Podstawy zarządzania projektami

PJWSTK jest uczelnią akademicką – Wydział
Informatyki posiada uprawnienia do nadawania
stopnia doktora oraz doktora habilitowanego
w dziedzinie nauk technicznych.
Uczelnia prowadzi studia na kierunkach:
Architektura Wnętrz – Wydział Sztuki Nowych
Mediów
studia I stopnia
Grafika – Wydział Sztuki Nowych Mediów
studia I i II stopnia oraz magisterskie jednolite
Informatyka – Wydział Informatyki
studia I, II i III stopnia oraz studia podyplomowe
Kulturoznawstwo – Wydział Kultury Japonii studia I i II stopnia
Główna siedziba znajduje się w samym centrum
Warszawy:
ul. Koszykowa 86
02–008 Warszawa
tel.: 22 584 45 00
www.pjwstk.edu.pl
e-mail: [email protected]
Ośrodki w Bytomiu i w Gdańsku dopełniają
oferty edukacyjnej:
Wydział Zamiejscowy Informatyki w Bytomiu
Aleja Legionów 2
41–902 Bytom
tel.: 32 387 16 60
www.bytom.pjwstk.edu.pl
e-mail: [email protected]
kierunki: informatyka, grafika
Wydział Zamiejscowy Informatyki w Gdańsku
Wydział Zamiejscowy Sztuki Nowych Mediów
w Gdańsku
ul. Brzegi 55
80–045 Gdańsk
tel.: 58 683 59 75
www.gdansk.pjwstk.edu.pl
e-mail: [email protected]
kierunki: informatyka, grafika
Zarządzanie – Wydział Zarządzania Informacją
studia I stopnia
Przy PJWSTK działają także:
Akademickie Centrum Szkoleniowe
Akademickie Liceum Ogólnokształcące
Niepubliczne Liceum Plastyczne
02–008 Warszawa, ul. Koszykowa 86
tel.: 22 58 44 526, fax: 22 58 44 500
e-mail: [email protected]
www.wydawnictwo.pjwstk.edu.pl
Pod redakcją
Włodzimierza Dąbrowskiego
Podstawy zarządzania projektami
Jedna z najlepszych uczelni w Polsce –
wyróżniana przez pracodawców, studentów
i media. Od początku swojej działalności
zajmuje czołowe miejsce w prestiżowych
rankingach uczelni wyższych – wielokrotnie
zdobywała pierwsze miejsce w rankingach
tygodników „Polityka”, „Wprost” i „Newsweek”
oraz Perspektyw/Rzeczpospolitej w kategoriach
uczelni technicznych, jak i niepublicznych.
ISBN 978–83–63103–19–4
Tom 64
64
Podstawy
zarządzania
projektami
Pod redakcją:
Włodzimierza Dąbrowskiego
Podstawy
zarządzania
projektami
c Copyright by Wydawnictwo PJWSTK
Warszawa 2014
Wszystkie nazwy produktów są zastrzeżonymi nazwami handlowymi lub znakami
towarowymi odpowiednich firm.
Książki w całości lub w części nie wolno powielać ani przekazywać w żaden sposób,
nawet za pomocą nośników mechanicznych i elektronicznych (np. zapis magnetyczny) bez uzyskania pisemnej zgody Wydawnictwa.
Edytor
prof. zw. dr hab. Leonard Bolc
Korekta
Anna Bittner
Komputerowy skład tekstu
Grażyna Domańska-Żurek
Projekt okładki
Rafał Masłyk
Wydawnictwo
Polsko-Japońskiej Wyższej Szkoły Technik Komputerowych
ul. Koszykowa 86, 02-008 Warszawa
tel. +48 22 58–44–526, fax +48 22 58–44–503
e-mail: [email protected]
ISBN 978-83-63103-19-4
e-ISBN 978-83-63103-67-5
Spis treści
1
Wprowadzenie do zarządzania projektem
(Włodzimierz Dąbrowski, współpraca: Karol Domagała) . . . . . .
1.1
1.2
1.3
1.4
1.5
1.6
1.7
1.8
1.9
1.10
1.11
1.12
Wprowadzenie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Podstawowe pojęcia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Cechy projektów . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Historia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Złożoność projektów IT . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
1.5.1 Przyczyny niepowodzeń . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
1.5.2 Sukcesy projektów . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Metodyczne zarządzanie projektem . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
1.6.1 Podejście klasyczne (PRINCE 2) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
1.6.2 Podejście zwinne (Agile) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
1.6.3 Podejście adaptacyjne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Planowanie zadań i konstruowanie harmonogramu . . . . . . . . . . .
1.7.1 Definiowanie projektu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
1.7.2 Karta projektu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Planowanie projektu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Struktura podziału prac . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
1.9.1 Konstruowanie diagramu WBS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
1.9.2 Metody opracowywania WBS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Planowanie sieci zadań - diagramy precedensji . . . . . . . . . . . . . . .
Ścieżka krytyczna . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Szacowanie pracochłonności . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
1
1
2
3
7
8
9
10
11
12
14
15
18
18
20
21
21
22
23
23
26
27
Literatura . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
VI
2
Komunikacja w projekcie
......................................
2.1 Planowanie komunikacji w projekcie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2.1.1 Zasady planowania . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2.1.2 Analiza interesariuszy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2.1.3 Formy i techniki komunikacji . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2.1.4 Przykładowe formy planu komunikacji . . . . . . . . . . . . . . .
2.2 Organizacja, prowadzenie i protokołowanie zebrań . . . . . . . . . . .
2.3 Przygotowanie i wygłaszanie prezentacji . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2.4 W trakcie prezentacji . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2.5 Negocjacje . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
(Małgorzata Rzeźnik)
33
33
33
34
34
35
38
43
46
47
Literatura . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51
3
Zarządzanie zespołem projektowym
......................................
3.1 Rekrutacja i selekcja . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3.2 Cykl życia zespołu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3.3 Role w zespole . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3.4 Motywacja – główne teorie i ich praktyczne implikacje . . . . . . . .
3.4.1 Piramida potrzeb Maslowa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3.4.2 Czynniki higieny i czynniki motywujące według
Herzberga . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3.5 Model witaminowy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3.5.1 Zarządzanie zespołem wirtualnym . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3.6 Zarządzanie zespołem projektowym okiem praktyka . . . . . . . . . .
(Małgorzata Rzeźnik)
53
53
56
57
59
60
61
61
62
64
Literatura . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67
4
Zarządzanie finansami w projekcie
(RafałMuniak) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69
4.1
4.2
4.3
4.4
4.5
4.6
4.7
4.8
Źródła finansowania projektów . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Środki wewnętrzne - kapitałwłasny . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Środki zewnętrzne - kapitałwłasny . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Aniołowie biznesu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Środki zewnętrzne – kapitałobcy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Środki bezzwrotne lub częściowo umarzalne . . . . . . . . . . . . . . . . .
Środki zewnętrzne – kapitałmieszany . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Ocena ekonomiczno-finansowa projektów . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
69
70
70
72
73
77
79
81
VII
4.8.1 Analiza pionowa, pozioma i wskaźnikowa sprawozdań
finansowych . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
4.8.2 Próg rentowności . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
4.8.3 Metody oceny projektów . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
4.8.4 Wewnętrzna stopa zwrotu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
4.9 Ryzyko w ocenie projektów . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
4.10 Ryzyko w ocenie projektu (case study) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
4.11 CASE – STUDY . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
5
82
86
87
91
93
95
98
Metodyki zarządzania projektami
(Piotr Habela) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109
5.1 Pojęcie metodyki zarządzania projektami . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109
5.2 Metodyka PRINCE2 a biznesowe uzasadnienie prac . . . . . . . . . . 113
5.3 Główne wymiary określające przedsięwzięcie. PMBOK jako
rama dla metodyk projektowych . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 126
5.4 Metoda Wartości Zarobionej (EVM) jako metodyka zarządcza . 135
5.5 Zarządzanie projektami metodą Łańcucha Krytycznego . . . . . . . 144
5.6 Metodyki “zwinne” i adaptacyjne. Metodyka Scrum . . . . . . . . . . 154
5.7 Metodyka TenStep . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 165
5.8 Metodyka Method123 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 174
Literatura . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 183
6
Komputerowe Systemy Wspomagania Zarządzania
(Tomasz Pieciukiewicz) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 185
6.1 Systemy Enterprise Project Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 185
6.2 Systemy zarządzania procesami pracy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 188
6.2.1 Wprowadzenie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 188
6.2.2 Modelowanie procesów pracy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 190
6.2.3 Business Process Modeling Notation . . . . . . . . . . . . . . . . . 192
6.2.4 Symulowanie procesów pracy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 197
6.2.5 Tworzenie aplikacji obsługujących procesy pracy . . . . . . . 198
6.3 Zarządzanie dokumentami . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 201
6.4 Zarządzanie zgłoszeniami . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 203
6.5 Zarządzanie wiedzą . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 207
6.5.1 Pozyskiwanie, kodyfikowanie i reprezentacja wiedzy . . . . 208
6.5.2 Dystrybucja wiedzy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 211
6.6 Zarządzanie kontaktami z klientami . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 213
6.6.1 Analityczne CRM . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 213
6.6.2 Operacyjne CRM . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 214
VIII
6.7 Zarządzanie wymaganiami . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 217
6.8 Systemy Business Intelligence . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 221
6.9 Zarządzanie komunikacją . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 228
Literatura . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 235
Wstęp
Oddajemy do rąk Czytelnika książkę poświęconą zarządzaniu projektami.
Świat projektów jest światem fascynującym i porywającym, w którym ciągle rodzi się coś nowego i w którym nie sposób się nudzić. Świat ten może być
też przyczyną stresu, frustracji i źródłem niepowodzeń. Wiele zależy od tego,
czy jesteśmy w stanie nad nim zapanować i czy potrafimy kontrolować wydarzenia z nim związane. Choć nie ma recepty na stuprocentowe powodzenie realizacji projektu, to można, stosując odpowiednie, sprawdzone wzorce i zasady
postępowania, znacznie zwiększyć szansę na sukces projektu. Sprawne prowadzenie tego typu projektów wymaga znajomości zarządzania, socjologii, psychologii, technologii informatycznej i innych dyscyplin oraz doświadczenia.
Książka Podstawy zarządzania projektami przeznaczona jest dla tych wszystkich, którzy chcieliby zwiększyć swoje szanse na sukces w czasie realizacji
projektów. Adresujemy ją do osób, które po raz pierwszy stykają się z problematyką zarządzania projektami, jak też do osób, które mają już doświadczenie w tej dziedzinie, a chciałyby zebrać i uporządkować swoje wiadomości, do
uczestników projektów, do studentów zarządzania, informatyki, słuchaczy studiów podyplomowych studiujących zarządzanie projektami.
Książka powstała jako praca wielu autorów, którzy prezentują w niej najważniejsze zagadnienia zarządzania projektami. Wszyscy oni obok głębokiej
wiedzy mają też bogate, wieloletnie doświadczenie w prowadzeniu projektów.
Tą wiedzą i doświadczeniem dzielą się z Czytelnikiem.
Rozdział pierwszy poświęcony jest wprowadzeniu w świat i terminologię
projektów. Czytelnik znajdzie w nim definicję projektu, omówienie najważniejszych cech działalności projektowej, które wyróżniają ten rodzaj działalności
od innych. Zapozna się też z podstawowymi terminami i technikami zarządzania projektami takimi jak struktura podziału prac (WBS), diagramy sieciowe,
diagramy Gantta, ścieżka krytyczna. Czytelnik spojrzy też na problemy szacowania złożoności projektów IT oraz metodycznego podejścia do prowadzenia
projektów.
ii
Rozdział drugi poświęcony jest bardzo ważnemu zagadnieniu w realizacji
projektów - komunikacji w zespole projektowym. Prezentuje on formy i techniki komunikacji, metody i zasady organizacji i prowadzenia zebrań oraz techniki prezentacji. Czytelnik dowie się też, jak podejść do negocjacji w projekcie.
Rozdział trzeci omawia zasady organizacji i zarządzania zespołem projektowym. Czytelnik poznaje tu modele zarządzania zespołem, cykl życia zespołu
projektowego oraz może uzyskać odpowiedź na ważne pytanie: Jak motywować
zespól do skutecznego działania. Coraz częściej współczesne projekty realizowane są w zespołach rozproszonych, w których udziałowcy projektu pracują
w różnych miejscach i czasie. Dlatego też w tym rozdziale znajdziemy ważne
informacje o zarządzaniu zespołem wirtualnym. Obok wiadomości teoretycznych Czytelnik znajdzie wiele bardzo praktycznych uwag, które są efektem
wieloletnich doświadczeń Autorki w pracy z różnymi zespołami projektowymi.
Rozdział czwarty wprowadza czytelnika do trudnych zagadnień związanych z zarządzaniem finansami projektu. Autor charakteryzuje różnorodne
źródła finansowania projektów, omawia środki pochodzące z kapitału własnego, kapitału obcego, środki bezzwrotne lub częściowo umarzalne oraz kapitał
mieszany. Lektura tego rozdziału daje też pogląd na temat metod oceny projektów i metod zarządzania ryzykiem w projekcie. Czytelnik znajdzie tu liczne
przykłady oraz rozbudowane case-study przykładowej kalkulacji ryzyka.
Rozdział piąty stanowi rozwinięcie myśli sformułowanej w rozdziale pierwszym na temat metodycznego zarządzania projektem. Rozdział definiuje pojęcie metodyki w kontekście zarządzania projektem oraz formułuje zakres i cel
metodyk zarządzania projektem. Rozróżniono metodyki techniczne oraz zarządcze i wprowadzono pojęcia ścieżki życiowej projektu a także biznesowego
uzasadnienia prac. Krótko scharakteryzowano kilka reprezentatywnych metodyk takich jak: metodyka Prince 2, metodyka EVM, metoda CCPM, metodyka
SCRUM, metodyka TenStep i metodyka Method123.
Rozdział szósty poświęcony jest technicznemu wsparciu procesów zarządzania projektem. Autor przedstawia różnorodne systemy wspomagające pracę kierownika projektu i całego zespołu projektowego. Omówione zostały systemy wspomagania zarządzania procesami pracy, systemy zarządzania dokumentami, zarządzania wiedzą, wymaganiami, systemy klasy CRM oraz systemy Business Intelligence (BI) w kontekście ich wykorzystania w zarządzaniu
projektem.
Pracę z książką warto rozpocząć od zapoznania się z rozdziałem pierwszym,
który wprowadza podstawową terminologię zarządzania projektami. Kolejne
rozdziały mogą być czytane w zaproponowanej kolejności, dając obraz różnorodnych zagadnień zarządzania projektem. Czytelnik może też bez utraty
płynności wywodu wybrać inną kolejność rozdziałów lub wybrać tylko te zagadnienia, które są dla niego interesujące.
Zdajemy sobie sprawę, że problematyka zarządzania projektem jest bardzo
szeroka i różnorodna. Książka, którą oddajemy do rąk Czytelnika, nie wyczerpuje tej problematyki. Powinna natomiast dać Czytelnikowi podstawy wiedzy
iii
z zarządzania projektami i umożliwić mu swobodne studiowanie tych zagadnień w przyszłości.
Na zakończenie pragniemy podziękować wszystkim naszym współpracownikom, członkom naszych zespołów projektowych oraz studentom, którzy dzielili się z nami swoimi uwagami, doświadczeniami i wpłynęli na kształt niniejszej książki.
Życzymy udanej lektury
w imieniu zespołu Autorskiego Włodzimierz Dąbrowski