawy
z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów
publicznych (Dz. U. z 2005 r. Nr 14, poz. 114 ze zm.) stanowi naruszenie dyscypliny
finansów publicznych.
3
W związku z powyższym zostanie skierowane zawiadomienie do Rzecznika Dyscypliny
o naruszeniu dyscypliny finansów publicznych.
Kontrolą objęto również przestrzeganie zasady zawartej w art. 44 ust. 3 pkt. 3) ustawy
o finansach publicznych tj., czy wydatki dokonywane były w wysokościach i terminach
wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań. Kontroli dokonano analizując
realizację wydatków za wywóz nieczystości w 2011 roku.
Nieprawidłowości w tym zakresie nie stwierdzono.
Skontrolowano proces udzielania zamówień publicznych na towary i usługi
w zgodności z przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych i procedurami wewnętrznymi
wdrożonymi w jednostce w tym zakresie.
W kontrolowanej jednostce opracowano dwa Regulaminy dotyczące udzielania zamówień
publicznych:
 „Regulamin udzielania zamówień publicznych o wartości przekraczającej 14 tys. Euro
w Szkole Podstawowej Nr 1 w Olsztynie”, wprowadzony 27.10.2010r.
Dokument ten zawiera regulacje dotyczące przygotowania zamówienia publicznego, trybu
powołania komisji przetargowej i zadań wykonywanych przez tą komisję.
W Regulaminie nie wskazano przepisów prawa, w oparciu o które dokument został
opracowany. Nie wskazano trybów możliwych do wykorzystania w jednostce i warunków
ich zastosowania. Dokument nie zawiera ustaleń co do zasad oceny ofert, dokumentacji
prowadzonego postępowania, a także wymogów formalno-prawnych zawieranych umów.
Przedmiotowy Regulamin w formie wprowadzonej w Szkole Podstawowej Nr 1 nie daje
gwarancji przestrzegania postanowień ustawy z dnia 29 stycznia 204 r. Prawo zamówień
publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 ze zm.), który to obowiązek wynika
z zapisów art. 44 ust. 4 ustawy o finansach publicznych.
 „Regulamin udzielania zamówień publicznych o wartości do 14 tys. Euro w Szkole
Podstawowej Nr 1 w Olsztynie”, wprowadzony 27.10.2010 r.
Regulamin oparto o postanowienia zawarte w ustawie z dnia 27 sierpnia 2009 r.
o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240), ustawie z 29 stycznia 2004 r. Prawo
zamówień publicznych (Dz. U. z 2006 r. Nr 164, poz. 1163 ze zm.) i w Rozporządzeniu
Ministra Finansów z 29.06.2006 r. w sprawie gospodarki finansowej jednostek
budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych oraz trybu
postępowania przy przekształcaniu w inną formę organizacyjno-prawną (Dz. U. Nr 116,
poz. 783) .
Wskazane wyżej przepisy w zakresie zamówień publicznych, stanowiące podstawę
prawną przedmiotowego Regulaminu, w roku 2011 obowiązywały ze zmianami
wprowadzonymi Dziennikiem Ustaw z 2010 r. Nr 113, poz. 759 i późniejszymi. Z dniem
1.01.2011 r. przestało obowiązywać Rozporządzenie Ministra Finansów z 29.06.2006 r
zastąpione Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 7 grudnia 2010 r. w sprawie
sposobu prowadzenia gospodarki finansowej jednostek budżetowych i samorządowych
zakładów budżetowych (Dz. U. Nr 241,poz. 1616). Wskazana w Regulaminie podstawa
prawna wymaga aktualizacji..
4
W regulaminie zawarto zapis w § 5 pkt 2. lit. e) odnoszący się do § 9 ust. 1, podczas gdy
zapisy Regulaminu kończą się na § 6.
Przedmiotowy dokument określa:
- progi udzielania zamówień, dzieląc je na wartości od 1 000 do 14 000 euro i wartości do
1 000 euro (§ 2 Regulaminu),
- szczegółowe zasady dotyczące wszczęcia procedury (§ 3 Regulaminu),
- tryb przeprowadzenia procedury (§ 4 Regulaminu),
- zasady obowiązujące przy prowadzeniu procedury (§ 5 Regulaminu),
- wskazuje osobę i zakres nadzoru nad prowadzonym postępowaniem (§ 6 Regulaminu).
W celu sprawdzenia przestrzegania ustalonych Regulaminem zasad dotyczących
udzielania zamówień publicznych do 14 tys. Euro, kontrolą objęto postępowanie na
wykonanie wymiany stolarki okiennej w szkole.
Porównując przedłożoną do kontroli dokumentację z zapisami Regulaminu, kontrola
wykazała:
- zgodnie z zapisami § 1 pkt 2 Regulaminu ustalenie wartości szacunkowej zamówienia
winno nastąpić przy zastosowaniu przepisów art. 32-34 ustawy z 29 stycznia 2004 r.
Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 ze zm.), tj. podstawą
ustalenia wartości zamówienia jest całkowite, szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy,
bez podatku od towarów i usług, ustalone przez zamawiającego z należytą starannością.
W kontrolowanym postępowaniu, jako wartość zamówienia przyjęto wysokość środków
wskazanych przez Wydział Edukacji na to konkretne zadanie,
- opisu przedmiotu zamówienia dokonano zgodnie z art. 29-31 ustawy Prawo zamówień
publicznych, do czego zobowiązywał § 1 pkt 3 Regulaminu,
- Regulamin nie przewiduje powołania komisji przetargowej, a wszelkie czynności
zobowiązany jest wykonywać kierownik gospodarczy,
- w dokumentacji brak potwierdzenia daty wpływu oferty, co uniemożliwia stwierdzenie
czy została złożona w terminie i tym samym nie podlega odrzuceniu,
- ponieważ Regulamin nie przewiduje powołania komisji przetargowej, nie zawiera też
regulacji dotyczących trybu i zasad jej działania oraz rodzaju dokumentów jakie powinna
złożyć,
- zaproszenia ofertowe skierowano do 3 wykonawców zgodnie z zapisami § 2 pkt 1. lit.a),
Biorąc pod uwagę powyższe ustalenia należy stwierdzić, że procedury faktycznie
stosowane w prowadzonym postępowaniu na wymianę stolarki okiennej były rozbieżne
z zasadami ustalonymi w przedmiotowym Regulaminie. Może to świadczyć
o nieprzestrzeganiu regulacji wewnętrznych bądź też, że regulacje te są nieadekwatne do
potrzeb jednostki.
Kontrola gospodarowania mieniem przeprowadzona na podstawie gospodarowania
środkami trwałymi i pozostałymi środkami trwałymi w użytkowaniu nie wykazała
nieprawidłowości w tym zakresie. Sprawdzono poprawność i zupełność uregulowań
wewnętrznych w zakresie gospodarowania mieniem, prawidłowość ujęcia środków trwałych
i pozostałych środków trwałych w użytkowaniu w ewidencji księgowej syntetycznej
5
i analitycznej zgodnie z wymogami Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5.07.2010 r.
w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa,
budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych
zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek
budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. Nr 128,
poz. 861). Sprawdzono także poprawność dokonania amortyzacji
środka trwałego
i stwierdzono, że stawkę amortyzacji zastosowano zgodnie z Wykazem stawek
amortyzacyjnych stanowiącym załącznik Nr 1 do ustawy z 15.02.1992 r. o podatku
dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2011 r. Nr 74, poz. 397 ze zm.) i amortyzacji
dokonano według zasad zawartych w art. 16 h ww. ustawy z 15.02.1992 r. o podatku
dochodowym od osób prawnych.
Sprawdzono zgodność stanu środków na rachunkach bankowych jednostki ze stanem
wynikającym z ksiąg rachunkowych. Nieprawidłowości w tym zakresie nie stwierdzono.
Biorąc pod uwagę powyższe oraz ustalenia zawarte w protokóle kontroli zalecam:
1. Planując środki finansowe i wnioskując o ich zwiększenie dokładać należytej
staranności w kalkulowaniu ich wysokości, zgodnie z zasadami obowiązującymi
w zakresie gospodarowania środkami publicznymi.
2. W procesie dokonywania wydatków przestrzegać dyscypliny finansowej
realizując wydatki zgodnie z zasadą zawartą w art. 44 ust. 1 pkt 3) ustawy z dnia
27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.).
3. Regulacje w wewnętrznych aktach prawnych, dotyczące zasad gospodarowania
środkami budżetowymi formułować w sposób dający gwarancję przestrzegania
przepisów ustawowych.
4. Aktualizować funkcjonujące przepisy wewnętrzne pod kątem zmieniających się
przepisów prawa powszechnego.
5. Tworząc procedury ustanawiające zasady postępowania przy realizacji procesów
finansowych, zwracać uwagę na ich adekwatność do faktycznych potrzeb
jednostki oraz przestrzegać ustalonych zasad.
Wyniki ustaleń kontrolnych dają podstawę do oceny działalności Dyrektora Szkoły
Podstawowej Nr 1 w Olsztynie w zakresie prawidłowości dysponowania przyznanymi
jednostce środkami budżetowymi oraz pozyskiwanymi przez jednostkę środkami
pochodzącymi z innych źródeł, a także gospodarowania mieniem , na poziomie dobrym, ze
zwróceniem uwagi na potrzebę zwiększenia skuteczności sprawowania kontroli zarządczej.
6