procedura przyjmowania, rejestracji, gromadzenia
advertisement
Załącznik do zarządzenia Nr OR.I-120.1.48.2013 Prezydenta Miasta Opola z dnia 23 kwietnia 2013 r. PROCEDURA PRZYJMOWANIA, REJESTROWANIA, PRZECHOWYWANIA I ARCHIWIZOWANIA SKARG I WNIOSKÓW 1. Wymagania dotyczące wyrobu Dział VIII Skargi i wnioski ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jednolity Dz.U. z 2013 r. poz. 267), rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 08 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków (Dz. U. Nr 5, poz. 46), rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. Nr 14, poz.67 z późn. zm.), ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (tekst jednolity Dz. U. z 2013 r. poz. 235), ustawa z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (tekst jednolity Dz. U. 2013 r. poz. 262). 2. Cel Usprawnienie procesu przyjmowania, rejestrowania, przechowywania i archiwizowania skarg i wniosków wpływających do Urzędu Miasta, tak aby wszystkie skargi i wnioski zostały załatwione w ustawowym terminie. 3. Formularze 1) formularz protokołu przyjęcia skargi/wniosku wniesionego (ej) ustnie – F1, 2) formularz przekazania skargi/wniosku według właściwości – F2, 3) formularz przekazania skargi według właściwości do Rady Miasta Opola – F3, 4) formularz przedłużenia terminu załatwienia skargi/wniosku– F4, 5) formularz odpowiedzi na skargę/wniosek– F5, stanowiące załączniki do procedury odpowiednio od F1 do F5. 4. Zapisy 1) podpis osoby sporządzającej protokół przyjęcia skargi/wniosku wniesionego (ej) ustnie Z1, 2) dekretacja na komórkę organizacyjną – Z2, 3) wpis do elektronicznego obiegu dokumentów (SOD) – Z3, 4) numer rkp na piśmie – Z4, 5) dekretacja kierownika komórki organizacyjnej – Z5, 6) wpis do rejestru skarg/ wniosków (nadanie numeru) –Z6 7) podpis osoby sporządzającej projekt pisma w sprawie przekazania skargi/wniosku wg właściwości – Z7, 8) podpis pod projektem pisma w sprawie przekazania skargi/wniosku wg właściwości: kierownik komórki organizacyjnej – Z8, 9) podpis pod pismem w sprawie przekazania skargi/wniosku wg właściwości: Prezydent Miasta Opola lub osoba przez niego upoważniona – Z9, 10) potwierdzenie wysłania pisma przekazującego skargę/wniosek listem poleconym (zwrotne potwierdzenie odbioru) –Z10 11) wpis do rejestru skarg/ wniosków (nadanie numeru) – Z11, 12) podpis osoby sporządzającej projekt pisma o przedłużeniu terminu – Z12, 13) podpis pod projektem pisma o przedłużeniu terminu: kierownik komórki organizacyjnej – Z13, 14) podpis pod pismem o przedłużeniu terminu: Prezydent Miasta Opola lub osoba przez niego upoważniona – Z14, 15) potwierdzenie wysłania pisma o przedłużeniu terminu odpowiedzi na skargę/wniosek listem poleconym (zwrotne potwierdzenie odbioru) – Z15, 16) podpis osoby sporządzającej projekt odpowiedzi na skargę / wniosek – Z16, 17) podpis pod projektem odpowiedzi na skargę/wniosek: kierownik komórki organizacyjnej Z17, 18) podpis pod odpowiedzią na skargę/wniosek: kierownik komórki organizacyjnej, Prezydent Miasta Opola lub osoba przez niego upoważniona – Z18, 19) potwierdzenie wysłania odpowiedzi na skargę/wniosek listem poleconym (zwrotne potwierdzenie odbioru) – Z19, 20) wypełniony Protokół niezgodności - formularz nr 1 P-SZJ/4 Działania korygujące – Z20 (zapis warunkowy), 21) adnotacja o sposobie załatwienia skargi/wniosku w centralnym rejestrze skarg i wniosków – Z21. 5. Wytyczne 1) przez wpływ pisma rozumie się zarówno przyjęcie pisma w formie papierowej jak i elektronicznej, które zostało wysłane na elektroniczną skrzynkę podawczą, 2) w przypadku przekazania skargi lub wniosku wg właściwości do innego organu pismo przekazujące podpisuje Prezydent Miasta Opola lub osoba przez niego upoważniona, 3) w przypadku skarg rozpatrzonych przez Radę Miasta Opola i uznanych za uzasadnione lub częściowo uzasadnione, pracownik na stanowisku ds. organizacyjnych w Wydziale Organizacyjnym przekazuje kopię odpowiedzi na skargę do komórki organizacyjnej, której ona dotyczy, 4) w terminie do 7 dni roboczych od daty wpływu kopii odpowiedzi na skargę, kierownik komórki organizacyjnej jest zobowiązany do przekazania do Wydziału Organizacyjnego wypełnionego Protokołu niezgodności (formularz nr 1 P-SZJ/4 Działania korygujące) oraz Załącznik do zarządzenia Nr OR.I-120.1.48.2013 Prezydenta Miasta Opola z dnia 23 kwietnia 2013 r. Strona 2 z 5 do podjęcia działania zgodnie z Procedurą P-SZJ/4 Działania korygujące. W uzasadnionych przypadkach, po konsultacji z Pełnomocnikiem ds. Systemu Zarządzania Jakością można odstąpić od wypełnienia Protokołu niezgodności, 5) w przypadku skarg rozpatrywanych przez Wydział Kontroli Wewnętrznej i Audytu, uznanych za uzasadnione lub częściowo uzasadnione, Wydział ten powinien skonsultować projekt odpowiedzi z kierownikiem komórki organizacyjnej, której skarga dotyczy, w celu wniesienia ewentualnych uwag do tego projektu, 6) wysłanie listem poleconym za zwrotnym potwierdzeniem odbioru (na białych zwrotkach): a) skargi/wniosku wg właściwości do innego organu przed upływem 7 dni od dnia wpływu do Urzędu Miasta Opola, b) zawiadomienia o przedłużeniu terminu załatwienia skargi/wniosku przed upływem jednego miesiąca od dnia wpływu do Urzędu Miasta Opola, c) zawiadomienia o sposobie załatwienia skargi/wniosku przed upływem terminu ich załatwienia. 6. Wykaz odpowiedzialności 1) kierownicy komórek organizacyjnych Urzędu Miasta Opola ponoszą odpowiedzialność za: a) przegląd wstępny pisma – ocenę czy pismo zawiera znamiona skargi lub wniosku, b) skierowanie pisma do rejestracji w Centralnym Rejestrze Skarg i Wniosków prowadzonym przez Wydział Organizacyjny, c) terminowe i prawidłowe pod względem merytorycznym przygotowanie projektu odpowiedzi na skargę/wniosek, d) terminowe przekazanie skargi/wniosku wg właściwości do innego organu przed upływem 7 dni od dnia wpływu do Urzędu Miasta Opola, e) terminowe wysłanie zawiadomienia o przedłużeniu terminu załatwienia skargi/wniosku przed upływem jednego miesiąca od dnia wpływu do Urzędu Miasta Opola, f) terminowe wysłanie zawiadomienia o sposobie załatwienia skargi/wniosku przed upływem terminu ich załatwienia. 2) pracownicy Urzędu Miasta Opola ponoszą odpowiedzialność za: a) przyjęcie skargi lub wniosku do protokołu, b) zbadanie sprawy, zebranie wyjaśnień i dokumentacji, c) przekazanie kompletu dokumentów do Wydziału Organizacyjnego z potwierdzoną datą wysłania oraz zwrotką. 7. Opis postępowania Załącznik do zarządzenia Nr OR.I-120.1.48.2013 Prezydenta Miasta Opola z dnia 23 kwietnia 2013 r. Strona 3 z 5 Pracownik Urzędu Przyjęcie ustne skargi/ wniosku do protokołu F1, Z1 lub wpływ pisma drogą elektroniczną Prezydent, Z-cy Prezydenta, Skarbnik, Sekretarz Przyjęcie skargi/wniosku do protokołu i dekretacja na komórkę org. F1 Z1, Z2 Kancelaria Ogólna Rejestracja wpływu pisma oraz wpis do elektronicznego obiegu dokumentów, a następnie przekazanie pisma do komórki org. Z3, Z4 Kancelaria Ogólna Rejestracja wpływu pisma oraz wpis do elektronicznego obiegu dokumentów, a następnie przekazanie pisma do komórki org. Z3, Z4 Kierownik komórki org. Prezydent Miasta Opola lub osoba przez niego upoważniona (przekazanie wg właściwości) /Kierownik komórki org. Skarga skierowana do właściwego organu Kierownik komórki org. Prezydent Miasta Opola lub osoba przez niego upoważnio na Nie Nie Nadanie biegu i rozpatrzenie pisma w innym trybie Rejestracja w centralnym rejestrze skargi/wniosku i przygotowanie projektu przekazania skargi / wniosku wg właściwości Z6, Z7, Z8 F2/F3 Z6, Z7, Z8 Przekazanie i wysłanie skargi / wniosku wg właściwości (zwrotne potwierdzenie odbioru) F2/F3 Z9, Z10 Tak Stanowisko ds. Organizacyjnych w OR Pracownik komórki org. Przegląd wstępny: Ocena czy pismo zawiera znamiona skargi / wniosku Z5 Tak Rejestracja skargi / wniosku w centralnym rejestrze skarg / wniosków Z11 Tak Zbadanie sprawy, zebranie wyjaśnień, dokumentacji Rozpatrzenie sprawy wymaga przedłużenia Nie Załącznik do zarządzenia Nr OR.I-120.1.48.2013 Prezydenta Miasta Opola z dnia 23 kwietnia 2013 r. Podpisanie pisma i wysłanie (zwrotne potwierdzenie odbioru) Z14, Z15 Tak Projekt pisma o przedłużeniu terminu F4 Z12, Z13 Nie Strona 4 z 5 Pracownik komórki org. Kierownik komórki org. Przygotowanie projektu odpowiedzi na skargę / wniosek F5 Z16, Z17 Kierownik komórki organizacyjnej, Prezydent Miasta Opola lub osoba przez niego upoważniona Nie Przegląd końcowy – akceptacja Z18 Tak Wysłanie odpowiedzi do strony ( zwrotne potwierdzenie odbioru) Z19 Pracownik komórki org. Skarga jest uzasadniona lub częściowo uzasadniona Kierownik komórki org. Tak Wypełnienie Protokołu niezgodności Z20 i podjęcie działań korygujących zgodnie z procedurą P-SZJ/4 Nie Pracownik komórki org. Przekazanie kompletu dokumentów do OR z potwierdzoną datą wysłania oraz zwrotką Stanowisko ds. Organizacyjnych w OR Adnotacja o sposobie załatwienia skargi/ wniosku w centralnym rejestrze skarg/ wniosków Z21 Załącznik do zarządzenia Nr OR.I-120.1.48.2013 Prezydenta Miasta Opola z dnia 23 kwietnia 2013 r. Strona 5 z 5
